Prima della riunione:
Passo 1: Chiarire lo scopo della riunione. Identificare le persone giuste che hanno davvero bisogno di partecipare a questo incontro. Un incontro efficace non ha bisogno di troppe persone.
Passaggio 2: È necessario preparare i diversi argomenti da discutere durante la riunione, quanto tempo verrà speso su ciascun argomento e qual è lo scopo di ciascun punto., Prendi nota di ciò che sai su di loro per risparmiare tempo e per essere in grado di concentrarti su argomenti importanti durante l’incontro.
Passaggio 3: Condividilo con tutti i partecipanti prima della riunione. Comunica anche ciò che ti aspetti dai partecipanti in modo che sappiano cosa preparare.
Con un’agenda chiaramente definita, tutti conoscono gli obiettivi e gli obiettivi. La tua agenda ti aiuterà anche a rimanere in pista e ad attenersi al tempo di riunione assegnato.,
Durante la riunione:
Inizia la riunione
Per prima cosa, inizia sempre in orario : rispetta chi si presenta in orario e ricorda ai ritardatari che la programmazione è seria. Non dimenticare di accogliere i partecipanti e ringraziarli per il loro tempo.
Inizia con la revisione dell’agenda : questo è un buon modo per dare ai partecipanti la possibilità di comprendere tutti gli argomenti predefiniti, il loro scopo e i risultati desiderati.
Chiarire il tipo di partecipazione e interazione desiderata.
Assegnare un acquirente nota se non sei tu.,
Conduci la riunione
I verbali delle riunioni efficaci sono un enorme contributo alle riunioni di successo. Ma devono essere scritti in modo appropriato e distribuiti in tempo. Il problema principale delle note è che richiedono molto tempo per essere correttamente scritte e che devono essere inviate rapidamente dopo le riunioni per far sapere a tutti le loro prossime azioni.
È necessario costruire le note come la riunione progredisce: un buon modo per organizzare il prendere appunti è quello di differenziare le azioni dalle osservazioni, nonché di notare le diverse azioni per persona con una scadenza., Riassumere periodicamente i punti chiave e chiedere un accordo per garantire che il piano d’azione sia compreso da tutti i partecipanti. In caso contrario, si potrebbe trovare a margine della riunione troppo occupato a prendere appunti.
Gestire il tempo di riunione : la più grande difficoltà in una riunione è mantenere il tempo assegnato per la riunione. Prendetevi il tempo per raccontare e ascoltare storie e chiedere diversi punti di vista, ma mantenere l’attenzione su idee e obiettivi per rimanere in tempo. Segui la tua agenda senza perdere l’obiettivo fissato per ogni argomento.,
Chiudere la Riunione
Concludere riassumendo i risultati del gruppo, i punti di azione e le decisioni e il piano per il passo successivo.
Ringrazio di cuore i membri del gruppo per la loro partecipazione e contributi. Si può anche chiedere un feedback.
Dopo la riunione: I verbali della riunione
Digitare la nota in modo logico e non cronologicamente : azioni, decisioni, punti principali e documentazione per argomento., Inoltre, l’aggiunta di un breve riassunto organizzato per persona e per progetto all’inizio del verbale aiuta i tuoi colleghi a identificare a colpo d’occhio le azioni che devono realizzare per la prossima riunione.
Condividi i verbali della riunione per riassumere la decisione e il piano d’azione a tutti i partecipanti.
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