La maggior parte delle organizzazioni non-profit si affida ai regali di altre aziende e del pubblico in generale per raggiungere i propri obiettivi. Questi si presentano sotto forma di beni materiali e servizi personali (collettivamente doni non finanziari), che sono indicati come contributi in natura.
La registrazione di questi doni non in denaro consente a un’organizzazione senza scopo di lucro di presentare con precisione i tipi e il valore dei contributi che riceve per sostenere la sua missione., Anche se i regali in natura sono una delle principali fonti di supporto per molte organizzazioni non profit, registrarli e segnalarli correttamente può presentare alcune sfide uniche.
Tipi di donazioni in natura
Mentre il denaro è il re con molte associazioni di beneficenza, non è raro che le organizzazioni non profit incoraggino e ricevano altri tipi di contributi. Questi “doni in natura” possono venire in una varietà di forme.,
Beni/proprietà
Esempi di beni o proprietà che potrebbero qualificarsi come una donazione in natura sono hardware e software per computer, mobili per ufficio, forniture mediche e cibo. Questa categoria comprende anche beni immateriali come titoli, diritti d’autore e brevetti, nonché oggetti che possono essere utilizzati come raccolte di fondi per premi o messi all’asta per raccogliere fondi.,
> servizi Giuridici (più comune)
> servizi di Contabilità
> Web design e social media per aiutare
> Consulenza
> Videografia servizi
Creazione di un’Attività
Se un volontario o di un gruppo di volontari che crea o migliora il valore di un bene non può qualificarsi come una sorta di donazione a un ente non profit, per esempio un gruppo di volontari che lavorano per costruire una casa per le famiglie a basso reddito.,
Altri servizi
Altri servizi che certamente o potrebbero qualificarsi come donazioni in natura a un’organizzazione no-profit includono l’uso scontato o gratuito di uffici o spazi per riunioni e servizi amministrativi gratuiti come la copia o la stampa. Altri esempi sono scontati o gratis catering e un accordo speciale sulle utenze.
Quali servizi e donazioni non si qualificano?
Alcuni beni e servizi utilizzati da un’organizzazione no-profit, mentre donati, potrebbero non qualificarsi come donazioni in natura., In particolare, tutto ciò che è destinato all’uso da parte di un’altra entità non verrà conteggiato dalla tua organizzazione no-profit.
Un’altra istanza che non si qualifica è se l’organizzazione riceve prodotti o servizi che normalmente non acquisterebbe. Ad esempio, un musicista locale dona i propri servizi a un evento che in genere non coinvolgerebbe un musicista per esibirsi.
I regali con stringhe allegate non sono considerati contributi in natura. Se un donatore vuole “dare” qualcosa alla tua no-profit e poi dettare come verrà utilizzato, non è una vera donazione.,
Infine, il valore delle ore di volontariato non è considerato un dono in natura qualificante a meno che il volontario non fornisca una “abilità specializzata”. Ad esempio, i volontari check-in ospiti di un evento, o anche qualcuno con specializzato in una specifica abilità, ma lo sforzo volontario non è correlato all’abilità.
Contabilità& Rendicontazione dei contributi in natura
Le regole applicabili alla contabilità e alla rendicontazione delle donazioni in natura possono essere complesse., Considerando che la maggior parte delle organizzazioni non profit si basa sostanzialmente su questi per prosperare e raggiungere le loro missioni, è una buona idea avere un piano solido per la loro gestione.
Chi si designa per gestire questa attività dipenderà dalla vostra struttura organizzativa e le dimensioni. Potrebbe essere il tuo team di contabilità/finanza o il team di sviluppo. Ciò che è più importante è che si sta registrando correttamente le donazioni in natura e riconoscendo ciascuno in modo appropriato.
Come tenere traccia e registrare le donazioni in natura
Il modo in cui l’organizzazione deve tenere traccia e registrare le donazioni in natura dipende da alcuni fattori., Se la tua organizzazione no-profit prepara i suoi bilanci in conformità con i principi contabili generalmente accettati (GAAP), tutti i regali in natura devono essere acquisiti e segnalati nei tuoi registri finanziari.
Le organizzazioni che sono soggette a un audit annuale da parte di un contabile indipendente devono anche soddisfare questo standard, e alcuni possono essere tenuti a farlo dalla legge statale, o dai termini e condizioni stabiliti da un creditore, concedente o qualche altro componente chiave.,
Anche se non si è soggetti a GAAP e solo il modulo di file 990, tenere registri finanziari dettagliati può essere utile come strumento di gestione interna, audit e pianificazione strategica.
Quando i regali in natura sono riconosciuti
Una no-profit dovrebbe registrare una donazione in natura non appena un donatore la fornisce all’organizzazione e registrata nel periodo in cui sono ricevuti o più frequentemente in base al volume. Come minimo, dovrebbero essere registrati ogni anno.,
Come vengono valutate le donazioni in natura
Le donazioni in natura sono registrate sui libri contabili al fair value. FASB definisce il fair value come ” il prezzo che verrebbe ricevuto per vendere un’attività o pagato per trasferire una passività in un’operazione ordinata tra i partecipanti al mercato alla data di valutazione.,”
Come si determina il valore delle vostre donazioni in natura dipende dal tipo di donazione:
> Per i prodotti, come il computer, capire che cosa il vostro organizzazione avrebbe pagato per la merce sul mercato, se non fossero stati donati.
> Traccia le ore di servizi professionali donati alla tua organizzazione.
> Contattare il donatore e chiedere loro di mettere un valore sui servizi in natura.,
Il modo accettato per registrare le donazioni in natura consiste nell’impostare un conto entrate separato, ma il lato spese della transazione deve essere registrato nel suo conto spese funzionale. Ad esempio, le entrate sarebbero registrate come regali in natura-Servizi e le spese sarebbero registrate come Servizi professionali. Una volta determinato il fair value della tua donazione, registrerai la voce del diario. Le entrate saranno pari alla spesa., Anche se non avrà alcun impatto netto sui tuoi libri, avrà un impatto totale delle entrate e delle spese della tua organizzazione, ed è un requisito sia di FASB che dell’IRS.
Le organizzazioni possono anche registrare e segnalare la quantità di servizi donati che ricevono in un anno che potrebbe non essere riconosciuto come entrate per GAAP, ad esempio 5.000 ore o 7 75.000 in ore di volontariato, ma questo deve essere fatto nelle note al bilancio o in un rapporto annuale.
Devi riconoscere una donazione in natura?,
Quando un’altra organizzazione dona alla tua no-profit, dire “grazie” è la risposta appropriata. Oltre a riconoscere il dono e ad esprimere la tua gratitudine, ci sono altri obblighi che devi adempiere.
Seguire le linee guida IRS
L’IRS ha scritto una guida completa sulla motivazione regalo. Alcune delle linee guida dell’agenzia includono:
I donatori devono avere un record bancario o un riconoscimento scritto dal no-profit prima di richiedere una detrazione fiscale per un contributo di beneficenza.,
I donatori devono avere un riconoscimento scritto per qualsiasi contributo di $250 o più.
Cosa includere nel tuo riconoscimento
Dovresti designare qualcuno nella tua organizzazione (CFO, CEO o capo dipartimento) per riconoscere tutte le donazioni in natura. Anche se non ha bisogno di essere fatto immediatamente, la tua lettera o e-mail dovrebbe essere tempestiva e inviata ben prima che le dichiarazioni dei redditi aziendali siano dovute. Una buona regola empirica è quella di inviare questi fuori al ricevimento delle donazioni o entro 30 giorni in base al volume.,t senza scopo di lucro, riconosciuti ai sensi della Sezione 501(c)(3);
Ecco un semplice esempio di dichiarazione di riconoscimento a una donazione in natura:
“Grazie per il tuo contributo di quello ricevuto su ____ . Non sono stati forniti beni o servizi in cambio del tuo contributo. Il vostro atto generoso ci permetterà di Siamo impegnati ad essere degni del vostro continuo sostegno.”
E ‘ una buona idea utilizzare un database di donatori o CRM per monitorare le ricevute e garantire che si sta emettendo riconoscimenti tempestivo e appropriato.,
Le conseguenze di una cattiva contabilità& Segnalazione per organizzazioni non profit
È necessario registrare e segnalare correttamente i contributi in natura perché, in molti casi, è richiesto dalla legge. Alcuni regali sono soggetti a GAAP e alcuni devono essere segnalati sul modulo 990 con la dichiarazione dei redditi federale della tua organizzazione. Il mancato rispetto di questi standard potrebbe comportare sanzioni che possono includere multe.
Inoltre, c’è il potenziale per l’inganno nel modo in cui i regali sono riportati sui rendiconti finanziari, quindi vuoi fare ogni sforzo per non essere uno di “quei ragazzi.,”Organizzazioni senza scrupoli sono stati catturati gonfiare i numeri per apparire più successo di quello che sono o nascondere i costi amministrativi per giustificare la spesa dispendiosa.
Infine, ha senso registrare i tuoi contributi in natura a fini di gestione. La vostra organizzazione ha bisogno di sapere che cosa avrebbe dovuto pagare per quei beni o servizi se non ha ricevuto tali contributi da donatori. In mancanza di questo, si può essere in una sorpresa se qualcosa di simile spazio ufficio donato o servizi legali scompare improvvisamente.,
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Circa l’autore
Todd Kimball è un partner con selezioni CFO e conduce la pratica senza scopo di lucro in Oregon e SW Washington. Egli è anche il leader pratica di soluzioni di contabilità Partner in Oregon e SW Washington.,
Todd è un senior accounting professional con oltre 15 anni di esperienza nei settori non profit e governativi. Ha una comprovata esperienza nell’affrontare i problemi contabili non-profit più impegnativi e trovare soluzioni che funzionino e spostino le organizzazioni in avanti. Eccelle nella creazione di efficienze di processo, motivando e utilizzando il personale al loro pieno potenziale, implementando controlli interni e fornendo solide competenze tecniche.
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