11 Applicazioni di produttività che renderanno il 2021 il vostro anno più produttivo ancora

Da Ty Collins

Applicazioni di produttività e strumenti di gestione del tempo sono ovunque, ognuno promettendo di essere la prossima cosa migliore per aiutarvi a ottenere il lavoro fatto. E ‘ abbastanza travolgente per cercare di vagliare ogni strumento che aiuta a gestire il vostro tempo, collaborare con i coetanei o automatizzare le attività. Ma se sei sommerso dal lavoro, sicuramente non hai il tempo di guadare attraverso l’oceano di opzioni.

Non c’è bisogno di preoccuparsi. Siamo qui per offrirti le app di produttività più promettenti e potenti di oggi., La nostra guida pares cose verso il basso per le migliori offerte disponibili in questo momento, raccolte dalla nostra esperienza e recensioni da una vasta gamma di fonti.

Noterete subito che le applicazioni di produttività si consiglia di soddisfare una varietà di scopi. Questo perché la produttività sembra diversa per tutti. Rispondiamo alle seguenti domande che qualsiasi persona produttiva deve affrontare ad un certo punto:

Di cosa hai bisogno per diventare più produttivo?
Hai bisogno di un assistente personale per pianificare i progetti in modo più efficace?,
Avete bisogno di automatizzare le attività per liberare tempo nel vostro programma?
O hai bisogno di migliorare la comunicazione con il tuo team?

Abbiamo suddiviso la nostra lista in categorie per rendere più facile per voi trovare gli strumenti esatti necessari.

Noterai anche che la maggior parte dei nostri consigli sono app di produttività gratuite con versioni a pagamento che offrono funzionalità aggiuntive. Abbiamo preso questo in considerazione e contribuire ad abbattere le differenze tra le versioni gratuite ea pagamento di questi strumenti., La realtà è che si ottiene quello che si paga, ma a partire con la versione gratuita consente di provare a fondo un prodotto. Si può prendere tutto il tempo necessario per determinare se un particolare strumento è la scelta giusta per voi.

Cos’è la produttività della pianificazione del progetto e quali app lo supportano?

Quando si pensa alla produttività, probabilmente si immaginano lunghi elenchi di attività e scadenze. Questa categoria di app per la produttività contiene strumenti per aiutarti nella gestione su vasta scala del flusso di lavoro giornaliero del tuo team o del tuo team., Questi strumenti includono potenti funzionalità per il monitoraggio e l’assegnazione di attività e scadenze. Ognuno ha i suoi punti di forza, in base alle vostre esigenze, ma tutte e tre le scelte sono applicazioni di produttività stellari.

1: Asana

Funzione: pianificazione di progetti su larga scala, applicazioni student planner, collaborazione e gestione del flusso di lavoro

Costo: versione base gratuita per un massimo di 15 membri; $11 / utente / mese per il primo livello aggiornato

Asana è considerato uno degli strumenti di produttività più flessibili e personalizzabili là fuori. Con 4.,5 + recensioni stelle da PCMag e TechRadar, questo strumento introduce l’automazione per semplificare la pianificazione del progetto di squadra e la gestione delle attività. Gli utenti includono giganti come NASA e Salesforce.

La configurazione front-end di Asana è meno intuitiva e strutturata di quella di altri strumenti di gestione del progetto. PCMag confronta lo strumento con un mazzo di carte con la sua apertura e mancanza di struttura, mentre gli strumenti tradizionali di gestione del progetto sono più simili a giochi da tavolo con regole stabilite e strutture lineari. Alcuni utenti trovano che hanno bisogno di più tempo in un primo momento per impostare i progetti utilizzando Asana., Tuttavia, in cambio della curva di apprendimento più ripida di Asana, gli utenti godono di una maggiore potenza e versatilità.

Asana offre una varietà di funzioni di collaborazione, soprattutto nei livelli a pagamento:

Con Timeline, è possibile creare grafici di Gantt e mantenere la vostra squadra nei tempi previsti. Aggiungi membri del team a progetti specifici con diversi livelli di privilegi di modifica.
Delegare le attività ai singoli membri del team con marcatori per le scadenze e la priorità. Tenere sotto controllo tutti i progressi.,
Automatizzare le attività di routine in modo da non impantanarsi da dettagli noiosi—o dimenticare quelli importanti.
Asana ti aiuterà a garantire che i membri del tuo team abbiano carichi di lavoro ragionevoli. È possibile visualizzare tutte le attività assegnate a una persona e tenere traccia di chi è responsabile di ciò con la funzione Portfolio.

Nel complesso, Asana è uno strumento di gestione del progetto potente e flessibile., Anche se ha una curva di apprendimento ripida e contiene funzioni che sono disponibili solo con il pagamento, questo strumento offre alcune delle caratteristiche di collaborazione più forti di tutte le applicazioni di pianificazione del progetto.

2: Todoist

Funzione: gestione del Progetto e la pianificazione personale

Costo: Gratis versione è abbastanza robusto per uso personale; $3-5/mese per il team funzionalità

Todoist è leader nella to-do list strumento di rating elevato (4.5+ stelle) da The Verge, Apple Store e Google Play., Intuitivo e scalabile, Todoist è ottimo per la semplice creazione di elenchi e la gestione di progetti di alto livello. Il suo design pulito rende anche il progetto più complesso sentirsi piacevolmente semplice. David Allen, autore di Getting Things Done, mette in evidenza Todoist come uno dei migliori strumenti per integrare il suo sistema di produttività.

Il valore di Todoist è piuttosto semplice:

Crea un progetto e prendi appunti.
Determina i passaggi dell’azione e seleziona la scadenza e la priorità per ogni elemento da fare. Assegnare etichette per indicare contesti, ad esempio una riunione dello staff o un lavoro di messa a fuoco.,
Utilizzare le notifiche per ricevere promemoria programmati per attività importanti.
E, naturalmente, facilmente tirare su l’elenco di oggi di appuntamenti e gli elementi di azione.

La funzione posta in arrivo semplifica l’aggiunta di elementi dell’agenda e l’ordinamento in un secondo momento; quando sei in una riunione frenetica, Todoist ti consente di inserire rapidamente attività o incarichi di follow-up e organizzarli in un secondo momento in base ai loro progetti e scadenze appropriati. Con la funzione a pagamento, puoi anche condividere progetti e delegare attività, ma Todoist non è principalmente uno strumento di collaborazione.,

C’è un ampio elenco di applicazioni calendario condiviso e applicazioni esterne che si integrano con Todoist; esso comprende Google Calendar e Amazon Alexa.

3: Trello

Funzione: Team workflow e project planning

Costo: versione gratuita limitata; le versioni a pagamento partono da $10/mese

Trello è uno strumento di flusso di lavoro semplice e pulito. Coloro che hanno familiarità con le schede kanban riconosceranno l’uso di carte e colonne per visualizzare lo stato di vari progetti; è facile vedere i progressi mentre si spostano le carte da una colonna all’altra., Se la collaborazione di squadra più semplice e mirata è la tua priorità assoluta, probabilmente preferirai Trello rispetto a alternative come Asana e Todoist.

Al suo interno, Trello è incredibilmente semplice, ma può essere truccato per fare molte delle cose fantasiose che vorresti da uno strumento di gestione del progetto. Offre integrazioni (Trello li chiama “Power-Up”) con Slack, Google Hangouts, Evernote e molte altre app di produttività. Inoltre, una funzione chiamata “Butler” offre l’automazione per ridurre al minimo le attività di manutenzione noiose.,

Altri strumenti di produttività certamente offrono di più in termini di visualizzazioni personalizzabili e, in una certa misura, livello di dettaglio nell’organizzazione delle attività. Ma se si vuole evitare inutili complessità, Trello è la scelta migliore per voi e il vostro team.

Cosa sono le app per la produttività dell’automazione e perché ne ho bisogno?

A volte sono le volpi a rovinare le viti. I piani migliori potrebbero non essere pienamente implementati a causa del volume o della complessità delle attività dettagliate. Alcuni compiti sono così semplici che diventano assolutamente noiosi e che indeboliscono l’energia., Altri compiti sono così importanti che non si vuole lasciarli suscettibili di errore umano. Risparmia tempo, stringi il flusso di lavoro e riduci gli errori automatizzando le attività con una di queste eccellenti app.

4: Calendly

Funzione: strumento di collaborazione online automatizzato e pianificazione degli appuntamenti

Costo: Versione base gratuita molto utile; Gamma di versioni Premium e Pro da $8-12/utente/mese

Calendly agisce come una segretaria personale., Se avete un sacco di incontri da programmare su base settimanale, Calendly semplificherà quel processo per voi con l’intuizione di un assistente amministrativo qualificato.

Calendly si integra con Google Calendar, Outlook e altri strumenti per connettersi con un massimo di sei calendari.
Lo strumento controlla automaticamente la disponibilità e ti aiuta a pianificare tutti i tipi di riunioni, tenendo conto dei fusi orari, degli orari dei tuoi colleghi e della necessità di un tempo di buffer tra una riunione e l’altra.,
Calendly consente di pianificare tutti i tipi di incontri—one-to-one talks, round robin discussioni, incontri collettivi o eventi di gruppo come webinar, corsi di formazione e altro ancora. Ogni individuo connesso riceve automaticamente una notifica che si desidera pianificare una riunione e può scegliere tra le ore indicate sono disponibili.

Con le sue caratteristiche altamente personalizzabili, Calendly semplifica il processo di pianificazione e rimuove la noia di dover seguire con le persone o comunicare improvvisi cambiamenti di pianificazione., Lo strumento risponde alle tue preferenze e condivide solo le informazioni necessarie.

L’app è ancora più intuitiva quando i tuoi compagni di squadra usano anche Calendly. Visualizza una panoramica delle pianificazioni del tuo team e ricevi analisi sulle tendenze di pianificazione nel tuo gruppo. Hai anche la possibilità di integrarti con una vasta gamma di altre app di produttività, come Zoom, Zapier e HubSpot. Per saperne di più su come Calendly funziona anche come software di gestione della scuola.,

5: Zapier

Funzione: l’Integrazione e l’automazione delle attività

Costo: Gratuito fino a 100 operazioni/mese; aumento della capacità di aggiornamenti partono da $20/mese

Zapier consente di cherry-pick dai migliori app e si integra senza soluzione di continuità per l’uso quotidiano. Ecco alcuni dei vantaggi:

Grazie all’integrazione con più di 2.000 app, Zapier automatizza attività noiose e facili da trascurare.
Questi includono attività come l’aggiunta di abbonati alla tua lista e-mail o l’aggiunta di elementi da una conversazione di Facebook nel tuo calendario.,
Non è richiesta alcuna conoscenza di codifica. Zapier ti chiede semplici domande su cosa vuoi fare e, mentre rispondi alle istruzioni, l’app imposta le attività per te.
Alcune aziende molto note usano Zapier, come Spotify e Adobe, ma lo strumento si adatta a utenti di qualsiasi dimensione.

Da un lato, Zapier svolge compiti noiosi e di basso livello che occupano spazio cerebrale e produttività della linfa. D’altra parte, lo strumento fa in modo che non si trascurano elementi cruciali del flusso di lavoro., Ad esempio, se utilizzi più strumenti di messaggistica, potresti dimenticare di controllare una piattaforma o l’altra. Ciò significa perdere un importante vantaggio di vendita o un problema sensibile al tempo. Zapier integra tutte le piattaforme di messaggistica e centralizza le notifiche, quindi devi solo controllare un’app di messaggistica per ottenere gli aggiornamenti della tua giornata.

Con Zapier, le possibilità di automatizzare le attività e integrare le applicazioni sono praticamente infinite.

Quali sono alcune app che aiutano i team a collaborare?

Ogni team ha una cultura unica, un processo di comunicazione e un flusso di lavoro di progetto., Le disfunzioni che sorgono nelle impostazioni del team vengono ingrandite solo quando i lavoratori non possono coordinare o comunicare in modo efficace ed efficiente. Superare questi ostacoli porta a una maggiore produttività, sinergia e creatività come squadra. La potenza delle app di collaborazione di gruppo sta cambiando il modo in cui le persone lavorano insieme e ampliando le possibilità di soluzioni creative e flussi di lavoro di progetto. Gli strumenti di collaborazione di gruppo aiutano anche ad aumentare la longevità aziendale e le connessioni personali perché rendono molto più facile rimanere connessi.,

6: G-Suite

Funzione: la Collaborazione e la creazione di contenuti

Costo: $6/utente/mese per il pacchetto base

G-Suite è spesso conosciuto come “tutti coloro Google apps”:

Google Docs è un documento condiviso di grande strumento per la collaborazione e il tracciamento delle revisioni
i Fogli di lavoro Google è un peso leggero, ma facilmente integrato versione di Microsoft excel
Google Slides è un portatile dinamica diapositiva grande strumento per la collaborazione e 11 ore di ponte aggiornamenti.,

Queste applicazioni sono potenti, alternative online alle suite per ufficio popolari come Microsoft Office. Offrono non solo funzionalità simili per la creazione di documenti, fogli di calcolo e presentazioni, ma anche strumenti di collaborazione semplificati e convenienti, funzionalità di archiviazione online e condivisione di file. Inoltre, G-Suite aiuta gli utenti a evitare molti problemi di licenza e aggiornamento che gli utenti incontrano con strumenti più tradizionali, come Office.

Ma queste app di Google sono gratuite, quindi perché pagare un canone mensile?, Per cominciare, la versione month 6/mese di G-Suite raddoppia lo spazio di archiviazione di ogni utente da 15 GB a 30 GB. G-Suite si concentra anche su applicazioni aziendali e funzioni di collaborazione di squadra; mentre le applicazioni di Google potrebbe essere sufficiente per uno studente di college, G-Suite consente team admin controls, un gruppo-messaging app in-suite chiamato Correnti e approfondimenti sullo sviluppo organizzativo attraverso uno strumento chiamato Lavoro Insights.

Inoltre, la versione a pagamento di G-Suite include il supporto tecnico umano e ottimi contenuti ricercabili. È quasi inquietante quanto sia facile trovare conversazioni precedenti o e-mail sepolte., Monitorare le modifiche, commentare e lavorare sullo stesso contenuto di un team è più facile che mai con G-Suite.

7: Slack

Funzione: messaggistica e comunicazione di gruppo

Costo: gratuito per basic; inizia a $6,67/utente/mese per cronologia e integrazioni illimitate

Slack, utilizzato da aziende globali come Target e Airbnb, è uno strumento di messaggistica di gruppo. Funziona per far sentire una squadra come se stesse lavorando nella stessa stanza, anche se sono continenti separati.,

Lo strumento è un grande miglioramento per le conversazioni e-mail standard a causa delle queste caratteristiche popolari:

Le risposte in tempo reale sono più efficienti e meno ingombranti rispetto al processo di setacciare sette o otto e-mail che rispondono tutte a un singolo thread.
È possibile avviare discussioni di conversazione facilmente visualizzabili.
È possibile ordinare le conversazioni per collega.
È possibile selezionare gruppi di peer con cui discutere i progetti.,
È possibile appuntare annunci importanti, tag personale di progetto rilevanti e storie di conversazione di ricerca per i dettagli importanti.

In alcuni casi, gli utenti potrebbero anche preferire Slack alle riunioni di persona. Se un collega inizia una conversazione laterale, etichettalo e mettilo da parte come un nuovo thread in modo che tutti possano rimanere concentrati sull’argomento originale della discussione. Piuttosto che distribuire copie cartacee o digitali dei documenti e sperare che siano organizzati in modo appropriato, aggiungi un allegato direttamente nella conversazione, dove è rilevante., Slack memorizza automaticamente i file condivisi e li organizza in thread di discussione pertinenti, in modo che gli utenti possano accedere facilmente e trovare i documenti ogni volta che ne hanno bisogno.

La sicurezza è una componente importante di Slack. I dati crittografati e il single sign-on consentono di avere conversazioni sensibili all’interno della piattaforma. Questo è un grande aiuto per i team che collaborano in remoto.

8: Zoom

Funzione: riunioni remote e videoconferenze

Costo: gratuito per una versione base robusta; $15 / mese per ulteriori funzionalità.,

Le aziende di oggi apprezzano la produttività e la collaborazione del team. Anche i lavoratori remoti stanno diventando più comuni sul posto di lavoro. Zoom consente videoconferenze di alta qualità con molte funzionalità per semplificare i flussi di lavoro dei progetti.

Poche cose sono più frustranti sul posto di lavoro che sedersi in una chiamata con i collaboratori, in attesa di una persona per ottenere la loro tecnologia installato e funzionante., O forse hai un buon flusso nella tua conversazione e il vero lavoro viene fatto… E poi la tua connessione fallisce, e devi provare a riavviare la conversazione con la stessa energia. La potente tecnologia di Zoom lo rende una delle opzioni di videoconferenza più affidabili sul mercato.

Zoom si integra con una serie di altri strumenti come Google Calendar, Evernote e GitLab. Può gestire fino a 49 video simultanei su uno schermo e fino a 1.000 partecipanti alla stessa videochiamata. Questo lo rende una scelta popolare per i webinar e le impostazioni di classe.,

Applicazioni di produttività supplementari

La maggior parte delle aziende avranno uso per l’organizzazione dei contenuti e la gestione dei social media. Mentre ci sono molti concorrenti in questi campi, Evernote e Hootsuite si distinguono come le opzioni più affidabili, potenti e altamente sviluppate.

9: Evernote

Funzione: Prendere appunti e organizzazione dei contenuti

Costo: versione base barebone gratuita. $8 / mese o $15 / mese per le funzionalità collaborative.

Organizzare il contenuto è uno dei modi più trascurati per diventare più produttivi., Se la tua scuola, il tuo lavoro o i tuoi hobby comportano una quantità significativa di condivisione di contenuti, come contenuti web o incarichi scritti, Evernote sarà un’ottima scelta per te.

Evernote è una grande applicazione di produttività per l’organizzazione e l’archiviazione dei contenuti. Offre diversi livelli di organizzazione personalizzabile, in modo da poter impostare in un modo che si adatta alle vostre preferenze.

Evernote consente anche di creare contenuti in una varietà di modi., Se pensi che sia meglio usare carta e penna, scatta una foto delle tue note e usa la funzione OCR (Optical Character Recognition) di Evernote per convertire i tuoi scarabocchi scritti a mano in testo ricercabile. Se pensi meglio ad alta voce, usa il registratore audio e salva i tuoi pensieri verbali come nota per dopo.

Il web clipper rende facile memorizzare le informazioni del sito web senza gli annunci; il contenuto del sito Web memorizzato diventa anche ricercabile. Quindi, se si trova un grande articolo su un argomento di interesse, agganciarlo a Evernote e tornare in un secondo momento cercando il testo o utilizzando i tag aggiunti.,

Lo svantaggio di Evernote è il suo cartellino del prezzo. Esiste una versione gratuita dell’app, ma non offre molte più funzionalità di Google Keep o Apple Notes, entrambe gratuite e semplici da usare. Altri spesso confrontano Evernote a OneNote, che condivide gran parte della stessa funzionalità ed è gratuito (con spazio di archiviazione online limitato). Tuttavia, il $8 / mese porta 10GB di upload ogni mese e alcune funzionalità più potenti di OneNote.,

Mentre la sicurezza di Evernote non è il più forte (i dati sono memorizzati su Google Drive), è possibile applicazioni di terze parti come Saferoom per garantire il livello di sicurezza è necessario. L’integrazione con altri strumenti come Zapier consente inoltre l’accesso a informazioni o strumenti rilevanti come calendari, e-mail e altre app di produttività e comunicazione.,

10: Hootsuite

Funzione: gestione dei Social media

Costo: Gratuito limitata di piano; completa di piani partono da $30/mese

Hootsuite è considerato uno strumento di produttività, perché ci vuole un sacco di congetture e di strategia per i social media e offre specificato strumenti per l’organizzazione e la pianificazione della strategia di social media. Utilizzato da 800 delle aziende Fortune 1000, Hootsuite è un’app di produttività gold standard per chiunque lavori in azienda o senza scopo di lucro.

Hootsuite include strumenti di pianificazione per quando e come pubblicare contenuti., Crea un calendario di pubblicazione personalizzato e tieni traccia di dettagli importanti come gli hashtag e le strategie uniche per ogni piattaforma. È possibile creare più messaggi alla volta e pianificare loro di essere pubblicato in momenti specifici in futuro. Questo è un enorme risparmio di tempo perché non devi cambiare marcia per postare in momenti scomodi.

Gli strumenti analitici di Hootsuite forniscono informazioni preziose sul modo in cui la tua organizzazione sta raggiungendo il pubblico attraverso varie piattaforme di social media. Sarete in grado di imparare quali tipi di messaggi raccogliere più attenzione e quali tempi sono i più ottimali per la pubblicazione.,

Hootsuite consente agli utenti di risparmiare molto tempo nel lungo periodo. C’è, tuttavia, una curva di apprendimento significativa all’inizio. E se stai appena iniziando come azienda o senza scopo di lucro, likely 30/mese sembra probabilmente un prezzo ripido. La versione gratuita è funzionale, ma manca le caratteristiche di analisi e si limita a 30 messaggi al mese. Ma dopo la versione gratuita di Hootsuite ti aiuta a espandere e migliorare la tua presenza sui social media, il tuo budget sarà in grado di permettersi un piano completo.

Lucidchart

Funzione: project management

Costo: Gratuito per funzionalità di base, $7.,95/mese per gli individui e 9 9/mese (per utente) per un team

Lucidchart migliora la produttività visualizzando i flussi di lavoro. Basta creare un documento (ci sono molti modelli tra cui scegliere) per iniziare. Ci sono centinaia di forme e colori per personalizzare il modello.

Lucidchart può aiutare te e il tuo team a collaborare nel software di interfaccia taggando i membri del team. La comunicazione senza soluzione di continuità (in tempo reale) rende tutto trasparente e semplice.,

2021: Svolta in un anno impegnativo con maggiore produttività

Per rimanere competitivi nell’era digitale è necessario utilizzare i migliori strumenti digitali. Dalle funzionalità dei social media di Hootsuite ai servizi di pianificazione di Calendly, le nostre app di produttività consigliate miglioreranno notevolmente la tua vita lavorativa.

Anche se ci sono molte applicazioni di produttività là fuori che avrebbero potuto essere facilmente inclusi, i nostri consigli includono gli strumenti più potenti e versatili che affrontano i problemi di produttività più fondamentali di oggi, che vanno dalla pianificazione alla collaborazione remota.,

Le possibilità sono infinite. Diventa il più produttivo che tu sia mai stato scegliendo gli strumenti migliori per le tue esigenze. Rendere questo il vostro decennio più produttivo ancora.