Come tenere traccia dell’inventario per i commercianti per la prima volta

Il tuo inventario è il pane e il burro della tua attività. Tu, il tuo personale e i tuoi clienti devono accedervi in qualche modo affinché la tua azienda funzioni correttamente.

La gestione dell’inventario mantiene tutti sulla stessa pagina ed evita confusione. Tuttavia, questo è spesso più facile a dirsi che a farsi. Tenere traccia dell’inventario non è mai semplice; soprattutto se sei un nuovo imprenditore, o si sta attraversando un periodo di rapida crescita.,

Abbiamo messo insieme questo post per aiutarti ad affrontare le complessità della gestione dell’inventario. Ti forniremo raccomandazioni strategiche di alto livello e alcuni suggerimenti rapidi per risolvere problemi comuni. Ti consigliamo anche alcuni strumenti di gestione dell’inventario per provare.

Che cos’è la gestione delle scorte?

A livello di base, la gestione dell’inventario è la pratica di mettere in atto strumenti e sistemi per monitorare quali articoli, ingredienti o beni hai in magazzino e la quantità che hai a portata di mano di ciascuno., Questo ti dirà quali articoli devi riordinare, quando devi farlo e la quantità che devi ottenere, evitando problemi di esaurimento.

Le specifiche esatte di questo processo varieranno tra singole aziende e diversi settori. Considerazioni come le abitudini di acquisto del tuo pubblico di destinazione e le specifiche delle tue relazioni con i distributori porteranno anche a diversi approcci alla gestione dell’inventario. Nonostante tutto ciò, ci sono alcuni concetti generali che sono applicabili su tutta la linea., Rispondi a queste domande per iniziare a costruire una strategia di gestione dell’inventario approssimativa:

• Quanto inventario hai attualmente a portata di mano?
• Quanto inventario stai ordinando?
• Quanto tempo ha bisogno di questo inventario per durare?
• È troppo o troppo poco inventario?
• Hai un inventario adeguato?
• Quale metodologia (first-in, first-out vs just-in-time inventory management) e strumenti (inventory tracking software, POS, o fogli di calcolo) si desidera utilizzare per monitorare l’inventario?,

Ordinare il tuo inventario

Per prima cosa, devi avere l’inventario per gestirlo. Ordinare l’inventario può sembrare un processo scoraggiante, specialmente la prima volta che lo fai, ma non deve esserlo. Rispondere ad alcune domande di base è un ottimo modo per iniziare:

• Quali sono i tipi di articoli che vuoi immagazzinare?
• Quanto di quel prodotto ti aspetti di vendere?
• Quanto velocemente ti aspetti di venderlo?

Queste domande detteranno la quantità e la frequenza dei tuoi ordini., In tal modo, ti aiuteranno anche a regolare il tuo flusso di cassa. Conoscere l’importo medio speso per l’inventario e impostare un obiettivo per quel valore, rende più probabile che rimarrai all’interno delle linee guida del flusso di cassa.

Dovresti anche capire la tua catena di fornitura. Questo ti aiuterà a tracciare il viaggio dei tuoi prodotti dalle materie prime al prodotto finito, così come il modo in cui i prodotti raggiungono i tuoi scaffali e le mani dei tuoi clienti., Piccoli cambiamenti nella domanda del mercato, tra gli altri fattori come il tempo, le nuove normative e la geopolitica, possono scuotere la catena di fornitura e causare un aumento del prezzo delle scorte. I fornitori non organizzati e inaffidabili possono anche aumentare i prezzi, quindi sii consapevole dei fornitori con cui fai affari per avere un controllo migliore sui costi complessivi di inventario e sul livello delle scorte.

Come l’inventario mal gestito influisce sul business

Gestire male l’inventario è come buttare soldi fuori dalla finestra., Gli errori amministrativi, che rientrano nell’ambito della gestione errata dell’inventario, possono rappresentare oltre il 20% della perdita di inventario o del restringimento del commercio al dettaglio registrato da un’azienda. Quando non tieni traccia del tuo inventario non sai quanto hai o quanto stai vendendo in un determinato lasso di tempo. Potresti comprare più del necessario senza rendertene conto o addirittura perdere l’inventario nel disordine di un magazzino disorganizzato. In termini di un ristorante o di servizi di ristorazione, la cattiva gestione dell’inventario di solito significa dover buttare via cibo scaduto o in eccesso.,

Non tenere sotto controllo le tue azioni significa anche che è più facile per le persone rubare da te. Se il furto è dai vostri clienti o i propri dipendenti, le cose potrebbero andare mancanti e non si può mai notare. Mettere in atto misure di sicurezza in aggiunta agli strumenti di gestione dell’inventario per aiutare a fermare questo problema.

VEDI ANCHE: Prevenzione delle perdite: la chiave per fermare il taccheggio

Come fai a sapere se hai troppo o troppo poco inventario?

Sapere quanto inventario si dovrebbe avere a portata di mano può richiedere un certo tempo per capire., All’inizio, è necessario fare alcune ipotesi. Ma dopo che sei stato in attività per alcuni mesi, avrai abbastanza dati per prendere decisioni migliori. Per fare questo nel modo più scientifico possibile, si desidera rivedere le vendite per prestazioni articolo nel vostro sistema POS.

Oltre alla quantità che stai acquistando, ti consigliamo anche di calcolare quanto stai spendendo per l’inventario. Assicurarsi che questo numero si allinei agli standard del settore (oltre a soddisfare le proprie linee guida finanziarie). Ad esempio, i costi del cibo in un ristorante con servizio rapido dovrebbero essere intorno al 25-30%., Se stai spendendo più del 30% sul tuo cibo da solo, devi ridimensionare la quantità di cibo che acquisti da distributori e fornitori, o devi provare a rinegoziare i prezzi che stai pagando.

Troppo poco inventario significa che sono costantemente a corto di elementi. Questo potrebbe essere perché stai ordinando troppo poco, impedendoti di tenere il passo con la domanda. Questo può essere frustrante per i clienti e causare a perdere le vendite. Se diventa una tendenza, i clienti potrebbero anche iniziare a fare acquisti o mangiare altrove., Se il problema è con i vostri fornitori e non voi, quindi una conversazione onesta è il posto migliore per iniziare. Far loro sapere la coerenza con cui avete bisogno di prodotti di nuovo sui vostri scaffali e lavorare insieme a venire con un piano che ha senso per entrambe le parti.

È inoltre possibile monitorare i livelli di inventario e le tendenze di inventario con i report dal tuo POS. Un buon software POS utilizzerà le informazioni raccolte dalle vendite per mostrarti i tuoi articoli più popolari in modo da poter dare la priorità al loro mantenimento in magazzino.,

Come tenere traccia dell’inventario

Una corretta gestione dell’inventario richiede gli strumenti giusti. Il vecchio metodo di carta e penna richiede molto tempo e soggetto a errori. È fondamentalmente lo stesso di sedersi e contare tutte le tue azioni a mano. Documenti possono ottenere facilmente perso o fuori luogo in tutto il trambusto di gestire il vostro business. Utilizzando il moderno software di inventario, un’app di gestione dell’inventario o un sistema POS puoi risparmiare tempo, spazio e alberi. Inoltre, non dovrai preoccuparti di interpretare male qualsiasi scrittura sciatta.,

Gestione dell’inventario con il tuo sistema POS

La stessa funzionalità che troverai nel software di gestione dell’inventario dedicato è integrata nella maggior parte dei moderni sistemi POS. In effetti, al di fuori dell’analisi e della capacità di accettare pagamenti, è probabilmente la ragione principale per ottenere un punto vendita. Un sistema come ShopKeep consente a un piccolo imprenditore di inserire i dati di inventario direttamente in esso. Quindi, man mano che i diversi articoli vengono analizzati e le vendite vengono finalizzate, i conteggi delle scorte si aggiornano automaticamente, consentendo di accedere a informazioni dettagliate sulle scorte in tempo reale.,

Per aggiornare il tuo inventario più rapidamente, usa uno scanner di codici a barre Bluetooth per scansionare gli articoli da un ordine nel tuo sistema POS. Puoi anche impostare i trigger di riordino che ti dicono quando il tuo stock si esaurisce per un articolo in modo da poter effettuare un ordine. Caratteristiche come questa ti aiutano a evitare di rimanere a corto di oggetti popolari e deludere i tuoi clienti.

Una volta che tutto è stato aggiunto al sistema POS, si ha accesso ai report che consentono di capire come il vostro inventario sta eseguendo. Puoi facilmente rispondere a domande come:

• Quali sono i tuoi articoli più venduti?,
• Quali articoli stanno sottoperformando le aspettative di vendita?
• Quanto vale il tuo magazzino?
• Quali elementi hanno il miglior margine di profitto?
• In che modo le prestazioni del mio inventario sono cambiate nel tempo?

Essere in grado di rispondere a queste domande è una grande vittoria per il tuo business. Puoi prendere decisioni più intelligenti, utilizzare meglio il tuo capitale e mantenere la tua attività su un percorso di successo.,

VEDI ANCHE: Tecniche di gestione dell’inventario di base per un business migliore

Stoccaggio dell’inventario

La memorizzazione dei prodotti è importante per tutte le aziende, ma per motivi diversi. Nella vendita al dettaglio, una corretta conservazione mantiene i prodotti puliti, intatti e facili da trovare. Conservare gli indumenti in luoghi asciutti e sui ganci per evitare rughe. Accessori come borse, portafogli e calze dovrebbero essere in contenitori etichettati separati. Si può anche andare oltre con questo mettendo ogni accessorio nel proprio involucro di plastica prima di riporlo via., Questa è una buona pratica per gioielli acquistati alla rinfusa o borse con bordi grezzi e hardware metallico. Questo aiuta a prevenire superfici dure da sfregamento insieme e danneggiarsi mentre sono spostati dallo stoccaggio al piano di vendita.

Anche la scaffalatura è importante. Gli scaffali possono aiutare a organizzare i tuoi prodotti mantenendo pulito il tuo magazzino o lo spazio del magazzino. Date a voi stessi e al vostro personale una stanza dedicata a piedi andando in verticale e assicuratevi che i vostri scaffali siano abbastanza robusti da gestire la quantità di inventario che avete.,

Abbigliamento e altri prodotti in tessuto possono essere danneggiati da topi o altre creature che trovano la loro strada per la vostra area di stoccaggio. Ciò è particolarmente vero se è buio e ci sono scatole che non vengono spostate spesso. La morale della storia? Assicurati di avere protezione contro roditori e insetti. In un’altra nota, i topi possono anche essere un segno che l’inventario è stato seduto per un po ‘ e devi apportare alcune modifiche al tuo catalogo.

Nel servizio di ristorazione è sempre buona norma etichettare il cibo conservato con la data in cui è stato preparato in modo da sapere cosa è fresco e può evitare sprechi., Carni e latticini devono essere conservati a temperature specifiche per evitare che si rovinino. Negli Stati Uniti, le leggi che regolano il modo in cui il cibo deve essere conservato differiscono da stato a stato. Assicurati di verificare con la tua autorità locale per trovare i regolamenti che si applicano alla tua località.

VEDI ANCHE: 9 Motivi per cui le piccole imprese falliscono (e come evitarlo)

Gestire il tuo inventario Andando avanti

Ora che hai messo in atto gli strumenti appropriati, le cose importanti rimangono così., Come abbiamo accennato, un sistema POS con strumenti di gestione dell’inventario adeguati ti farà risparmiare ore e ore in magazzino per tracciare ordini e inventario con il tuo volto in un foglio di calcolo. Tuttavia, c’è di più nel monitoraggio dell’inventario rispetto agli SKU su uno schermo.

Essere fermi sulle tue politiche di sicurezza assicura anche che le cose non vengano rubate. Ma spetta a voi come un piccolo imprenditore di prestare attenzione a ciò che sta succedendo nel tuo negozio per evitare eventuali problemi di ritiro al dettaglio. Se stai guardando i rapporti e vedi cose che non hanno senso, assicurati di agire il più rapidamente possibile.,

Per dare un’occhiata all’interno di come un vero proprietario di boutique al dettaglio gestisce il proprio inventario giorno per giorno, dai un’occhiata al video qui sotto dal vlogger e proprietario di boutique Alli Schultz.

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L’enorme quantità di lavoro necessario per monitorare con precisione il vostro inventario può essere una delle principali fonti di stress per i rivenditori nuovi o occupati. Ma non deve esserlo per forza., Tenete a mente che tutto questo è un processo e ci vorrà del tempo, così come alcuni tentativi ed errori, prima di trovare i sistemi che funzionano per voi. Con il duro lavoro, la perseveranza e gli strumenti di gestione dell’inventario giusti, le operazioni quotidiane andranno a posto.