I pro ei contro di rimborso chilometraggio

L’impatto della COVID-19 e la conseguente incertezza ha causato molte organizzazioni di rivedere le procedure operative altrimenti standard. Ciò che era iniziato come chiusure di uffici ora include accordi di lavoro remoti o flessibili potenzialmente permanenti.

Una considerazione chiave per le organizzazioni è il rimborso del chilometraggio, in particolare il rimborso del chilometraggio a un dipendente che utilizza il proprio veicolo per scopi commerciali del datore di lavoro.,

Comprensione Rimborso chilometraggio
Rimborso chilometraggio, a meno che non pagato attraverso un accordo o un piano di indennità di spesa responsabile qualificato, è considerato un risarcimento per un dipendente che utilizza il proprio veicolo personale per il chilometraggio aziendale. Un accordo di indennità di spesa responsabile qualificato richiede a un dipendente di motivare le spese e non consente a un dipendente di trattenere qualsiasi importo di rimborso in eccesso rispetto alle spese motivate coperte dall’accordo., Il rimborso chilometrico per i dipendenti possono includere, ma non limitato a:

• l’Esecuzione di commissioni per il business
• appuntamenti Clienti
• Guida da e per la formazione aziendale gli eventi

Ogni anno, l’IRS emette un tasso di chilometraggio standard che le organizzazioni possono utilizzare per calcolare il rimborso chilometrico per i loro dipendenti aziendali di percorrenza. Per il 2021, il tasso di rimborso IRS chilometraggio è di 56 centesimi per miglio guidato per uso aziendale.

Come il rimborso del chilometraggio funzionava in precedenza
Prima della COVID-19, un dipendente, in genere assegnato a un ufficio, utilizzava le linee guida sul rimborso per il chilometraggio aziendale. In genere, il dipendente considererebbe la posizione dell’ufficio assegnata come punto di partenza per la determinazione delle miglia rimborsabili. Utilizzando questa metodologia, il rimborso per le loro miglia di pendolarismo, passando dalla loro residenza personale alla posizione dell’ufficio assegnato, non sarebbe rimborsato.,

Ci sono state quelle occasioni in cui, in un dato giorno, un dipendente che non ha bisogno di andare prima alla loro posizione di ufficio assegnato potrebbe andare direttamente a un evento aziendale del datore di lavoro per l’intera giornata o a più eventi aziendali del datore di lavoro durante il giorno senza andare alla posizione dell’ufficio. Per questi giorni, non c’era alcun adeguamento richiesto per il pendolarismo in ufficio per ridurre le miglia rimborsabili guidate. E, altre combinazioni di eventi di viaggio d’affari del datore di lavoro richiederebbero forse solo una singola tappa del tipico chilometraggio a due vie per essere considerato pendolarismo.,

L’impatto di COVID-19 sul rimborso chilometraggio
Tuttavia, con le varie chiusure richieste o protettive del normale lavoro in ufficio a causa di COVID-19, è stato creato un ambiente di lavoro dipendente a domicilio. Di conseguenza, la questione di come gestire il rimborso chilometraggio pendolarismo altrimenti regolabile per miglia aziendali dipendenti guidato deve essere affrontato. E, tali adeguamenti probabilmente anche creare la necessità di modificare i piani di rimborso chilometraggio esistenti.,

Mentre non ci dovrebbe essere la necessità per un dipendente di modificare la loro fondatezza dei costi da rimborsare, ci sarà la necessità di consigliare i dipendenti relativi alla documentazione del chilometraggio aziendale da presentare. La tassazione dei dipendenti degli importi rimborsati continuerà ad essere subordinata al fatto che un rimborso sia effettuato in base a un piano responsabile o non imputabile.

Rimborso del chilometraggio se la sede dell’ufficio è chiusa
L’elemento chiave per apportare modifiche a una politica di rimborso del chilometraggio è la chiusura della sede abituale dell’ufficio., Se la sede dell’ufficio è stata chiusa, non è necessario che un dipendente si rechi nella sede dell’ufficio prima di recarsi a un evento aziendale del datore di lavoro. Pertanto, non dovrebbe essere necessario regolare le miglia rimborsate per le miglia di pendolarismo. Il piano di rimborso del chilometraggio del datore di lavoro dovrebbe essere modificato per registrare quando l’ufficio è chiuso e che fino a nuovo avviso l’ufficio rimarrebbe chiuso e i dipendenti non sono quindi tenuti a recarsi in ufficio per lavorare.

Rimborso chilometraggio Se l’ufficio rimane aperto
Tuttavia, diversi uffici non hanno chiuso per tutte le operazioni., Per quei dipendenti tenuti a lavorare presso la sede dell’ufficio, le politiche di rimborso prima degli eventi COVID-19 sarebbero osservate. Nulla cambia davvero per questi dipendenti.

Così come si fa a calcolare il rimborso chilometraggio per i dipendenti che lavorano da casa? Per quei dipendenti non tenuti ad andare alla posizione dell’ufficio, documento che stanno servendo a, e per, la comodità del datore di lavoro lavorando dalla loro posizione di casa per scopi commerciali del datore di lavoro.,

Questa è una designazione importante in quanto consente al luogo principale dell’attività del datore di lavoro di trasferirsi a casa del dipendente per la determinazione delle miglia aziendali rimborsabili, anche se la sede abituale dell’ufficio è ancora aperta per altre funzioni. Di conseguenza, il dipendente non deve prendere in considerazione un adeguamento rimborso chilometraggio per il pendolarismo in ufficio, perché per quanto riguarda il rimborso chilometraggio, l’ufficio del datore di lavoro è ora la casa del dipendente fino a quando gli eventi successivi cambiano tale designazione.,

Ci sono altre potenziali deduzioni dei dipendenti che potrebbero derivare dal lavoro da casa, specialmente quando si utilizza la casa di un dipendente per scopi commerciali di un datore di lavoro. Tali potenziali deduzioni richiedono un’analisi più complessa.

Tieniti informato sulle regole IRS Chilometraggio rimborso
Attualmente l’IRS non ha fornito una guida ufficiale relative al rimborso chilometraggio relativi a cambiamenti temporanei sul posto di lavoro COVID-19 e nessuno sono previsti., Tuttavia, è importante tenersi informati sul rilascio di nuove linee guida da parte dell’IRS nel caso in cui modifichi il modo in cui elementi come il rimborso del chilometraggio possono essere monitorati sulla scia di COVID-19.