Corporate Credit Card Policy Guidelines & Best Practice [+Sample]/Lola

Corporate finance leader e chief financial officer, soprattutto alle imprese in crescita, hanno il difficile compito di impostare la prima politica di carta di credito aziendale della loro azienda. È spesso il caso che tutti hanno le carte aziendali dei dipendenti-o nessuno lo fa.

Ma dove dovrebbe essere tracciata la linea per chi dovrebbe e non dovrebbe avere biglietti da visita dei dipendenti? Come possono i team finanziari risolvere il rischio e l’ipergrowth allo stesso tempo?,

Corporate credit card policy best practice

Prima di emettere carte aziendali ai dipendenti o portarli via tutti, prendetevi il tempo per definire l’approccio della vostra azienda alla gestione del rischio finanziario. Dovrai considerare la tolleranza della tua azienda per il rischio rispetto alla necessità di garantire flessibilità ai dipendenti e ridurre l’attrito. In definitiva, si consiglia di utilizzare software di gestione della spesa come Lola.com per aiutare a bilanciare il controllo con agilità.

Quando crei la tua politica, considera quattro domande chiave:

Chi ha accesso alle carte di credito aziendali?,
Quali sono i limiti di spesa o di credito?
Qual è il processo di rendicontazione delle spese?
Come si possono ridurre gli acquisti fuori politica?

Prima di emettere carte aziendali ai dipendenti o portarli via nel tuo nuovo ruolo finanziario, prenditi il tempo necessario per definire le best practice della tua azienda per la gestione del rischio finanziario. Ti forniamo le domande da porre ed esempi di politiche di carte aziendali al fine di crearne una che funzioni per la tua azienda.,

Quando crei la tua politica, considera quattro domande chiave:

Chi ha accesso ai biglietti da visita dei dipendenti?
Quali sono i limiti di spesa o di credito?
Qual è il processo di rendicontazione delle spese?
Come si possono ridurre gli acquisti fuori politica?

Decidi chi riceve le carte aziendali

Per prima cosa devi pensare a chi nella tua azienda può avere accesso a una carta aziendale. Ecco alcune opzioni politiche di esempio:

Tutti i dipendenti ricevono una carta aziendale. Questa politica riduce l’attrito ma aumenta il rischio di uso non autorizzato., Un one-size-fits all approccio potrebbe non effettivamente misura la vostra azienda.
Solo i dipendenti con determinati livelli di anzianità ottengono una carta aziendale. Ad esempio, si potrebbe dare a tutti i direttori esecutivi e il personale amministrativo una carta aziendale. Il rischio è basso in questo caso perché l’uso della carta della carta è limitato, ma l’attrito è alto se i membri del team senza accesso a una carta devono effettuare un acquisto e devono passare attraverso un collega che ne ha uno. Tuttavia, utilizzando il software di gestione delle spese, i dipendenti potrebbero richiedere carte virtuali monouso per questi acquisti.,
Tutti i dipendenti hanno accesso a una carta aziendale, ma solo per determinate attività o scopi commerciali. Si potrebbe emettere le carte dei dipendenti su una base come necessario. Questa politica potrebbe funzionare se un membro del personale che normalmente non ha bisogno di fare acquisti per conto della società va in viaggio d’affari o acquista forniture per una riunione. Con il software di gestione delle spese end-to-end, è possibile emettere una carta virtuale monouso ai dipendenti in modo che possano effettuare acquisti solo quando necessario. Ciò mantiene bassi il rischio e l’attrito perché il personale può accedere alla propria carta aziendale virtuale da un dispositivo mobile.,

Gestisci le spese aziendali impostando restrizioni

Successivamente devi decidere su cosa possono spendere quelli all’interno del programma card e quanto possono spendere.

Considera gli acquisti consentiti

Quindi per cosa possono i dipendenti utilizzare le loro carte aziendali? Ecco le idee per gli acquisti di carte aziendali consentiti da includere nella tua politica del titolare della carta:

Software
Pubblicità (materiale promozionale,inserzioni digitali, ecc.)
Forniture per ufficio
Pasti e intrattenimento
Trasporti locali (ad es., gas per raggiungere una riunione locale del cliente)
Spese di viaggio (camere d’albergo,biglietto aereo, noleggio auto, ecc.)

A seconda del business, anche alcune restrizioni nella politica potrebbero avere senso. Se la definizione della società di spese personali vs spese aziendali è sfocata, vale la pena considerare. Molte politiche hanno delineato restrizioni contro anticipi di cassa, anche se questo potrebbe sembrare un confine ovvio per alcuni.,

Tieni presente che il software di gestione delle spese consente di limitare gli acquisti da parte di determinati tipi di commercianti e per reparto, in modo che solo il team di marketing possa effettuare acquisti pubblicitari, ad esempio.

Assicurati che la tua politica non tralasci la gestione delle spese di coda. La spesa di coda consiste in spese minori che in genere non vengono gestite perché potrebbero non rientrare in una specifica categoria di spesa. Queste spese apparentemente minori possono aggiungere fino al 20% della spesa totale. Senza controllo della spesa, gli acquisti di coda-end possono prendere un pedaggio sul bilancio.,

Imposta limiti di spesa

Quanto possono spendere i titolari di carta aziendali? Di nuovo, puoi basare questi limiti giornalieri o mensili sulla tua politica T&E. Forse i dipendenti possono spendere fino a $50 al giorno per i pasti per i viaggi e $300 per gli hotel.

In alternativa, potresti avere limiti di spesa a più livelli, o eccezioni, in base all’anzianità. Forse si potrebbe permettere il vostro C-Suite di spendere più di $300 su una camera d’albergo, mentre tutti gli altri possono spendere fino a tale importo.,

Sapevi che le migliori carte aziendali possono aiutarti a far rispettare i limiti delle carte (e raddoppiare come biglietti da visita rewards)? Ne parleremo piu ‘ tardi.

Definire un processo di approvazione

Si desidera richiedere pre-approvazioni per gli acquisti effettuati tramite account business card dei dipendenti?

Hai alcune opzioni qui. Se l’acquisto rientra nei limiti indicati dalla tua politica T&E, potresti non richiedere l’approvazione.,

È possibile richiedere l’approvazione per le eccezioni a tale regola, ad esempio se i prezzi delle camere d’albergo sono superiori alla politica T&E consente perché un viaggio è prenotato all’ultimo minuto.

In generale, le approvazioni riducono il rischio, ma rallentano notevolmente gli acquisti, spesso inutilmente, poiché molti acquisti T& E possono essere invertiti (ad esempio, i voli, che possono essere cancellati entro 24 ore). Vogliamo che il nostro processo di gestione della spesa ci permetta di essere agili, non dolorosamente lenti.,

Crea un processo di rendicontazione e rimborso spese

La politica della tua carta aziendale deve includere istruzioni su come inviare una nota spese. Questo processo varia a seconda se si adotta un approccio di gestione delle spese o un approccio di gestione della spesa aziendale per la gestione della spesa aziendale.

Se si utilizza un sistema di gestione delle spese, il personale con accesso alla carta aziendale dovrà raccogliere le ricevute per gli acquisti e il reparto contabilità dovrà riconciliare le transazioni con carta di credito e gli estratti conto della carta di credito.,

Con il software di gestione della spesa end-to-end, la spesa è automatizzata con l’aiuto di ricevute digitali e app. Il team contabilità fornitori ottiene visibilità in tempo reale nella spesa.

Prevenire gli acquisti fuori politica con la gestione della spesa end-to-end

Gli acquisti fuori politica sono inevitabili. Il più delle volte, queste transazioni si verificano accidentalmente o perché un dipendente è confuso sulla politica della carta di credito aziendale. L’azione disciplinare, anche per i recidivi, è raramente necessaria., Quando crei la tua politica sulla carta aziendale, pensa ai modi per mitigare gli acquisti fuori dalla politica.

Il software di gestione della spesa aziendale, abbinato alle migliori carte aziendali, può aiutare a prevenire acquisti fuori dalla politica agendo come un servizio di controllo della spesa. Spendere software di gestione può aiutare a far rispettare le restrizioni di spesa. Gli acquisti che non sono coperti dalla politica, ad esempio, saranno bloccati.

Se trovi che il personale sta costantemente cercando di fare acquisti fuori dalla politica, chiedi loro come puoi rendere la politica più facile da capire e collaborare con loro per migliorarla.,

Esempio di corporate card policy

Ecco un modello di corporate card policy che consigliamo per le aziende agili e in crescita:

* Tutti i dipendenti hanno accesso a una corporate card, ma molti solo per determinate attività. I dipendenti che effettuano frequentemente acquisti per conto dell’azienda riceveranno carte aziendali fisiche. Coloro che occasionalmente effettuano acquisti per conto della società avranno accesso a carte virtuali monouso secondo necessità.,

Di seguito troverai un elenco di categorie di spesa ammissibili, commercianti approvati, dipartimenti che sono autorizzati a fare acquisti da quei commercianti e limiti di spesa.

categorie di Spesa	Mercanti	Reparti Autorizzati	Limiti di Spesa (acquisti oltre i limiti bisogno di approvazione)
Software	Lola.com, Dividere, HubSpot, etc.,ation	di Vendita, C-Suite, Admin	GSA per diem prezzi
il trasporto Locale	MBTA, Sunoco, Uber, Lyft	le Vendite, il Marketing, C-Suite
Viaggi	Marriott, American Airlines, Enterprise	le Vendite, il Marketing, C-Suite

Ora sei attrezzato con la mentalità giusta per creare una carta di credito aziendale politica che riduce il rischio, l’attrito e mantenere la vostra azienda finanziariamente sana., Utilizzando il software di gestione delle spese per creare ed eseguire questa politica, otterrete controllo e visibilità senza sacrificare l’agilità.

Lola.com è la soluzione di gestione delle spese leader che consente di eliminare le note spese, visualizzare tutte le spese in tempo reale e controllare i budget.