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Come scrivere un chiaro business memo

Quando è necessario aggiornare i tuoi colleghi su informazioni importanti o fare un annuncio al vostro posto di lavoro, un business memo può essere un modo ideale per affrontare un pubblico specifico in un contesto formale.,

Guarda il video qui sotto per imparare a scrivere un memo aziendale.

Le basi di un memo aziendale

Mentre i memo aziendali e le e-mail possono apparire simili all’inizio, un memo presenta alcune differenze chiave. I memo sono solitamente più formali delle e-mail e vengono spesso utilizzati quando è necessario dare al messaggio un aspetto più ufficiale. Essi possono anche essere stampati e distribuiti ovunque questo messaggio avrebbe il maggior impatto.

I memo possono essere indirizzati a una singola persona o a un gruppo, quindi personalizza il tuo messaggio per riflettere le preoccupazioni del tuo pubblico., Come con qualsiasi documento aziendale, rimani sempre professionale ed educato, anche se devi affrontare un argomento negativo. Un memo ufficiale non è un posto dove individuare qualcuno in modo critico, quindi concentrati sui fatti e sui piani costruttivi per il futuro.

Scrivere un memo aziendale

I memo aziendali di solito iniziano con una sezione di intestazione che elenca i destinatari e altri dettagli nel seguente formato:

• A: Includere il nome e il titolo di lavoro di ciascun destinatario (ad esempio, Miranda Lawson, Director of Marketing)., Se si sta indirizzando un gruppo designato, tuttavia, è sufficiente indicare il nome del gruppo (ad esempio, Reparto contabilità).
• Da: Includi il tuo nome e titolo.
• Data: scrivere la data completa (ad esempio, 30 giugno 2017).
• Soggetto: Rendere il soggetto breve e descrittivo.

La maggior parte dei memo aziendali salta il saluto (come “Saluti, signora Lawson”) e entra immediatamente nel testo del corpo. Ogni volta che inizi un paragrafo in un memo, metti sempre il punto principale di quel paragrafo prima, in quanto ciò rende la tua scrittura diretta e facile da seguire.,

Generalmente, i memo non includono un addio (come “Sinceramente, Tonya”), ma potrebbe essere appropriato a seconda del tuo messaggio o dello stile della tua azienda. Se si include un addio, renderlo breve.

Revisione

Come discusso nella lezione Business Writing Essentials, la revisione è vitale per qualsiasi documento di qualità. Leggi la tua scrittura per tagliare materiale non necessario, chiarire i tuoi punti principali e correggere la grammatica e gli errori di fatto. E prima di inviare il tuo memo al tuo pubblico, prendi in considerazione il feedback di un collega per assicurarti che il tuo messaggio sia efficace e professionale.,

Esempi di memo aziendali

Esploriamo alcuni memo aziendali per vedere questa lezione in azione. Inizieremo con un esempio di un memo scritto male.

L’esempio di cui sopra non è accettabile. Il corpo non è chiaro e vagante, non c’è una riga dell’oggetto e il punto principale di ogni paragrafo è difficile da trovare. Il messaggio stesso è anche incredibilmente poco professionale, soprattutto perché chiama una sola persona in modo negativo.

Ora diamo un’occhiata a un esempio più forte.

Questo è molto meglio!, Il corpo è conciso e chiaro, e il punto principale è la prima frase in ogni paragrafo. C’è anche una forte linea tematica, e il messaggio rimane professionale nonostante la condivisione di notizie negative.

Che tu stia dettagliando una nuova modifica della politica o aggiornando il personale su una nuova procedura, i memo aziendali sono un modo efficace per distribuire le informazioni tra i tuoi colleghi. Mentre pratichi e studi, i tuoi memo diventeranno più efficienti e levigati.