Come prenotare blocchi di hotel per il tuo matrimonio

Il matrimonio è quasi pianificato, e improvvisamente qualcuno (tua madre, la tua migliore amica ben intenzionata, il tuo partner dannato partner) fa apparire blocchi di hotel. Hai un blocco prenotato? Sembra una cosa che la gente fa. Dovresti farlo? O è solo un’altra cosa da aggiungere alla lista?

Risposta breve: solo tu lo sai per certo.

Risposta più lunga: i blocchi alberghieri sono fantastici quando vuoi quante più persone possibili in un unico posto per motivi logistici o di trasporto, o se speri che le persone rimangano vicino al matrimonio vero e proprio., Sono anche una soluzione se tutto il resto sta per essere prenotato, o se si vuole solo offrire ai vostri ospiti qualche consiglio. Sei fortunato, perché i blocchi alberghieri sono il lavoro perfetto da dare a quella persona (mamma o BFF di cui sopra?) che ha implorato un progetto tutto loro per aiutare. C’è appena sufficiente complessità per renderlo un compito gratificante, ma non tanto si vorrà (o anche la cura) per microgestire.

Quindi cosa devi sapere sui blocchi alberghieri? Bene. Si scopre che c’è molto che puoi sapere, e tutto è coperto qui., Ma se leggi solo una cosa, assicurati che si tratti di diversi tipi di blocchi alberghieri and e prendi nota della clausola del tasso di attrito veramente spaventoso. Perché non vuoi essere bloccato pagando di tasca per venti camere che i tuoi ospiti non hanno prenotato.

Quando prenotare

Due fattori chiave—luogo del matrimonio e periodo dell’anno—determinare quando si dovrebbe ottenere questo fatto. Il vostro matrimonio avviene in una piccola città con alloggi limitati, durante un fine settimana di vacanza, o in concomitanza con un evento sportivo/convention? Prenota presto! Sposarsi nel New England durante i colori autunnali? Prenota presto!, Una città balneare in estate? Avete indovinato, prenotare in anticipo! In sostanza, una volta che si prenota il tuo luogo, è il momento di iniziare la ricerca di opzioni di hotel.

I TIPI PIÙ COMUNI DI BLOCCHI alberghieri

Blocchi chiusi (aka garantiti): L’hotel richiede un deposito per bloccare le camere e ti riterrà finanziariamente responsabile per eventuali camere invendute: questo è il tasso di logoramento. A volte è una percentuale, a volte è un numero reale.

Questo è il tipo di blocco associato con incubi di fare in modo che ogni stanza viene riempita., L’UNICA volta che consiglio di fare un blocco chiuso o garantito è quando l’hotel è letteralmente l’unico gioco in città e sei il più vicino possibile che tutte le camere saranno rubate.

Blocchi aperti (aka Courtesy): questi sono solitamente privi di clausole che ti tengono finanziariamente responsabile per le stanze invendute all’interno del blocco. Generalmente, il più grande requisito con un blocco di cortesia è che tutte le prenotazioni vengono effettuate prima di una data di cutoff (circa trenta a novanta giorni di anticipo). Le camere che non sono prenotate entro la data limite vengono rilasciate e vendute al prezzo di mercato., Lo svantaggio principale di questo tipo di blocco è che spesso gli hotel tengono solo un piccolo numero di camere (da dieci a venti è la norma).

Se pensi di aver bisogno di più camere rispetto al massimo consentito all’interno del blocco di cortesia, suggerisco di chiedere all’hotel la loro politica sull’aggiunta di camere al termine. Inoltre, suggerisco di prenotare un secondo (e forse un terzo) blocco in un altro hotel.

Con entrambi i tipi di blocco (ed essenziale per un blocco garantito), ti consigliamo di stare attento con i tuoi numeri. È difficile indovinare quante stanze avrai bisogno prima di avere un conteggio RSVP., Una buona regola empirica è quella di tally tutti i out-of-towners e dividere per due. Questo sarà il tuo numero elevato. Le probabilità sono, avrete bisogno di meno camere di questo, come alcuni ospiti possono prendere altri accordi. Non tutti rimarranno nel tuo blocco, e va bene.

Scegliere le proprietà

Se ti sposi in una metropoli più grande, potrebbe essere difficile restringere le opzioni. Ecco alcuni punti chiave da considerare:

Prezzo: suggerisco di dare ai tuoi ospiti due o tre opzioni di prezzo (cioè, budget, midrange, lusso)., Assicurarsi che i punti di prezzo variano di almeno cinquanta dollari da una categoria all’altra.

Posizione: Prova a prenotare un hotel vicino ai tuoi eventi di matrimonio. Gli hotel raggiungibili a piedi (o situati vicino ai trasporti) sono l’opzione migliore. Altrimenti, i tuoi hotel dovrebbero idealmente essere entro dieci miglia dal luogo del tuo matrimonio. Inoltre, la scelta di hotel vicino ad altre attrazioni e ristoranti darà alle persone early-bird qualcosa da fare (e quindi ti lasceranno in pace mentre stai rimescolando per prendersi cura di eventuali articoli dell’ultimo minuto).,

Check-In: Molti dei vostri ospiti soggiorneranno solo la notte del vostro matrimonio. È importante assicurarsi che l’orario di check-in non sia in conflitto con l’orario di inizio della cerimonia e lasci un sacco di tempo per rinfrescarsi dopo il check-in! Gli ospiti che arrivano il giorno del matrimonio avranno bisogno di tempo per il check-in e prepararsi. Se stai pianificando una cerimonia delle 2 del pomeriggio e l’orario del check-in è delle 3 del pomeriggio, beh, alcuni dei tuoi ospiti saranno infastiditi perché hanno dovuto vestirsi in un bagno della hall. Non e ‘ divertente.

Una volta che hai ristretto la ricerca, contatta alcuni hotel per le offerte iniziali., È possibile prendere il telefono e chiamare ogni hotel sulla vostra lista (chiedere di parlare con qualcuno in Vendite di gruppo), oppure è possibile utilizzare uno strumento online per fare la noia iniziale. Un paio di quelli gratuiti che mi piacciono sono Dove alloggeranno, Kleinfeld e Hotel Planner.

Domande da porre durante il contatto iniziale

Qual è la tariffa di gruppo, tasse e tasse incluse?
C’è una tassa per il parcheggio? La tariffa del parcheggio include i privilegi di ingresso / uscita?
A che ora è il check-in? Potrebbe garantire il check-in anticipato, se necessario?
A che ora è il check-out?,
È previsto un soggiorno minimo?
Offri un blocco di cortesia? Qual è il numero massimo di camere?
Se abbiamo bisogno di stanze aggiuntive, possiamo aggiungere al blocco? Quale sarebbe il limite per l’aggiunta di stanze?
Che tipo di servizi sono standard (navette, colazione, Wi-Fi gratuito in camera, ecc.)?
C’è un bar e un ristorante in loco? Quali sono gli orari?
Hai strutture per ospitare eventi pre o post – matrimonio in loco?,

Opzioni & Servizi

Tipi di camere: assicurati di organizzare una varietà di tipi di camere per soddisfare i tuoi ospiti—famiglie e amici che condividono le camere probabilmente vorranno doppie e le coppie probabilmente opteranno per camere king o queen. Dai un’occhiata alla tua lista degli ospiti e dividi il blocco di conseguenza.

Inoltre, chiedi all’hotel di mettere da parte camere su piani diversi—probabilmente non vuoi trascorrere la tua prima notte di nozze accanto ai tuoi genitori, e sicuramente non vuoi che i tuoi amici svegliano tua nonna con il loro after-party in camera.,

Vantaggi: Molti hotel sono felici di fornire extra ai blocchi di nozze che normalmente non offrono ad altri gruppi—devi solo chiedere! La chiave qui è sapere cosa vuoi chiedere in anticipo. Ecco alcuni dei vantaggi più comuni:

Servizio navetta: L’hotel potrebbe disporre di una navetta interna che è possibile usufruire per trasportare gli ospiti da e per il vostro matrimonio. Questo è di solito soggetto a un raggio di distanza massima dall’hotel. Alcuni hotel fanno pagare una tassa nominale per questo servizio, ma si può essere certi che sarà meno di assumere una terza parte.,
Camere libere: se stai prenotando un gran numero di camere in una proprietà (cioè, venti o più), potresti essere in grado di ottenere una camera libera. Gli hotel hanno spesso un” comp ratio ” di 20: 1 o 25: 1, il che significa che per ogni venti o venticinque notti vendute, si riceve una notte in omaggio. Alcuni hotel offriranno camere aggiornate se sei timido del rapporto comp.
Welcome Bag Delivery: Se hai scelto di avere i sacchetti di benvenuto, puoi chiedere all’hotel di consegnarli al momento del check-in o consegnarli direttamente alle camere., Essere consapevoli del fatto che la maggior parte degli hotel pagare una tassa di ovunque da due a quattro dollari per borsa,che può aggiungere rapidamente! Chiedi loro di rinunciare alla tassa prima di firmare l’accordo—la maggior parte degli hotel è disposta a concedere su questo punto perché è un profitto molto nominale.
After-Party: Vuoi festeggiare tutta la notte? Molti luoghi di nozze hanno restrizioni sui tempi di fine evento. Chiedete all’hotel (con largo anticipo) di mantenere il loro bar aperto fino a tardi per voi. La maggior parte degli hotel lo farà volentieri, a condizione che il tuo gruppo spenda un importo minimo.,
Brunch: Se il tuo hotel offre la colazione gratuita, potrebbe essere disposto a fornirti uno spazio privato per il brunch post-matrimonio. Alcuni hotel possono aprire una sala riunioni per gli ospiti di appendere fuori in mentre gustano la colazione. A volte c’è una piccola tassa di pulizia associata a fare questo, ma ancora una volta, sarà più conveniente che prenotare un brunch al ristorante.
Pre-Wedding Pool Party: Se avete un piccolo gruppo che viene in città la sera prima del matrimonio, chiedere all’hotel se è possibile utilizzare la piscina dopo ore per una piccola festa in piscina!, Assicurati di sottolineare che dopo le ore non disturberà gli altri ospiti dell’hotel e che sarai sicuro di tenerlo basso. Ancora una volta, ci può essere una piccola tassa, ma, festa in piscina!

Suggerirei di scegliere due o tre vantaggi che sono davvero importanti per te e divertirti a negoziare.

Parlando di negoziare

Negoziare con un hotel non è così difficile come si potrebbe pensare. Approccio come un semplice processo di lavorare insieme verso un terreno comune, al contrario di un vincitore/perdente-take-all situazione. Non essere contraddittorio-mantieni la calma e preparati.,

Per prima cosa, fai una lista dei vantaggi e dei servizi che vorresti includere nel tuo blocco. Quindi, assicurati di parlare con la persona che ha l’autorità di concedere le tue richieste. Molte volte verrai indirizzato a un addetto alle vendite del gruppo che deve effettuare il check—in con un manager su richieste speciali: è meglio impostare una chiamata o un incontro direttamente con il manager.

Non prendere questo processo personalmente—se stai negoziando, devi essere pronto a camminare o concedere su alcuni punti., Inoltre, non sentirti nervoso nel chiedere cose e non lasciare che la paura di ciò che la persona penserà a te guidi la conversazione. L’hotel è sempre andare a offrire ciò che è nel loro interesse prima, ma è necessario sostenere per ciò che è nel migliore interesse dei vostri ospiti. Detto questo, ovviamente non vuoi essere un bullo o scortese. Usando frasi come ” C’è un’opzione più economica?”e” Oh, non è quello che mi aspettavo”, sono semplici modi per chiedere prezzi più bassi e per esprimere il tuo dispiacere con un’opzione.,

Altri suggerimenti e trucchi

Non rispondere alla domanda sul budget in anticipo, perché se fornisci un numero, è lì che inizierà l’hotel. Far loro sapere che non sei sicuro, e che avete intenzione di parlare con un paio di alberghi per determinare l’opzione migliore(s). Usa le offerte che ricevi come incentivo—non essere timido per far sapere a ciascun hotel cosa ti piace dell’offerta del loro concorrente e dare loro l’opportunità di competere per la tua attività.

Una volta che hai deciso un accordo che sia tu che l’hotel siete soddisfatti, ti consigliamo di ottenere tutto per iscritto., Assicurati di leggere il contratto ed essere alla ricerca di frasi come queste:

Clausola di attrito: questo non è un problema con un blocco di cortesia—ma se stai prenotando un blocco garantito, assicurati che la percentuale sia comoda.
Politica di cancellazione: assicurati di essere a conoscenza di ciò che accade se hai bisogno di annullare il blocco per qualsiasi motivo. In un mondo ideale, vorresti mantenere l’opzione di annullare in qualsiasi momento senza penalità., Inoltre, assicurati che ci sia una clausola di forza maggiore nell’accordo in modo che non sarai ritenuto responsabile nel caso di un’emergenza che non è sotto il tuo controllo.
Data di taglio: assicurati di stare bene con i tempi. Tenete a mente che gli inviti di solito escono circa sei-otto settimane prima del matrimonio, quindi potrebbe essere necessario regolare se il vostro hotel richiede un taglio di più di quattro settimane.
Importo del deposito: questo dovrebbe essere zero per un blocco di cortesia., Se stai facendo un blocco chiuso / garantito, assicurati che l’importo sia quello che hai discusso e assicurati di avere dimestichezza sia con il programma di pagamento che con la politica di rimborso.

Verifica che tutti gli accordi verbali presi durante la negoziazione siano inclusi nell’accordo finale (inclusi i rapporti di comp e il check-in anticipato). Non firmare nulla finché non hai letto tutto e sei a tuo agio con esso. Se chiedi modifiche da apportare (entro limiti ragionevoli) e l’hotel non è cooperativo, potresti voler cercare un’altra opzione., Sono venuto a scoprire che quando un hotel non è disposto ad essere flessibile a questo punto del processo, spesso può portare a un’esperienza ancora peggiore lungo la strada.

Ottenere la parola

Ora, hai avuto modo di lasciare che i vostri ospiti sanno dove possono segnare camere scontate. Il modo più semplice per farlo è includere una pagina di alloggi sul tuo sito web di nozze. Assicurati di includere eventuali codici o link speciali che gli ospiti dovranno utilizzare al momento della prenotazione. Puoi anche includere le informazioni sull’alloggio sul tuo salva le date o come inserto con i tuoi inviti.,

Testo del campione

Campione 1

Abbiamo prenotato un blocco di camere al Notell Motel ad una tariffa di XXX XXX a notte. È possibile prenotare una di queste camere chiamando 212-555-1234 o visitando www.hotelsite.com. Si prega di fare riferimento o inserire il codice 414Wed al momento della prenotazione. Al fine di garantire la tariffa scontata, si prega di prenotare entro il 1 ° marzo 2020.

Sample 2

Un blocco di camere è stato organizzato presso XYZ Hotel.
Le camere possono essere prenotate chiamando 718-555-1234 prima del 1 ° giugno e facendo riferimento al matrimonio Lee/Andrews. Ulteriori informazioni sono disponibili sul nostro sito web di nozze, www.kickasswedding.,com.

Esempio 3

Brooklyn è piena di luoghi di soggiorno, ma anche per la vostra comodità, blocchi di camere sono state riservate a:
XYZ Hotel
123 First Street, Brooklyn, NY 11201
Riferimento Reyes/Jones di Nozze
Gruppo di tariffa disponibile fino al 1 ° settembre 2019
800-867-5309 / www.xyzhotel.com/brooklyn
Per ulteriori informazioni, si prega di visitare il nostro sito di nozze www.kickasswedding.com.

Finiture

prendere nota sul vostro calendario la data limite per il blocco della camera. Una o due settimane prima, contatta l’hotel e chiedi una copia della tua lista di camere., Se hai tempo ed energia, puoi inviare un promemoria via email a tutti gli ospiti che non hanno prenotato.

Circa due o tre settimane prima del matrimonio, assicurarsi che tutti gli elementi che avete negoziato (cioè, composizioni e aggiornamenti) vengono presi cura di. Se hai prenotato una navetta, ora è il momento di finalizzare i tempi e dettagli. Se stai ospitando un evento pre – o post-matrimonio, confermare tutti i dettagli e conta testa in questo momento.

Se stai distribuendo borse di benvenuto, lasciale uno o due giorni prima del check-in., Ricorda, i pacchetti di benvenuto (se decidi di farli) possono essere semplici come una lettera di benvenuto, una mappa e una guida alle attrazioni (che sono spesso gratuite nei centri turistici). Alcuni dei miei articoli preferiti da includere nelle borse di benvenuto sono un trattamento locale (a New York, pensate bagel o un biscotto in bianco e nero), un po ‘ di aspirina o Alka-Seltzer per post-matrimonio sbornie, e cartoline.

Suggerisco (per scopi pratici) di fornire ai tuoi ospiti una lettera di benvenuto al momento del check-in (molti hotel li stamperanno gratuitamente—basta chiedere!)., Pensa a questo come a tutte le cose che speravi che prestassero attenzione sul tuo sito web di inviti e matrimoni, ribadito. Nella lettera di benvenuto, includere una cronologia degli eventi con indicazioni chiare o informazioni navetta per ogni evento. Suggerisco anche di includere un elenco di attività locali e ristoranti che consigliate. Provate a suggerire le cose che sono entrambi unici per la vostra posizione e facile da raggiungere.

Infine, assicurati che il personale dell’hotel sia informato quanto i tuoi ospiti. Fornisci alla reception diverse copie del tuo programma e qualsiasi informazione sul trasporto, per ogni evenienza!,

Questo post è stato precedentemente pubblicato nell’aprile del 2015.