Vállalati Hitelkártyapolitikai Irányelvek & legjobb gyakorlatok [+Minta] / Lola

vállalati pénzügyi vezetők és vezető pénzügyi tisztviselők, különösen a növekvő vállalkozásoknál, nehéz feladatuk a vállalat első vállalati hitelkártya-politikájának meghatározása. Gyakran előfordul, hogy mindenkinek van munkavállalói vállalati kártyája — vagy senki sem.

de hol kell felhívni a vonalat arra, hogy kinek kell és ne legyen munkavállalói névjegykártyája? Hogyan oldhatják meg a pénzügyi csapatok a kockázatot és a hipernövekedést egyszerre?,

vállalati hitelkártya-politika legjobb gyakorlatok

mielőtt vállalati kártyákat bocsátana ki az alkalmazottaknak, vagy elvenné őket, szánjon időt arra, hogy meghatározza a vállalat pénzügyi kockázatkezelési megközelítését. Figyelembe kell vennie a vállalat kockázat iránti toleranciáját, szemben a munkavállalók rugalmasságának biztosításával és a súrlódás csökkentésével. Végül azt javasoljuk, hogy használja kiad szoftver, mint Lola.com hogy segítsen egyensúlyba hozni az agilitást.

ahogy létrehozza a házirendjét, fontolja meg négy kulcsfontosságú kérdést:

ki fér hozzá Üzleti hitelkártyákhoz?,
mik a kiadási vagy hitelkeretek?
milyen a költségjelentési folyamat?
hogyan lehet csökkenteni a politikán kívüli vásárlásokat?

mielőtt vállalati kártyákat bocsátana ki az alkalmazottaknak, vagy elvenné őket az új pénzügyi szerepében, szánjon időt arra, hogy meghatározza a vállalat pénzügyi kockázatkezelési legjobb gyakorlatait. Mi az Ön számára a kérdéseket feltenni, példák a vállalati kártya politika annak érdekében, hogy hozzon létre egy, hogy működik a cég.,

ahogy létrehozza a házirendjét, fontolja meg négy kulcsfontosságú kérdést:

ki fér hozzá az alkalmazottak névjegykártyáihoz?
mik a kiadási vagy hitelkeretek?
milyen a költségjelentési folyamat?
hogyan lehet csökkenteni a politikán kívüli vásárlásokat?

döntse el, hogy ki kap vállalati kártyákat

először gondolkodnia kell azon, hogy a vállalatnál ki férhet hozzá vállalati kártyához. Íme néhány minta politikai lehetőségek:

minden alkalmazott kap egy vállalati kártyát. Ez a politika csökkenti a súrlódást, de növeli a jogosulatlan használat kockázatát., Lehet, hogy az egy méretre illeszkedő megközelítés valójában nem felel meg a vállalatának.
csak bizonyos szolgálati idővel rendelkező alkalmazottak kapnak vállalati kártyát. Például minden ügyvezető igazgatónak és adminisztratív munkatársnak megadhat egy vállalati kártyát. A kockázat ebben az esetben alacsony, mert a kártya használata korlátozott, de a súrlódás magas, ha a csapat tagjai nem férnek hozzá a kártyához, meg kell vásárolni, és át kell mennie egy munkatárson, akinek van. A költéskezelő szoftver használatával azonban az alkalmazottak egyszeri felhasználású virtuális kártyákat kérhetnek ezekre a vásárlásokra.,
minden alkalmazott hozzáférést kap egy vállalati kártyához, de csak bizonyos tevékenységekhez vagy üzleti célokhoz. A dolgozói kártyákat szükség szerint adhatja ki. Ez a politika működhet, ha egy alkalmazott, aki általában nem kell vásárolni nevében a cég megy egy üzleti útra, vagy vásárol kellékek egy találkozóra. A end-to-end költés menedzsment szoftver, akkor ki egy egyszer használatos virtuális kártyát az alkalmazottak, hogy azok csak vásárolni, ha kell. Ez azért tartja alacsonyan a kockázatot és a súrlódást, mert a munkatársak mobileszközről is hozzáférhetnek virtuális vállalati kártyájukhoz.,

az üzleti költségek kezelése korlátozások beállításával

ezután el kell döntenie, hogy a kártyaprogramban lévők mire költhetnek pénzt,és mennyit költhetnek.

fontolja meg a megengedett vásárlásokat

Tehát mire használhatják az alkalmazottak vállalati kártyáikat? Itt vannak ötletek a megengedhető vállalati kártyavásárlásokhoz, amelyeket bele kell foglalni a kártyatulajdonos politikájába:

szoftver
reklám (promóciós anyagok, digitális hirdetési elhelyezések stb.)
Irodai kellékek
étkezés és szórakozás
helyi szállítás (pl., gáz, hogy egy helyi ügyfél találkozó)
utazási költségek (szállodai szobák, repülőjegy, autókölcsönzés, stb .. )

a vállalkozástól függően, beleértve a politika bizonyos korlátozásait is, értelme lehet. Ha a vállalat meghatározása a személyes kiadások vs üzleti költségek homályos, érdemes megfontolni. Számos politika körvonalazta a készpénzelőlegekkel szembeni korlátozásokat, annak ellenére, hogy ez egyesek számára nyilvánvaló határnak tűnhet.,

ne feledje, hogy tölteni szoftver lehetővé teszi, hogy korlátozzuk a vásárlások által bizonyos kereskedelmi típusú és az osztály, így csak a marketing csapat, lehet, hogy a reklám-kapcsolódó beszerzések, például.

győződjön meg róla, hogy a házirend nem hagyja ki a tail-end költéskezelést. A Tail-end kiadások olyan kisebb kiadásokból állnak, amelyeket általában nem kezelnek, mert nem tartoznak egy adott kiadási kategóriába. Ezek a látszólag kisebb költségek a teljes költés akár 20% – át is kitehetik. Költésvezérlés nélkül a végtörlesztés a költségvetést is megterhelheti.,

állítsa be a kiadási korlátokat

mennyit költhetnek a vállalati kártyabirtokosok? Ismét alapozhatja ezt a napi vagy havi korlátokat a T& e házirendjétől. Talán az alkalmazottak akár napi 50 dollárt is költhetnek utazásra, 300 dollárt pedig szállodákra.

Alternatív megoldásként többszintű kiadási korlátokat vagy kivételeket is alkalmazhat a szolgálati idő alapján. Talán megengedheti, hogy a C-Suite több mint 300 dollárt költsön egy szállodai szobára, míg mindenki más ezt az összeget költheti el.,

tudta, hogy a legjobb vállalati kártyák segítenek érvényesíteni a kártya korlátait (és kétszer annyit, mint a jutalmak névjegykártyák)? Ezt később megbeszéljük.

adjon meg egy jóváhagyási folyamatot

szeretne előzetes jóváhagyást kérni a munkavállalói névjegykártya-fiókokon keresztül végrehajtott vásárlásokhoz?

van néhány lehetőség itt. Ha a vásárlás a T&e irányelv által meghatározott korlátokba esik, előfordulhat, hogy nem igényel jóváhagyást.,

a szabály alóli kivételekhez engedélyekre lehet szükség, például ha a szállodai szobaárak magasabbak, mint a T&az e házirend lehetővé teszi, mert az utazást az utolsó pillanatban lefoglalják.

általában a jóváhagyások csökkentik a kockázatot, de nagymértékben lelassítják a vásárlásokat — gyakran szükségtelenül, mivel sok t&a vásárlások megfordíthatók (például járatok, amelyek 24 órán belül törölhetők). Azt akarjuk, hogy a kiadások kezelésének folyamata lehetővé tegye számunkra, hogy agilisak legyünk, nem fájdalmasan lassúak.,

költési jelentési és visszatérítési folyamat létrehozása

A vállalati kártyapolitikának tartalmaznia kell a költségjelentés benyújtására vonatkozó utasításokat. Ez a folyamat attól függően változik, hogy költségkezelési megközelítést vagy üzleti költéskezelési megközelítést alkalmaz-e az üzleti kiadások kezelésére.

ha költségkezelési rendszert használ, a vállalati kártyához hozzáféréssel rendelkező személyzetnek be kell gyűjtenie a vásárlások bevételeit, a számviteli részlegnek pedig össze kell egyeztetnie a hitelkártya-tranzakciókat és a hitelkártya-kimutatásokat.,

a végponttól végpontig terjedő költéskezelő szoftverrel a költségkiadás automatizálásra kerül a digitális bevételek és alkalmazások segítségével. A fizetendő számlák csapata valós idejű láthatóságot kap a kiadásokban.

megakadályozzák out-of-policy vásárlások end-to-end költés menedzsment

Out-of-policy vásárlások elkerülhetetlen. Gyakrabban, mint nem, ezek a tranzakciók véletlenül fordulnak elő, vagy azért, mert a munkavállaló zavaros a vállalati hitelkártya-politikával kapcsolatban. A fegyelmi eljárás, még a visszatérő elkövetők esetében is, ritkán szükséges., A vállalati kártyapolitika létrehozásakor gondoljon arra, hogyan lehet enyhíteni a politikán kívüli vásárlásokat.

üzleti kiadások menedzsment szoftver, párosítva a legjobb vállalati kártyák, segíthet megelőzni Out-of-politika vásárlások jár, mint egy kiad control szolgáltatás. A költéskezelő szoftver segíthet a kiadási korlátozások érvényesítésében. A politika által nem szabályozott vásárlások például blokkolásra kerülnek.

Ha úgy találja, hogy a személyzet következetesen próbál out-of-politika vásárlások, kérdezze meg őket, hogyan lehet, hogy a politika könnyebb megérteni, együttműködni velük, hogy javítsa meg.,

Minta vállalati kártyapolitika

itt van egy vállalati kártyapolitika sablon, amelyet agilis, növekvő vállalatok számára ajánlunk:

* minden alkalmazottnak hozzáférése van egy vállalati kártyához, de sokan csak bizonyos tevékenységekhez. Azok a munkavállalók, akik gyakran vásárolnak a vállalat nevében, fizikai vállalati kártyákat kapnak. Azok, akik alkalmanként vásárolnak a vállalat nevében, szükség esetén hozzáférést kapnak az egyszer használatos virtuális kártyákhoz.,

Az alábbiakban megtalálja a megengedett kiadási kategóriák, jóváhagyott kereskedők, osztályok listáját, amelyek e kereskedőktől vásárolhatnak, valamint a kiadási korlátokat.

Kiadások Kategória	Kereskedők	Engedélyezett Osztályok	költési limit (vásárlások több mint határértékeket kell jóváhagyásra)
a Szoftver	Lola.com, Osszuk el, HubSpot, stb.,kelés	Értékesítés, C-Suite, Admin	GSA per diem árak
a Helyi transzfer	a közlekedési hatóság, Sunoco, Über, Lyft	Értékesítés, Marketing, C-Suite
Utazási	Marriott, American Airlines, a Vállalkozás	Értékesítés, Marketing, C-Suite

Most felszerelve, a megfelelő gondolkodásmód, hogy hozzon létre egy vállalati kártya politika, hogy csökkenti a kockázatot, súrlódás, valamint fogja a cég pénzügyileg egészséges., A kiad management szoftver használatával létrehozhatja és végrehajthatja ezt a házirendet, az irányítást és a láthatóságot az agilitás feláldozása nélkül érheti el.

Lola.com a vezető költés menedzsment megoldás, amely lehetővé teszi, hogy megszüntesse költségjelentések, megtekintheti az összes költeni valós időben, és kap az irányítást a költségvetés.