Come scrivere una politica di viaggio aziendale efficace

Come prevedere il budget

L’utilizzo dei dati sul comportamento del viaggiatore e sulle spese precedenti è la chiave per impostare previsioni intelligenti per il budget delle spese annuali. Diversi dipendenti viaggeranno in modi diversi, in luoghi diversi e a frequenze diverse., Tuttavia, avere dati sul costo medio del volo per miglio, così come l’hotel notturno, i costi medi dei pasti e del trasporto a terra, significa che è possibile prevedere e anticipare con precisione il budget delle spese per l’anno a venire.

Impostazione dei limiti di spesa

Per la maggior parte, i viaggiatori d’affari vogliono fare ciò che è giusto per la loro azienda – e molte aziende trovano che dare ai dipendenti il controllo sulla propria spesa può effettivamente ridurre le spese eccessive. Trova una via di mezzo felice dando ai dipendenti il controllo durante l’impostazione dei limiti chiave.,

Ad esempio, le spese dei pasti possono essere impostate come indennità complessiva al giorno, dando al dipendente la scelta di quanto spendere individualmente per colazione, pranzo e cena.

Quando si tratta di prenotare un alloggio, dare ai dipendenti la scelta di una camera standard in qualsiasi hotel di una determinata classificazione a stelle o di un prezzo massimo a notte.

Per il trasporto via terra, una politica di viaggio aziendale dovrebbe chiaramente consigliare ai dipendenti di scegliere il metodo più conveniente considerando il tempo di viaggio. La maggior parte dei viaggiatori d’affari accetterà di essere limitato a volare economia su viaggi a corto raggio.,

Gestione dei reclami di spesa

È importante che i viaggiatori d’affari abbiano un metodo chiaramente definito per reclamare le proprie spese. Chiedi loro di compilare una nota spese per la data, l’importo, la categoria, la posizione e lo scopo commerciale del loro reclamo e decidi se desideri che presentino le ricevute per tutte le loro spese o solo quelle che superano un determinato importo.

Dai ai tuoi dipendenti un lasso di tempo per presentare le spese – questo aiuterà la tua azienda a mantenere un flusso di cassa stabile e preciso., Allo stesso modo, far loro sapere quando si può aspettare il denaro per essere accreditato di nuovo nei loro conti. A seconda dell’importo speso, potrebbe essere una buona idea chiarire chi approverà le loro spese in ogni caso.

Impostazione delle linee guida e delle procedure

Non esiste una politica di viaggio aziendale uniforme. Se la tua politica non si adatta alla natura della tua organizzazione, è improbabile che soddisfi le aspettative dei tuoi stakeholder., Fondamentalmente, la tua politica di viaggio e le tue procedure devono essere adattate alla cultura della tua azienda ed essere flessibili in base alle esigenze dei tuoi dipendenti, dell’industria e dell’economia. Devono anche essere ampiamente diffusi e compresi.

Le tue linee guida e le tue procedure aiuteranno i tuoi viaggiatori d’affari a prendere decisioni nel quadro della tua politica di viaggio aziendale. Dovrebbero includere procedure per tutte le prenotazioni-dopo tutto, è importante che i dipendenti siano chiari su ciò che ci si aspetta da loro in ogni punto del loro viaggio d’affari.,

Potrebbe anche essere necessario includere una sezione sulle conseguenze di non seguire le linee guida e le procedure impostate.

Considerando le procedure di sicurezza

La sicurezza, la sicurezza e il benessere dei dipendenti devono essere al centro di ogni politica di viaggio aziendale. Mentre sono impegnati in viaggi d’affari, i dipendenti sono la vostra responsabilità, quindi è fondamentale la vostra politica ha procedure in atto che possono abilmente rispondere al rischio personale, maltempo o disordini politici in un paese straniero.,

Evidenzia quanto sia importante che i tuoi dipendenti leggano il documento della tua politica di viaggio aziendale per la loro sicurezza e chiariscano cosa devono fare in una situazione di emergenza e chi contattare. Se i tuoi dipendenti volano regolarmente verso paesi ad alto rischio, organizza ulteriori corsi di formazione sulla sicurezza e la sicurezza dei viaggi. Lavoriamo a stretto contatto con SOS internazionale per offrire maggiore assistenza medica e di sicurezza, e mantenere i vostri dipendenti al sicuro sulla strada.

Dai un’occhiata a come altrimenti sosterremo i tuoi dipendenti in ogni fase del loro viaggio.,

Consegna della politica di viaggio ai dipendenti

Una volta scritta la tua politica di viaggio aziendale, devi assicurarti che i tuoi dipendenti la leggano e la comprendano. Se si sceglie di consegnare la politica in un documento stampato, tramite intranet o in una e-mail, ci sono alcuni modi generali per assicurarsi che sia comunicato nel modo più efficace possibile.