5 Perché

Hai mai avuto un problema che ha rifiutato di andare via? Non importa quello che hai fatto, prima o poi sarebbe tornato, forse in un’altra forma.

Problemi ostinati o ricorrenti sono spesso sintomi di problemi più profondi. Le “soluzioni rapide” possono sembrare convenienti, ma spesso risolvono solo i problemi di superficie e le risorse di spreco che potrebbero altrimenti essere utilizzate per affrontare la vera causa.

In questo articolo e nel video, qui sotto, guardiamo la tecnica 5 Whys (a volte conosciuta come 5Y)., Questo è uno strumento semplice ma potente per tagliare rapidamente i sintomi esteriori di un problema per rivelare le sue cause sottostanti, in modo da poterlo affrontare una volta per tutte.

Origini della tecnica 5 Whys

Sakichi Toyoda, l’industriale giapponese, inventore e fondatore di Toyota Industries, ha sviluppato la tecnica 5 Whys nel 1930. E ‘ diventato popolare nel 1970, e Toyota utilizza ancora oggi per risolvere i problemi.

Toyota ha una filosofia “vai e vedi”., Ciò significa che il suo processo decisionale si basa su una comprensione approfondita di ciò che sta realmente accadendo in officina , piuttosto che su ciò che qualcuno in una sala riunioni pensa potrebbe accadere.

La tecnica 5 Whys è fedele a questa tradizione, ed è più efficace quando le risposte provengono da persone che hanno esperienza pratica del processo o del problema in questione.

Il metodo è straordinariamente semplice: quando si verifica un problema, si esegue il drill-down alla sua causa principale chiedendo ” Perché?”cinque volte., Quindi, quando una contromisura diventa evidente, la segui per evitare che il problema si ripeta.

Quando utilizzare un’analisi 5 Whys

È possibile utilizzare 5 Whys per la risoluzione dei problemi, il miglioramento della qualità e la risoluzione dei problemi, ma è più efficace se utilizzato per risolvere problemi semplici o moderatamente difficili.

Potrebbe non essere adatto se è necessario affrontare un problema complesso o critico. Questo perché 5 Whys può portare a perseguire una singola traccia, o un numero limitato di tracce, di indagine quando, in realtà, ci potrebbero essere molteplici cause. In casi come questi, un metodo più ampio come l’analisi di causa ed effetto o la modalità di guasto e l’analisi degli effetti può essere più efficace.,

Questa semplice tecnica, tuttavia, può spesso indirizzarti rapidamente alla causa principale di un problema. Quindi, ogni volta che un sistema o un processo non funziona correttamente, provalo prima di intraprendere un approccio più approfondito e certamente prima di tentare di sviluppare una soluzione.

La semplicità dello strumento gli conferisce anche una grande flessibilità e 5 Whys si combina bene con altri metodi e tecniche, come l’analisi delle cause principali . È spesso associato alla Lean Manufacturing, dove viene utilizzato per identificare ed eliminare le pratiche di spreco., Viene anche utilizzato nella fase di analisi della metodologia di miglioramento della qualità Six Sigma.

Come utilizzare i 5 Perché

Il modello segue un processo molto semplice in sette fasi:

Assemblare un team

Raccogliere persone che hanno familiarità con le specifiche del problema, e con il processo che si sta cercando di risolvere. Includere qualcuno che agisca come facilitatore, che possa mantenere il team concentrato sull’identificazione di contromisure efficaci.

Definire il problema

Se è possibile, osservare il problema in azione., Discutilo con il tuo team e scrivi una breve e chiara dichiarazione sui problemi su cui siete tutti d’accordo. Ad esempio,” Il team A non soddisfa i suoi obiettivi di tempo di risposta “o” La versione software B ha causato troppi errori di rollback.”

Quindi, scrivi la tua dichiarazione su una lavagna o una nota adesiva, lasciando abbastanza spazio intorno ad essa per aggiungere le tue risposte alla domanda ripetuta: “Perché?”

Chiedi il primo ” Perché?”

Chiedi al tuo team perché si sta verificando il problema. (Ad esempio, “Perché il team A non soddisfa i suoi obiettivi di tempo di risposta?”)

Chiedendo ” Perché?”sembra semplice, ma rispondere richiede una seria riflessione., Cerca risposte che siano fondate in realtà: devono essere resoconti di cose che sono realmente accadute, non congetture su ciò che potrebbe essere successo.

Questo impedisce a 5 Whys di diventare solo un processo di ragionamento deduttivo, che può generare un gran numero di possibili cause e, a volte, creare più confusione mentre si inseguono problemi ipotetici.

I membri del tuo team potrebbero trovare una ragione ovvia per cui, o diversi plausibili., Registra le loro risposte come frasi succinte, piuttosto che come singole parole o dichiarazioni lunghe, e scrivile sotto (o accanto) la tua dichiarazione del problema. Ad esempio, dire “il volume delle chiamate è troppo alto” è meglio di un vago “sovraccarico.”

Chiedi ” Perché?”Altre quattro volte

Per ciascuna delle risposte che hai generato nel passaggio 3, chiedi quattro ulteriori “perché” in successione. Ogni volta, inquadrare la domanda in risposta alla risposta che hai appena registrato.

Il diagramma, di seguito, mostra un esempio di 5 Perché in azione, seguendo una singola corsia di indagine.

Figura 1: 5 Whys Example (Single Lane)

Il metodo 5 Whys consente anche di seguire più corsie di indagine. Un esempio di questo è mostrato in Figura 2, sotto.

Nel nostro esempio, chiedendo “Perché la consegna è stata in ritardo?”produce una seconda risposta (Motivo 2). Chiedendo ” Perché?”per quella risposta rivela un unico motivo (Motivo 1), che puoi affrontare con una contromisura.

Allo stesso modo, chiedendo “Perché il lavoro ha richiesto più tempo del previsto?,”ha una seconda risposta (Motivo 2) e chiede “Perché?”a questo punto rivela un unico motivo (Motivo 1). Un altro “Perché?”qui individua due possibilità (Motivi 1 e 2) prima che una possibile contromisura diventi evidente.

C’è anche una seconda ragione per “Perché abbiamo finito l’inchiostro della stampante” (Motivo 2) e una sola risposta per il prossimo “Perché?”(Motivo 1), che può quindi essere affrontato con una contromisura.

Figura 2: 5 Perché esempio (più corsie)

Passo 5., Sapere quando fermarsi

Saprai che hai rivelato la causa principale del problema quando chiedi “perché” non produce risposte più utili e non puoi andare oltre. Una contromisura appropriata o un cambiamento di processo dovrebbe quindi diventare evidente. (Come abbiamo detto in precedenza, se non sei sicuro di aver scoperto la vera causa principale , considera l’utilizzo di una tecnica di risoluzione dei problemi più approfondita come l’analisi di causa ed effetto , l’analisi delle cause principali o FMEA .,)

Se hai identificato più di un motivo nel passaggio 3, ripeti questo processo per ciascuno dei diversi rami dell’analisi fino a raggiungere una causa principale per ciascuno di essi.

Affronta le cause principali

Ora che hai identificato almeno una causa principale, devi discutere e concordare le contromisure che impediranno il ripetersi del problema.

Monitora le tue misure

Tieni d’occhio quanto efficacemente le tue contromisure eliminano o minimizzano il problema iniziale. Potrebbe essere necessario modificarli o sostituirli interamente. Se ciò accade, è una buona idea ripetere il processo 5 Whys per assicurarsi di aver identificato la causa principale corretta.,