Le piccole imprese devono essere pagate in tempo per mantenere il flusso di cassa. È importante trovare modi per essere pagati più velocemente. Imprenditore raccomanda di essere chiari su orari di pagamento e costi fin dall’inizio. Una buona comunicazione imposta le aspettative dei clienti e aiuta a ottenere pagamenti più velocemente.
Un modo per farlo è includere una lettera di fattura vincente con la fattura. Una buona lettera fattura imposta un tono professionale ma amichevole che stabilisce quando il pagamento è dovuto e chi affrontare con tutte le domande.,
Il formato di una lettera di fattura deve essere quello di una lettera commerciale standard. In questo articolo, ti guideremo attraverso i passaggi per scriverne uno.
Hai bisogno di un modello di fattura? FreshBooks ha modelli di fattura scaricabili gratuitamente per le piccole imprese per rendere la fatturazione ancora più facile.,
In questo articolo, parleremo di:
- Ottenere un Modello
- Inserisci il Tuo Indirizzo
- Aggiungere la Data
- Includere l’Indirizzo del Destinatario
- Aggiungi un Saluto
- Scrivere il Corpo della Lettera
- Scrivere la Chiusura
- Ricordare gli Allegati
Ottenere un Modello
Per scrivere una fattura lettera per il pagamento, è possibile utilizzare un documento vuoto. Oppure puoi scaricare un modello di lettera commerciale. MS Office ha un semplice modello gratuito che puoi scaricare per Word.,
Apri qualsiasi software di elaborazione testi che preferisci e apri il tuo modello o crea un nuovo documento vuoto.
Inserisci il tuo indirizzo
Salta questo passaggio stampando la tua fattura su carta intestata aziendale.
Se non hai carta intestata, scrivi il tuo nome o il nome dell’azienda e il tuo indirizzo completo (indirizzo, città, stato e codice postale) nella parte superiore della lettera. Allinea il testo a sinistra.,
Formato indirizzo standard:
Nome
Azienda
Indirizzo
Città Stato Codice postale
Ad esempio:
Jenna Michaels
Hollywood Groomers
64 Sunnyside Road Ste 400
Beverly Hills CA 90201
Questa convenzione segue le linee guida del Servizio postale degli Stati Uniti. Si prega di notare che non ci sono punteggiatura e uno spazio tra ogni parola o numero, tranne dove ci sono due spazi tra lo stato e il codice postale.
Aggiungi la data
Aggiungi la data in cui la fattura è stata scritta o completata se hai scritto la lettera per un numero di giorni.,
Usa il formato data americano: mese, giorno, anno.
- Ad esempio: 1 gennaio 2020.
Scrivi la data una riga sotto il tuo indirizzo. Se il tuo indirizzo è lasciato giustificato, anche la data dovrebbe essere a sinistra. Se si sta utilizzando carta intestata, centrare la data, dice il laboratorio di scrittura online Purdue University.
Includere l’indirizzo del destinatario
Aggiungere l’indirizzo del destinatario sotto la data. Includere il nome, il titolo, la società e l’indirizzo del destinatario. Assicurati di includere l’indirizzo, la città, lo stato e il codice postale. Dovrebbe essere lasciato giustificato e una riga sotto la data.,
È meglio includere un nome specifico qui. Imprenditore consiglia di controllare due volte che si suppone di inviare la fattura a. Ciò è particolarmente importante nelle aziende più grandi in cui potrebbe essere necessario inviare la fattura direttamente al dipartimento delle finanze o a terzi assunti per gestire i pagamenti.
Contatta il tuo cliente per discutere chi effettuerà il pagamento, a chi dovrebbe essere indirizzata la tua fattura e chi, se qualcuno, dovresti copiare sulla fattura. Indirizza la lettera della fattura alla persona principale che effettua il pagamento.,
Titoli personali
Quando si aggiunge un nome di contatto, ci si potrebbe chiedere quale titolo utilizzare. I titoli personali standard sono Mr., Ms., Mrs. e Dr.
Le donne possono essere indirizzate come Miss, Mrs. o Ms. In caso di dubbio, usa Ms.
Aggiungi un saluto
Ora è il momento di aprire la lettera. Utilizzare lo stesso nome e titolo personale inclusi nell’indirizzo del destinatario. Includere un saluto sotto l’indirizzo del destinatario.
Se conosci bene il destinatario, puoi usare solo il suo nome. In caso contrario, utilizzare il loro titolo personale e cognome. Aggiungi i due punti alla fine.,
Ad esempio:
- Cara Anne:
- Cara signora Smith:
Non sei sicuro del sesso del destinatario? Va bene includere invece il loro nome completo, come ad esempio:
- Cara Anne Smith:
Scrivi il corpo della lettera
Spazio singolo la tua lettera e sinistra giustifica i tuoi paragrafi. Non è necessario utilizzare un rientro di prima riga. Includere una riga vuota tra ogni paragrafo.
In termini di contenuto, la scrittura dovrebbe essere il più chiara e concisa possibile.
In primo luogo, includere un’apertura amichevole. Ecco un esempio:
- Spero che tu stia bene.,
Quindi, vai dritto al punto:
- Si prega di trovare la fattura allegata per .
- Il vostro ordine di è stato spedito. Si prega di trovare allegata una fattura per questi articoli.
- Si prega di trovare allegata una fattura per .
Ora aggiungi alcuni dettagli di pagamento, come ad esempio:
- Un promemoria dei miei termini di pagamento: il pagamento è dovuto il 20 gennaio 2020. C’è uno sconto del 5% se invii il pagamento in 15 giorni.
- Si prega di inviare il pagamento tramite assegno o deposito diretto.
- Si prega di notare che addebitiamo una tassa di ritardo del 5 per cento a settimana.,
E ‘ meglio elencare il contatto giusto nel caso in cui hanno domande:
- Se avete domande circa la fattura, si prega di contattare al .
- Tornerò in ufficio la prossima settimana se avete domande o dubbi.
- Per questioni di progetto, si prega di contattare al. Per problemi di fatturazione, si prega di contattare a .
Ora aggiungi una linea amichevole:
- Grazie per la tua attività.
- È stato un piacere lavorare con te.
- Non vedo l’ora di continuare a lavorare con voi in futuro.,
- Per favore fatemi sapere se siamo in grado di aiutare di nuovo in alcun modo.
- Apprezziamo l’opportunità di fare affari con te.
E infine:
- Si prega di confermare che questa fattura è stata ricevuta.
Scrivi la chiusura
La chiusura è una riga dopo l’ultima riga del corpo. Solo la prima parola dovrebbe essere maiuscola e una virgola dovrebbe essere aggiunta alla fine. Se viene aggiunta una firma, includere quattro righe vuote tra la firma e il nome.,
Ad esempio:
Grazie,
Jenna Michaels
Menziona gli allegati
Gli allegati, in questo caso la tua fattura, sono anche chiamati allegati. Scrivi “Enclosures” quattro righe sotto la tua chiusura. Puoi semplicemente aggiungere il numero di allegati o elencarli per nome.
Ad esempio:
- Enclosures: 3
- Enclosures: Fattura 001, Disegni preliminari, Modello 3D
La tua lettera di fattura è quasi pronta. Prima di inviarlo, assicurati di correggerlo accuratamente per errori di ortografia o grammatica.,
la Gente anche chiedere:
- Come Scrivere una Lettera di Copertura per una Fattura
- Come Scrivere una e-Mail con la Fattura
Come Scrivere una Lettera di Copertura per una Fattura
Una lettera di copertura per una fattura è essenzialmente una fattura lettera. Segui i passaggi precedenti per scrivere una lettera commerciale professionale.
Ecco alcuni suggerimenti aggiuntivi per scrivere una lettera di presentazione, secondo l’Università del Wisconsin-Madison:
- Dovrebbe essere una sola pagina
- Personalizza la tua lettera di presentazione al cliente. Indirizzo specifici dettagli del progetto e scadenze., Menzionare eventuali ulteriori fatture a venire.
- Evita il gergo. Utilizzare la voce attiva e frasi brevi. Sii chiaro. Trasmettere rispetto per il cliente e professionalità.
- Concentrati sullo scopo della tua lettera: essere pagato. Includere il motivo della fattura e il totale dovuto nel primo paragrafo del corpo della lettera. Includere sempre le informazioni di contatto in modo che un cliente possa risolvere immediatamente eventuali dubbi sulla fattura.
- Ogni paragrafo del corpo dovrebbe essere focalizzato attorno a un singolo punto
- Rileggere il proprio lavoro. Chiedi a un collega o amico fidato di farlo.,
Questo articolo ha suggerimenti su come scrivere una fattura per il lavoro freelance o come una piccola impresa più esempi di testo della fattura.
Come scrivere una fattura e-mail
Ecco come scrivere una e-mail con una fattura allegata. Le email sono spesso molto meno formali delle lettere commerciali, ma dovrebbero comunque essere professionali e ben scritte.
Ecco un esempio:
Ciao,
Si prega di trovare allegata una fattura per .
Grazie per il vostro business. Se avete domande circa la fattura, si prega di contattare a .,
Best,
Questo articolo copre esattamente come inviare una fattura via e-mail.
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