Che cosa è documento e contratto Redlining?

Perdita di formattazione: accettare le modifiche può causare la perdita di molti tipi di formattazione e può richiedere uno sforzo significativo per rimediare a questi. Rinumerare il documento dopo che le modifiche alla traccia sono state accettate può essere un compito piuttosto difficile. Molte volte, la conversione da Word a qualsiasi altro sistema interrompe qualsiasi formattazione speciale (note a piè di pagina, schemi di numerazione speciali, ecc.)
Solo desktop: Redline non appare sempre su tutti i dispositivi., Di conseguenza, è necessario attendere fino a quando non si è davanti al computer per vedere i documenti e tenere traccia delle modifiche.

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Cinque best practice per il redlining dei documenti

1. Crea una finestra di dialogo con la tua controparte

   Per il redlining dei documenti transazionali (leggi proposte, contratti e accordi), è importante tentare di creare una finestra di dialogo con la tua controparte, Cerca di capire l’elemento umano del processo di negoziazione del documento e determina il tipo di personalità con cui hai a che fare.

2. Conosci il tuo obiettivo primario

   Devi capire che alla fine, è il tuo lavoro e la responsabilità di assicurarti di non firmare (o di far firmare i tuoi dirigenti) sulla linea tratteggiata a meno che tu non sia completamente sicuro che il documento contenga esattamente la lingua che intendevi firmare. Gli obiettivi aziendali sono raramente disposti in bianco e nero e spesso è necessario bilanciare la gestione del rischio con la velocità dell’affare., Questo ci porta alla prossima best practice.

3. Imposta correttamente le tue priorità

   Molto spesso troviamo che il seguente ordine di priorità ti servirà al meglio:

• Compliance First: usa il set di processi e strumenti che ti aiutano a garantire che i documenti soddisfino i criteri di conformità. Il monitoraggio automatico delle clausole e la deviazione dagli standard è una necessità.
• Fiducia: Devi essere sicuro della piena visibilità e trattabilità di tutte le modifiche apportate al documento. Non dovrebbero esserci variazioni inspiegabili.,
• Cortesia: sii cortese con la tua controparte offrendo loro la possibilità di vedere una copia redlined, una copia pulita e una copia modificabile, in modo che non debbano ripetere l’arduo processo di redlining e confronto dei documenti.

Evitare di Redlining su e-mail e allegati di scambio

Nulla urla errore come una casella di posta elettronica piena di diverse versioni di documenti contrattuali con le note nel corpo delle e-mail. È una ricetta sicura per l’errore umano e il motivo principale per cui i dipartimenti legali possono apparire come una scatola nera., Ricorda, è il 2020 e sei ancora bloccato con tecniche e metodi di redlining dell’età della pietra. Passare a una negoziazione on-line e la piattaforma redlining contratto.

Se è necessario utilizzare MS Word ed e-mail o qualsiasi altro software che non consente il redlining automatico multipartitico, è consigliabile utilizzare le seguenti best practice:

• Attivare le modifiche della traccia ma modificare il documento senza mostrare markup. In questo modo è possibile rilevare problemi di ortografia o spaziatura e leggere il documento molto più facilmente.,
• Se si invia un documento via e-mail, si desidera assicurarsi che il destinatario non disattivi le modifiche della traccia.
• Assicurati che tu o qualcuno del tuo team strofini e pulisca i metadati del documento prima di inviarlo alla controparte.
• Non dimenticare di inviare alla controparte sia una redline che una versione pulita e modificabile del documento rivisto.

Clicca qui per leggere 6 suggerimenti per semplificare Redlining e negoziazione nei contratti

Perché DocuCollab è la soluzione migliore per la revisione dei documenti e Redlining?,

Principali motivi per cui dovresti considerare l’utilizzo di DocuCollab, il miglior software di gestione dei contratti per la revisione dei documenti e le trattative

1. Redlining in qualsiasi momento e su qualsiasi dispositivo: DocuCollab dispone di alcune funzionalità software di gestione dei contratti che consentono a te e alla tua controparte di accedere e aprire il documento per visualizzarlo e modificarlo con piena funzionalità di redlining. Non c’è bisogno di aspettare fino ad arrivare a un computer. È possibile rivedere e approvare i documenti da qualsiasi dispositivo mobile.

2., Non c’è bisogno di avere tre finestre aperte: l’approccio innovativo di DocuCollab elimina la necessità di avere 3 finestre aperte per (1 ciascuna per PDF redlined, clean copy e editable copy).

3. Redlining in tempo reale multipartitico connesso: non è necessario inviare documenti e attendere che un’altra versione ritorni dalla controparte. Tutte le modifiche da parte di parti interne o esterne possono essere visualizzate non appena sono state apportate da qualsiasi parte.

4. Facile con un solo clic Passare dalla modalità “Cosa è successo” alla modalità “Chi ha fatto cosa”., DocuCollab offre la possibilità di passare facilmente dalla modalità ” Chi ha fatto cosa “(in cui alle modifiche di ciascun recensore viene assegnato un colore univoco) a “Cosa è successo nel documento” (in cui a tutti gli inserti viene assegnato un colore blu e a tutte le eliminazioni viene assegnato un colore rosso).

5. Vista con un clic in ” Mostrami tutte le modifiche da …” ” DocuCollab offre una visione senza soluzione di continuità delle modifiche di monitoraggio da qualsiasi delle pietre miliari del documento precedente, eliminando così la necessità di avere più redline per i riferimenti futuri.

6. Non c’è bisogno di chiedere di installare alcun software sul tuo computer., Tutto ciò di cui hai bisogno è un moderno browser Web e hai tutte le funzionalità di redlining e modifica in qualsiasi momento, ovunque e su qualsiasi dispositivo.

7. Ricevi avvisi. Ricevi una notifica non appena le modifiche vengono apportate in un documento dalla tua controparte e chiudi la negoziazione più velocemente.

8. Supporto per l’editing offline e Redlining. DocuCollab, il software di automazione del contratto ti consente la flessibilità di continuare a modificare e ridipingere il documento anche quando sei offline.

9. Chat integrata., Il canale di conversazione all’interno del documento consente di discutere le modifiche e risolvere i problemi senza dover attendere una telefonata. Ciò non solo accelera la negoziazione, ma fornisce anche potenti capacità di conformità in caso di un audit futuro.

10. I canali di conversazione e il thread di commenti accanto alle modifiche redline offrono anche preziose funzionalità di gestione della conoscenza per l’organizzazione.

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