Salti tra riunioni ed e-mail urgenti tutto il giorno solo per renderti conto alle 6 di sera che non hai nemmeno iniziato quel progetto importante su cui avresti dovuto lavorare? O preparato per il passo di vendite di domani? O infine pensare a una strategia efficace per abbattere il costo di acquisizione dei clienti? Ti sembra che il tempo stia volando e non sai nemmeno dove sia andato a volte? O ti senti che sono costantemente lavorando sulle priorità di qualcun altro invece di spingere sui propri obiettivi?
Ci sono stato., Si chiama l’urgente vs Importante dilemma e mi ha completamente bloccato dal fare qualsiasi lavoro efficace per anni. Finché non ho trovato la Matrice che ha cambiato tutto. Ecco la guida passo-passo che ho usato per risolvere l’urgente vs Importante dilemma, reclamare indietro il mio tempo e, infine, concentrarsi sulle cose importanti nella mia attività & vita.
La matrice urgente vs. importante è un potente strumento di produttività che può 10 volte la vostra efficacia. Si compone di 4 quadranti che classificano le attività quotidiane in base a due parametri: livello di urgenza e livello di importanza.,
Ecco il genere di lavoro che è tipico per ogni quadrante:
Quadrante I:
Premere i problemi e le crisi come correre per raccogliere fondi per l’avvio di pagare i tuoi dipendenti alla fine del mese, che fare con un grande cazzo fino in operazioni di dipartimento o di un PR merda tempesta., Progetti con una scadenza che si avvicina come presentare la tesi di master in tempo, l’invio di tale applicazione Y Combinator o presentare i vostri conti annuali.
Quadrante II:
Pianifica la tua strategia di marketing per i prossimi 3 mesi, distribuendo le responsabilità tra il tuo team per un nuovo progetto e creando un piano di progetto dettagliato per il lancio del tuo prodotto. Preparazione di importanti riunioni di investitori o piazzole di vendita. Costruire relazioni con potenziali partner e dipendenti. Scouting e ricerca di nuove opportunità, ricerca di nuovi campi o strategie e apprendimento di nuove competenze.,
Quadrante III:
Interruzioni da parte dei colleghi per domande irrilevanti o chiacchiere. Chiamate in arrivo, e — mail e riunioni-se non sono rilevanti per te in particolare.
Quadrante IV:
Lavoro intenso senza un chiaro impatto sugli obiettivi dell’azienda e / o sui tuoi obiettivi. Chiamate in arrivo, e — mail e riunioni-se non sono né tempestive né pertinenti per te specificamente e/o necessarie per raggiungere i tuoi obiettivi. Perditempo come i social media.,
Passo 2: Valutare se stessi
Per migliorare la produttività, non solo è necessario comprendere il concetto generale della matrice, ma anche bisogno di sapere dove siete in questo momento. Questo ti aiuterà a decidere quali cambiamenti nel passaggio 3 avranno il maggior impatto per te personalmente.,
Per valutare voi stessi, guardate la tua settimana e stimare la % di tempo speso in ogni quadrante:
Se avete un problema con questo esercizio, documento tutto quello che fai per una settimana. Annota orari e attività esatti in una tabella come la seguente e calcola le percentuali alla fine sommando le ore per ciascun quadrante e dividendolo per le ore totali di lavoro., In questo esempio le percentuali sarebbero: I-25%, II — 37,5%, III — 25%, IV — 12,5%.
Se si hanno problemi di classificazione delle attività in base all’urgenza e l’importanza, ecco alcuni ulteriori indicatori per ogni quadrante:
- Quadrante I: Si sente che sono costantemente a spegnere incendi e di funzionamento in modalità di emergenza. La maggior parte dei progetti si sta lavorando su richiesta la vostra attenzione immediata a causa di una scadenza pressante.,
- Quadrante II: Ti senti come se fossi in cima alle cose a causa di un’attenta pianificazione, preparazione e prevenzione. Oltre alla pianificazione e alla preparazione, focalizzi il tuo tempo su progetti ad alta leva, nuove opportunità, apprendimento e costruzione di relazioni.
- Quadrante III: La maggior parte del tuo tempo viene speso con attività che richiedono la tua attenzione immediata ma non sono necessariamente correlate alle tue priorità principali. Si spende un sacco di tempo in riunioni non-importanti, essere interrotto e trattare con telefonate non critiche ed e-mail., Ti senti come se si sono costantemente a che fare con questioni che sono importanti per gli altri, ma non legati alle proprie priorità.
- Quadrante IV: Spesso ti senti come se stessi sprecando il tuo tempo. Si spende un sacco di tempo sul lavoro occupato che non è direttamente correlata ai vostri obiettivi, social media, video, giochi e navigazione web inutile.
Passo 3: Ottimizzare
Le persone più efficaci trascorrono l ‘ 80% del loro tempo nel quadrante II della matrice Urgente-vs.-Importante., Ciò consente loro di lavorare attivamente su nuove opportunità e progetti ad alta leva invece di spendere tutto il loro tempo a reagire a problemi urgenti e alle esigenze di altre persone. Di conseguenza, sono in grado di compiere progressi significativi verso i loro obiettivi, prevenire attivamente le crisi e condurre una vita più equilibrata, calma e focalizzata.
Ecco cosa fare con le attività del Quadrante I, III e IV per liberare più tempo per le attività del Quadrante II:
Attività del Quadrante IV
Le attività del Quadrante IV non sono né urgenti, né importanti e quindi non dovrebbero essere fatte affatto., Ecco come eliminarli:
Eliminare perdite di tempo:
Documentare come trascorrere il vostro tempo per un’intera settimana (vedi Passo 2) e monitorare il vostro tempo sullo schermo mobile con applicazioni come Pyxsee, QualityTime e AntiSocial può essere molto utile per identificare il vostro personale perdite di tempo. Una volta che sai quali sono i tuoi punti deboli (YouTube, Instagram, Whatsapp, ecc.), usa queste strategie efficaci per affrontarle:
- Limita l’uso dei social media a momenti specifici della giornata (ad es., il tragitto, a pranzo o a 5 min di pausa)
- disattivare le notifiche sul telefono e il computer
- Utilizzare un’app per bloccare determinati siti e app
- Lasciare a casa il telefono quando si trascorre del tempo con i propri cari
Eliminare Occupato di Lavoro:
Per dirlo con le parole di Peter Drucker: Non c’è nulla di così inutile come si fa con un’efficacia che non dovrebbe essere fatto a tutti. Non importa se stai lavorando a un progetto per il tuo capo o impostando il tuo programma come imprenditore, chiedi sempre PERCHÉ stai facendo qualcosa., Le persone più efficaci si assicurano che ciò su cui stanno lavorando sia direttamente correlato ai loro obiettivi principali. O ancora meglio, è il compito con il più alto impatto sul raggiungimento dei loro obiettivi principali. Ecco come eliminare busywork:
- Assicurati che i tuoi obiettivi siano chiaramente definiti in ogni momento
- Prima di iniziare un nuovo progetto, chiediti “È davvero questo quello che dovrei fare ora? Ha senso?”
- Impara a dire NO alle richieste inutili dei colleghi
- Sfida il tuo capo se non vedi il punto nel fare un compito specifico
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