Che cos’è una fattura?
Una fattura è un documento commerciale con data e ora che descrive e registra una transazione tra un acquirente e un venditore. Se beni o servizi sono stati acquistati a credito, la fattura di solito specifica i termini dell’accordo e fornisce informazioni sui metodi di pagamento disponibili.
I tipi di fatture possono includere una ricevuta cartacea, una fattura di vendita, una nota di addebito, una fattura di vendita o un record elettronico online.,
Key Takeaways
- Una fattura è un documento che mantiene una registrazione di una transazione tra un acquirente e un venditore, ad esempio una ricevuta cartacea da un negozio o un record online da un e-tailer.
- Le fatture sono un elemento critico dei controlli interni e degli audit contabili.
- Gli addebiti riportati in fattura devono essere approvati dal personale di gestione responsabile.
- Le fatture generalmente descrivono i termini di pagamento, i costi unitari, la spedizione, la gestione e qualsiasi altro termine delineato durante la transazione.,
Fattura
Nozioni di base di una Fattura
Una fattura deve indicare è una fattura sul volto di bill. In genere ha un identificatore univoco chiamato numero di fattura che è utile per riferimento interno ed esterno. In genere, una fattura contiene informazioni di contatto per il venditore o il fornitore di servizi nel caso in cui si verifichi un errore relativo alla fatturazione.,
I termini di pagamento possono essere indicati sulla fattura, così come le informazioni relative a eventuali sconti, dettagli di pagamento anticipato o oneri finanziari valutati per ritardi di pagamento. Presenta anche il costo unitario di un articolo, le unità totali acquistate, il trasporto, la gestione, la spedizione e gli oneri fiscali associati e delinea l’importo totale dovuto.
Le aziende possono scegliere di inviare semplicemente un estratto conto di fine mese come fattura per tutte le transazioni in essere. In questo caso, la dichiarazione deve indicare che non verranno inviate fatture successive., Storicamente, le fatture sono state registrate su carta, spesso con più copie generate in modo che l’acquirente e il venditore abbiano ciascuno un record della transazione per i propri record. Attualmente, le fatture generate al computer sono abbastanza comuni. Possono essere stampati su carta su richiesta o inviati via e-mail alle parti di una transazione. Record elettronici consentono anche per facilitare la ricerca e l’ordinamento di particolari transazioni o date specifiche.
Una fattura pro forma è una fattura preliminare di vendita inviata agli acquirenti prima di una spedizione o consegna di merci., La fattura in genere descrive gli articoli acquistati e altre informazioni importanti come il peso di spedizione e le spese di trasporto. Le fatture pro forma entrano spesso in gioco con le transazioni internazionali, in particolare a fini doganali sulle importazioni.
Una fattura pro-forma è un accordo vincolante, sebbene le condizioni di vendita siano soggette a modifiche.
L’importanza della data della fattura
La data della fattura rappresenta l’ora e la data in cui le merci sono state fatturate e la transazione registrata ufficialmente., Pertanto, la data della fattura contiene informazioni essenziali per quanto riguarda il pagamento, in quanto determina la durata del credito e la data di scadenza della fattura. Ciò è particolarmente cruciale per le entità che offrono credito, come net 30. La data di scadenza effettiva della fattura è di solito 30 giorni dopo la data della fattura. Allo stesso modo, le aziende offrono ai clienti la possibilità di restituire gli articoli in genere hanno una scadenza basata su un certo numero di giorni dalla prova di acquisto, come indicato sulla fattura.,
Fatturazione elettronica
Dall’avvento dell’era dei computer, le persone e le imprese hanno trovato più facile affidarsi alla fatturazione elettronica come alternativa ai documenti cartacei. La fatturazione elettronica, o fatturazione elettronica, è una forma di fatturazione elettronica per generare, archiviare e monitorare i documenti relativi alle transazioni tra le parti e garantire che i termini dei loro accordi siano soddisfatti.
Questi documenti elettronici possono includere fatture e ricevute, ordini di acquisto, note di debito e di credito, termini e istruzioni di pagamento e polizze di rimessa., Le fatture digitali vengono normalmente inviate tramite e-mail, pagina web o app., I vantaggi sono i seguenti:
- la Permanenza e la resistenza ai danni fisici
- la Facilità di ricerca e di ordinamento per nome specifico, i termini, o date
- Maggiore controllabilità
- La possibilità di stampare o riprodurre su richiesta
- La possibilità per la raccolta dei dati e business intelligence
- Riduzione dell’utilizzo di carta
E-fatturazione comprende diverse tecnologie e opzioni di ingresso e viene utilizzato come termine generico per descrivere qualsiasi metodo di una fattura elettronica fornito al cliente per il pagamento., Diversi standard di fatturazione elettronica, come EDIFACT e UBL, sono stati sviluppati in tutto il mondo per facilitare l’adozione e l’efficienza.
Fatture e conti da pagare
Le fatture monitorano la vendita di un prodotto a fini di controllo dell’inventario, contabili e fiscali, che aiutano a tenere traccia dei conti da pagare e di obblighi simili dovuti. Molte aziende spediscono il prodotto e si aspettano il pagamento in una data successiva, quindi l’importo totale dovuto diventa un conto da pagare per l’acquirente e un conto da ricevere per il venditore.,
Le fatture moderne vengono trasmesse elettronicamente, anziché su supporto cartaceo. Se una fattura viene persa, l’acquirente può richiedere una copia al venditore. L’utilizzo di una fattura rappresenta la presenza di credito, in quanto il venditore ha inviato un prodotto o fornito un servizio senza ricevere contanti in anticipo.
Le fatture sono diverse dagli ordini di acquisto, che vengono creati prima che un cliente ordini un bene o un servizio.
Fatture e controlli interni
Le fatture sono un elemento critico dei controlli interni contabili., Gli addebiti su una fattura devono essere approvati dal personale di gestione responsabile. In alternativa, una fattura viene abbinata a un ordine di acquisto e, dopo aver riconciliato le informazioni, viene effettuato il pagamento per le transazioni approvate. Una società di revisione garantisce che le fatture vengano inserite nel periodo contabile appropriato durante il test per il taglio delle spese.,
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