TechnologyAdvice Guida del compratore al software di contabilità
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To find the perfect accounting software for your business, use the Product Selection Tool by clicking on the banner at the top of this page., Dopo aver risposto ad alcune domande, si otterrà un breve, elenco imparziale di fornitori che soddisferanno le vostre esigenze.
- Che cos’è il software di contabilità?,
- Top software di contabilità fornitori
- Categorie di software di contabilità
- caratteristiche principali del software di contabilità
- i Vantaggi del software di contabilità
- software di Contabilità sfide
- Tipi di aziende che fanno uso di software di contabilità
- software di Contabilità tendenze del mercato
- Creazione di esecutivi di buy-in
- Scegliere il miglior software di contabilità
- Ottenere suggerimenti per il miglior software di contabilità
che Cosa è il software di contabilità?,
Il software di contabilità è una versione elettronica del libro mastro generale di un contabile che mantiene anche i tuoi libri accurati, organizzati e ricercabili. Ricavi, spese, attività e passività vengono registrati e monitorati digitalmente per mantenere un quadro completo della salute finanziaria della tua azienda. Questa tecnologia può assumere varie forme e offrire una miriade di funzionalità in base alle esigenze di una particolare attività o industria. Tuttavia, la maggior parte dei sistemi di contabilità condividono caratteristiche e funzionalità simili., Il miglior software di contabilità assiste le aziende con processi come il libro paga,i conti da pagare e i crediti.,
Categorie di software di contabilità
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> Core contabilità
Core software di contabilità mantiene la società di contabilità generale e svolge conti attivi e passivi, base del deposito fiscale funzioni, e riconciliazione bancaria. Con queste funzioni, le aziende possono migliorare la propria organizzazione e andare oltre il semplice tracciamento degli account su carta o in un foglio di calcolo.,
La combinazione di queste funzionalità offre vantaggi alla società, tra cui reporting consolidato, archiviazione fiscale più semplice e visione più approfondita e controllo sul denaro della società. I sistemi di contabilità di base sono disponibili in entrambe le versioni cloud-connected e on-premise, in modo da poter scegliere la giusta misura per la vostra azienda. Il software di contabilità di base connesso al cloud consolida i dati in tempo reale da fatturazione, ecommerce, POS e altri dati online come estratti conto bancari per fornire una migliore visibilità sui tuoi account.,
Payroll
Il software Payroll può essere combinato con strumenti di contabilità generale o eseguito come software separato best of breed. I team che cercano il miglior software per le buste paga dovrebbero cercare un sistema che si integri o includa il software di presenza e orario, automatizzi le buste paga per i lavoratori salariati e orari e sia conforme agli statuti fiscali e normativi per le sedi dell’azienda.,
ERP
Enterprise Resource planning (ERP) software è uno strumento ricco di funzionalità che combina molte categorie di software di contabilità, tra cui core accounting, inventario, e-commerce, supply chain management, e anche soluzioni di business intelligence. Molte aziende possono centralizzare tutti i loro dati finanziari in un unico sistema ERP completo, fornendo una migliore organizzazione e una maggiore funzionalità.
Grazie alla sua ampia funzionalità, il software ERP potrebbe non essere adatto a tutte le aziende, poiché spesso ha un prezzo più alto rispetto al software di contabilità di base., Per le aziende in crescita, alcune applicazioni integrate best of breed sono probabilmente un’opzione migliore di un complesso sistema ERP.
Fatturazione e fatturazione
Apparentemente semplice in teoria, la fatturazione e la fatturazione possono essere complicate e frustranti se non si hanno gli strumenti giusti. Il software di fatturazione e fatturazione gestisce la complessa ginnastica contabile eseguita da molti reparti di contabilità fornitori e crediti. I migliori strumenti di fatturazione e fatturazione sono disponibili in tutti i livelli di complessità, ma la maggior parte offre la possibilità di automatizzare le attività precedentemente manuali e ridurre gli errori di inserimento manuale., Questi strumenti vengono come parte di un software di gestione finanziaria più grande o possono essere trovati in standalone best of breed opzioni. Se stai ricercando strumenti di fatturazione e fatturazione best of breed, cerca le opzioni che si integrano con gli altri software di contabilità, vendite e quote to cash utilizzati dalla tua azienda.
Contabilità di progetto
Il software di contabilità di progetto semplifica progetti complessi, interdipartimentali o interaziendali con risorse sensibili e allocazioni di capitale., Fornendo strumenti di tempo e di spesa, gestione delle risorse umane e materiali e funzionalità di fatturazione e fatturazione accanto alla gestione e all’analisi delle attività di gestione dei progetti, gli strumenti di contabilità dei progetti colmano il divario tra gli strumenti di gestione dei progetti orientati alle attività di base e il software di contabilità di base.
Caratteristiche principali del software di contabilità
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Indipendentemente dal tuo settore o modello di business, le migliori soluzioni di contabilità offrono le seguenti caratteristiche o funzionalità standard.,
Contabilità fornitori/crediti
Come caratteristica più comunemente utilizzata di qualsiasi soluzione contabile, la gestione elettronica e il tracciamento di A/P e A / R è inclusa in ogni sistema con diversi livelli di automazione. Le funzioni contabilità fornitori tengono traccia dei pagamenti a fornitori, fornitori e altri esborsi finanziari per garantire che i pagamenti siano tempestivi. La funzione accounts receivable include fatturazione, fatturazione e raccolte per aiutarti a tenere traccia dei pagamenti mancanti.
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- Quale software di contabilità è giusto per il tuo business?,
- Scopri ora
Asset management
Il monitoraggio elettronico e la realizzazione dei costi di ammortamento per i beni materiali di un’azienda è una funzione importante della maggior parte dei sistemi contabili. Mentre meno importante per le imprese senza costosi beni di capitale come macchinari di produzione, veicoli o altre forme di proprietà, impianti e attrezzature (PP&E), le imprese manifatturiere hanno bisogno soprattutto di questi strumenti.,
Riconciliazione bancaria
La chiave per automatizzare molte delle vostre funzioni di contabilità è quello di collegare il software direttamente con il vostro istituto finanziario. Ciò consente di riconciliare le transazioni registrate con i record della banca per i conti di credito, controllo o risparmio della società. La maggior parte dei sistemi include report predefiniti per la chiusura di fine mese e fine anno per semplificare la riconciliazione.,
Cash management
Anche se molte aziende oggi stanno gestendo meno contanti—o nessuno a tutti—gestione di cassa della vostra azienda o equivalenti di cassa è una funzione chiave di tutti i software di contabilità e uno che è necessario per preparare il rendiconto standard dei flussi di cassa rapporto. Molti sistemi di contabilità semplificano anche la gestione di più valute convertendo automaticamente le transazioni estere nella valuta utilizzata dalla tua azienda.,
Contabilità dipartimentale
La maggior parte dei software di contabilità best-of-breed offre supporto per la registrazione di transazioni in più uffici, filiali o divisioni. Ciò consente di trattare ciascun sottoinsieme come una propria entità su carta, mantenendo tuttavia una visione completa a fini fiscali e di reporting.
Gestione del tempo e delle spese
Oltre a monitorare le spese aziendali tramite conti da pagare, la maggior parte delle soluzioni contabili offre un’area separata per il monitoraggio delle spese e dei rimborsi dei singoli dipendenti., Ciò include la possibilità di conciliare le spese con vari progetti e budget dipartimentali.
Le funzionalità di gestione del tempo e delle spese sono fondamentali per ridurre gli errori di contabilità manuale favorendo i sistemi cloud e digitali rispetto alle schede attività cartacee. Software Time clock genera timestamp digitali sulla base di orologio dipendente in / out dati e combina automaticamente le ore e paga di conseguenza. Questa automazione riduce la possibilità di errori di inserimento e la quantità totale di tempo impiegato dai contabili per l’inserimento dei dati.,
Segnalazione
Oltre a registrare elettronicamente le transazioni, il motivo più citato per l’acquisto di software di contabilità è la funzione di segnalazione automatica. Ci sono modelli per conto economico, profitti e perdite, dichiarazione dei redditi, e anche saldi in sospeso. La segnalazione è un ottimo modo per essere sicuri di sapere esattamente cosa sta succedendo con i tuoi account e può apportare correzioni non appena qualcosa va storto.,
Budgeting e forecasting
Fondamentale per l’azienda lungimirante, gli strumenti di budgeting e forecasting forniscono alle aziende informazioni sulle loro entrate e abitudini di spesa passate per aiutarle a utilizzare meglio le loro risorse e pianificare il futuro successo finanziario. I migliori strumenti di contabilità possono sfruttare i dati dei record finanziari per creare intuizioni intelligenti che giudicano con precisione il potenziale di guadagno di un’azienda. Questi strumenti consentono ai livelli C e ai team di vendita di costruire obiettivi di guadagno migliori. Alcuni includono anche l’intelligenza artificiale e l’apprendimento automatico per migliorare queste previsioni.,
Vantaggi del software di contabilità
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Questi vantaggi del software di contabilità possono avere effetti di vasta portata su tutti i sistemi finanziari dell’azienda.
Risparmio di tempo
Il cambiamento più immediato che molte aziende notano quando passano da libri contabili o fogli di calcolo al software di contabilità è una notevole riduzione del tempo trascorso a entrare e bilanciare libri contabili. Quando si confrontano i sistemi del libro paga, dare la priorità a quelli che si connettono direttamente a conti bancari, carte di credito e conti di investimento e trasferiscono i dati finanziari senza l’intervento umano., Ciò cambia il lavoro del contabile da record-keeper a fondi approvatore e può consentire al contabile più tempo per aiutare la strategia finanziaria diretta.
Riduzione degli errori di inserimento manuale dei dati
I sistemi di contabilità di oggi riducono la quantità di documenti necessari per gestire sufficientemente il dipartimento finanziario di qualsiasi azienda., Cercare queste caratteristiche o collegamenti a tali applicazioni incluse direttamente nel software:
- Fatturazione
- il Tempo e la frequenza
- Citazione di cassa
- istituzioni Finanziarie
- la conformità alle Normative
- la conformità Fiscale e presentazione
in Maggiore considerazione la visibilità di tutti i portatori di interesse interni
in Alto a strumenti di rilevazione del danno visibilità finanziario funzionamento di una società per commercialisti, dirigenti e team di gestione., Ogni team può utilizzare i dati in modo diverso, sia all’interno del software di contabilità o esportati in software di business intelligence, quindi è importante che abbiano tutte le informazioni di cui hanno bisogno.
Sfide del software di contabilità
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Queste sono sfide che potresti incontrare se scegli un software di contabilità che non è adatto alla tua azienda. Considerare questi come si confronta software di contabilità.,
Supporto multi-valuta e multi-paese con conformità fiscale e normativa
Alcuni sistemi contabili sono costruiti solo per gestire le finanze all’interno di un paese specifico o in poche valute selezionate. Le aziende che spesso fanno affari in due o più paesi o in una valuta separata dovrebbero cercare uno strumento di contabilità che soddisfi tali requisiti.,
Quando si confronta il software di contabilità, verificare che il software supporti le normative multi-valuta e multi-paese, nonché le normative fiscali locali e finanziarie, in modo da poter utilizzare quelle preziose funzioni fiscali senza molto intervento manuale. Se non lo fanno, è necessario inserire le informazioni di scambio a mano che potrebbe portare a errori.
Sicurezza dei dati
I tuoi registri contabili sono dati preziosi e devono essere protetti. Sebbene i registri cartacei non siano hackerabili, non sono protetti da tutti all’interno della tua organizzazione., Software di contabilità fornisce una maggiore sicurezza dei dati per il vostro business.
Il cloud computing offre più sicurezza per i software di contabilità rispetto ai registri cartacei perché possono essere protetti da password e i team possono assegnare ruoli utente granulari per garantire che le persone giuste abbiano il giusto accesso ai dati finanziari giusti. Il miglior software di contabilità cloud fornisce anche la sicurezza fisica dei database offsite, backup automatici dei dati e crittografia dei dati per proteggere i dati finanziari dell’azienda.,
Reporting e analisi
Senza i dati giusti, può essere difficile sapere esattamente dove si trovano i tuoi account e ancora più difficile prendere decisioni e previsioni di budget. Quando si cerca un software di contabilità, è necessario cercare strumenti che offrano funzionalità di reporting e analisi approfondite.,
Oltre a fornire funzionalità di esportazione al software di business intelligence che offre agli stakeholder una visione a spettro completo di come i dati finanziari dell’azienda influenzano l’ambiente aziendale generale, molti strumenti software di contabilità forniscono anche reporting dashboard e analisi finanziaria direttamente nello strumento. Queste funzionalità aiutano i contabili e i contabili a tenere traccia della spesa rispetto al reddito, delle fatture in sospeso e di altri KPI critici per la salute finanziaria dell’azienda.,
Tipi di aziende che utilizzano software di contabilità
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Il software di contabilità è disponibile in quasi tutte le forme e dimensioni che esistono tipi di società. Questi sono i principali tipi di aziende che utilizzano strumenti contabili per gestire i propri conti finanziari.
- Contabilità commerciale: Il tipo più comune, il software di contabilità commerciale viene utilizzato sia da privati che da aziende a scopo di lucro per gestire transazioni,azioni, ecc., Software di contabilità commerciale è spesso best-of-breed software progettato per le PMI, le imprese di medie dimensioni, e le grandi aziende che non si occupano di complicati requisiti normativi o fiscali.
- Contabilità senza scopo di lucro: il software senza scopo di lucro è adattato per le esigenze specifiche delle organizzazioni senza scopo di lucro. A volte chiamato “software di contabilità dei fondi”, aiuta a gestire sovvenzioni, transazioni esenti da imposte e i severi requisiti di reporting che la maggior parte delle organizzazioni non profit deve affrontare.,
- Contabilità aziendale: la maggior parte delle soluzioni di contabilità aziendale sono progettate per le entità che operano a livello internazionale, il che significa che devono gestire la conformità normativa e fiscale con requisiti ampiamente diversi. Spesso, il software di contabilità aziendale viene distribuito come ERP. Teoricamente, una soluzione di contabilità a livello aziendale potrebbe essere necessaria per un’organizzazione senza scopo di lucro.
Questi tre tipi di software di contabilità vengono utilizzati nei seguenti principali tipi di business., Quando si confrontano gli strumenti di contabilità per il vostro business, cercare un sistema di contabilità che si adatta alle vostre esigenze particolari, la complessità dei record finanziari, e requisiti di funzionalità.
Società di contabilità
Società di contabilità forniscono servizi finanziari in outsourcing per le imprese di tutte le dimensioni che non hanno un reparto di contabilità in-house. Le aziende possono richiedere alle aziende di utilizzare il loro software di contabilità preferito o richiedere l’accesso al registro generale della società., Alcuni software di contabilità è stato progettato per l’uso agenzia, mentre altri software richiederà una nuova licenza per ogni azienda, il che rende più costoso per le agenzie che gestiscono più di una società.
Piccole imprese e organizzazioni non profit
Le piccole imprese troveranno maggiore visibilità finanziaria e più facile riconciliazione record quando si passa da fogli di calcolo a un libro mastro generale o software di contabilità di base., Le piccole imprese di solito non iniziano con un contabile che lavora in-house, ma i proprietari di aziende che gestiscono i conti della società senza assistenza troveranno che gli strumenti di contabilità di base con funzionalità aggiuntive disponibili come il libro paga e la fatturazione possono alleviare il loro dolore. Questi sistemi collocano funzionalità di contabilità finanziaria standard del settore dietro le interfacce user-friendly, facilitando la transizione quando il team decide di contrarre con un contabile esterno o portare un professionista finanziario dedicato in-house.,
Aziende e organizzazioni non profit in crescita e di medie dimensioni
Un business in crescita ha un potenziale e speranze di espansione futura, che può essere fonte di confusione quando si acquista software di contabilità. Questi team hanno bisogno di una maggiore funzionalità e la possibilità di aggiornare rapidamente, ma senza l’onere finanziario di acquistare una soluzione aziendale completa che richiede il pagamento per le funzionalità che non utilizzano ancora.
Alcune aziende di medie dimensioni e in crescita potrebbero scoprire che un ERP progettato per le aziende di medie dimensioni si adatta alle loro esigenze fornendo al contempo l’opportunità di espansione in futuro., Altri team possono decidere di mettere insieme uno stack software finanziario costruito con software best of breed che condivide i dati tramite API. Un attento confronto tra le funzionalità disponibili, i componenti aggiuntivi e i prezzi può aiutare a chiarire queste scelte, così come le raccomandazioni per il miglior software di contabilità per le tue esigenze.
Imprese e multinazionali
I requisiti specifici delle organizzazioni aziendali e multinazionali includono requisiti normativi multi-valuta e multinazionali, supply chain, produzione e esigenze di business intelligence., Le aziende grandi o complesse dovrebbero cercare uno strumento di contabilità completo o ERP che soddisfi il maggior numero possibile di requisiti. Alcune aziende aziendali possono anche scegliere di lavorare con un fornitore per personalizzare la loro soluzione ERP per garantire che abbia le funzionalità di cui hanno bisogno.
Il software di contabilità enterprise-ready automatizzerà e riunirà molte delle attività finanziarie dell’azienda: fattura, supply chain, franchising, gestione della produzione e molto altro., Questi sistemi includeranno anche preziosi strumenti di analisi contabile che aiuteranno a budgeting e forecasting e migliorare lo stato finanziario complessivo dell’azienda.
Tendenze del mercato del software di contabilità
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Il mercato del software di contabilità è affollato e diversificato e cresce ogni giorno di più., Mentre il mercato è stato a lungo dominato da soluzioni basate su server on-premise di Peachtree, SAP, QuickBooks e altre grandi aziende di sviluppo software, le nuove aziende con caratteristiche e funzioni specifiche del settore stanno portando nuovi prodotti sul mercato su base apparentemente mensile.
Questi nuovi e agili sistemi di contabilità utilizzano interfacce user-friendly che imitano le app e i software di consumo tradizionali, forniscono un facile accesso all’automazione e alle funzionalità basate sull’IA e incoraggiano l’adozione delle piccole imprese con bassi abbonamenti mensili., Ciò ha notevolmente influenzato il software di contabilità generale e il mercato della consulenza: i sistemi legacy ricchi di funzionalità tendono a sembrare più ingombranti e più difficili da implementare, le piccole imprese mettono in discussione il prezzo dei sistemi legacy e i contabili che utilizzano gli strumenti di contabilità più recenti possono ruotare dalle attività contabili quotidiane standard alla più preziosa consulenza,
I cambiamenti tecnologici che contribuiscono all’evoluzione del mercato dei software di contabilità
I moderni strumenti di contabilità utilizzano la grande quantità di dati finanziari che raccolgono per creare visualizzazioni di dati che chiariscano lo stato finanziario dell’azienda senza ricorrere a fogli di calcolo. Molti di questi strumenti includono anche l’analisi dei dati che fornisce approfondimenti sulle strategie future per migliorare le entrate, ridurre il debito e rimanere sul budget.,
- Driver di eventi: un nuovo uso di strumenti di analisi dei dati e di intelligenza artificiale, i driver di eventi riconoscono le opportunità contabili all’interno dei dati aziendali e suggeriscono miglioramenti al rappresentante contabile. I driver degli eventi potrebbero migliorare le previsioni, i risparmi fiscali o la crescita dei ricavi.
- Contabilità collaborativa: la contabilità collaborativa è in circolazione da un po ‘ e può aiutare molte aziende a trovare opportunità finanziarie creative all’interno dei loro dati., Questo è diventato ancora più facile con la consumerizzazione di messaggistica istantanea, accesso remoto all’account e software di videoconferenza che consente a due o più parti di collaborare durante la visualizzazione dello stesso libro mastro nel cloud.
- Mobile accounting e accesso remoto: tutto il digitale si sta spostando anche su mobile, incluso il software di contabilità. Il software di contabilità mobile consente ai team remoti, dispersi, sul campo e di piccole imprese di accedere ai propri dati finanziari da smartphone, tablet o moduli desktop., E questi team non devono preoccuparsi della sicurezza, poiché la tecnologia cloud che esegue questi strumenti dovrebbe fornire la crittografia dei dati end-to-end in transito e a riposo.
- Sicurezza dei dati: il lancio del 2018 delle regole sulla privacy dei dati GDPR dell’UE ha portato i dati e la sicurezza finanziaria in prima linea nelle menti di molte aziende. Il miglior software di contabilità per 2018 e oltre includerà crittografia, sicurezza del database, ruoli utente personalizzabili e altre funzionalità di sicurezza per proteggere i dati finanziari dell’azienda e quelli dei loro clienti.,
Creazione di executive buy-in
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Se stai guidando l’iniziativa sull’approvvigionamento di software, dovrai creare un caso convincente per gli stakeholder aziendali su tutti i vantaggi che la nuova soluzione offrirà. Qui di seguito sono alcuni punti di discussione su misura per i dirigenti specifici per aiutarvi a iniziare.
CFO
Il tuo CFO è la persona più importante che dovrai convincere., Probabilmente saranno pesantemente coinvolti nel nuovo sistema, quindi dovrai assicurarti che offra un significativo aggiornamento delle funzionalità e un prezzo inferiore rispetto al tuo software attuale. Se stai pagando un contabile esterno per gestire i tuoi libri, calcola i risparmi sui costi che lo spostamento della contabilità in-house con una nuova soluzione avrà.
CEO
Il tuo CEO, come il CFO, si occuperà dei dollari e dei centesimi di questo sforzo di approvvigionamento. Quante ore di lavoro risparmierà il nuovo sistema?, Come saranno i processi di chiusura del mese, del trimestre o di fine anno e quanto tempo ci vorrà per ottenere tali rapporti? Assicurati che il CEO e il CFO siano d’accordo perché, senza di loro, sarà difficile rendere il tuo caso allo stakeholder finale.
CTO
Il CTO probabilmente non si preoccupa delle caratteristiche o delle funzionalità della soluzione di contabilità selezionata, purché possa essere facilmente integrata con il resto dello stack tecnologico. Cerca soluzioni che offrano un’API aperta e una solida base di conoscenza online., Si dovrebbe anche cercare di trovare un software che condivide un quadro tecnico simile come gli altri sistemi mission-critical come il CRM.
Scegliere il miglior software di contabilità
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Prova
Per capire veramente che il software di contabilità è meglio per la vostra azienda prima di acquistare, cercare fornitori di software che sono disposte a farvi sbirciare dietro la tenda con una prova gratuita., Con un’applicazione complicata come il software di contabilità, ti consigliamo di cercare una prova che ti fornirà abbastanza tempo per inserire alcuni dati di esempio, avere un’idea delle principali funzionalità e testare la facilità d’uso. Una prova gratuita può essere la differenza tra la scelta di un software di contabilità che soddisfa le vostre esigenze e spendere tutto il vostro tempo formulando soluzioni alternative per le aree problematiche.
Casi di studio e rinvii
Software di contabilità rappresentanti di vendita e siti web di marketing possono dirvi tutto sui vantaggi che il loro software fornisce, ma dove è la prova?, I migliori fornitori di software di contabilità saranno in grado di mostrare il loro valore tramite casi di studio e rinvii agli utenti attuali. Se non hai accesso al feedback degli utenti e ai calcoli del ROI nella vita reale, non aver paura di chiederlo.
RFP
Il team di selezione del software dovrebbe formulare una richiesta di proposte (RFP) all’inizio del processo di selezione e averla pronta per essere inviata ai fornitori di software di contabilità che ti interessano., Un buon software RFP dovrebbe contenere:
- Obiettivi aziendali specifici che il tuo team vorrebbe raggiungere con questo software
- Un elenco di funzionalità indispensabili e piacevoli da avere che stai cercando
- Un elenco di requisiti industriali specializzati o normativi che questo software dovrà soddisfare.
Ottieni consigli per il miglior software di contabilità
Ecco dove entriamo in gioco. A TechnologyAdvice, siamo specializzati nel collegare le aziende con la tecnologia di cui hanno bisogno per crescere., Ricevi consigli, leggi le recensioni e sfoglia i prodotti per i migliori strumenti di contabilità per la tua attività, tutto qui a TechnologyAdvice.com.
Se sei pronto a far decollare la tua ricerca, usa lo strumento di selezione del prodotto nella parte superiore della pagina per ottenere un elenco di consigli personalizzati in base al settore, al caso d’uso e / o alle funzionalità desiderate.
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