Manuale di politica e procedura: cosa, perché e come?

L’ultimo sogno di ogni imprenditore è quello di avere un efficiente dipendenti, la comunicazione efficace e la crescita! Ancora, mantenendo tutti e 3 insieme non è così facile!,

Più la tua azienda cresce, più diventa difficile comunicare in modo efficace e alla fine diventa più difficile garantire che i tuoi dipendenti svolgano i loro compiti in modo efficiente allineati con gli obiettivi della tua azienda!

Per mantenere un ciclo di successo, la tua azienda ha bisogno di regole e linee guida per gestire i dipendenti per un flusso di lavoro fluido. Inoltre, a loro volta, hanno bisogno di costante assicurazione che l’azienda ha i loro migliori interessi a cuore!

Tuttavia, realizzare tutto questo può essere travolgente senza un qualche tipo di aiuto., È qui che entra in gioco la necessità di creare un manuale di procedure policies &.

Ogni azienda ha bisogno di un manuale di procedure policy& per guidare le sue operazioni, la strategia e il flusso di lavoro. Laddove i criteri impostano l’aspettativa per i comportamenti dei dipendenti, le procedure delineano i passaggi per l’it. Ciò garantisce coerenza nella pratica e aiuta a mantenere la produzione di qualità.,

Un manuale di politica e procedura è il modo perfetto per mantenere i dipendenti virtuali sulla stessa pagina come questi manuali funzionano come riferimenti nel caso in cui qualcuno è confuso di prendere un passo o il processo decisionale e consente a tutti di comportarsi in modo legale, consapevole ed etico.

Pronto a scrivere il tuo?

Bene, tieni i tuoi cavalli perché ti accompagneremo in un viaggio passo-passo e copriremo tutto ciò che devi sapere sulla scrittura di un manuale di procedure &!

Quindi cominciamo, che ne dici?,

Che cos’è una politica& Manuale di procedura?

Le politiche e le procedure sono progettate per regolare tutte le principali decisioni, azioni e principi di un’organizzazione. Questi documenti forniscono autorità e guida necessaria per una società o un reparto su argomenti come – pratiche di assunzione, conti bancari, codice di abbigliamento, eccetera.

Per essere più descrittivi, le procedure sono metodi specifici utilizzati per comunicare le politiche in azione per le operazioni quotidiane di un’organizzazione., Insieme, le politiche& procedure assicurano che una decisione detenuta dalla direzione dell’organizzazione sia tradotta in passaggi che si traducono in un lavoro e una comunicazione efficaci.

Queste politiche e procedure scritte sono generalmente integrate in un manuale messo a disposizione dei dipendenti. Il manuale delle politiche e delle procedure contiene le best practice della tua organizzazione, gli standard per il modo in cui il lavoro deve essere eseguito e le descrizioni dei processi di core business.,

Un efficace manuale di politiche e procedure è un importante strumento di gestione che consente di concentrarsi sulla crescita, semplifica la formazione e facilita la capacità di scalare nel tuo business!

Leggi di più: Procedure operative standard (SOP): Cosa, tipi e come scrivere?

Cosa va in una politica& manuale di procedura?,

Qui ci sono alcuni elementi che dovrebbero essere inclusi nel manuale di procedure e politiche:

• procedure di assunzione
• Lavorare da casa politiche
• Organizzazione cultura
• benefici
• le politiche di Comunicazione
• modalità di Pagamento
• luogo di Lavoro linee guida
• codice di condotta dei Dipendenti
• Tecnologia di procedure di utilizzo

Importanza di Avere una Politica & Procedura Manuale!,

Ogni azienda affronta difficoltà all’interno del flusso di lavoro del suo ciclo economico e richiede documentazione della sua metodologia strutturata, un quadro di filosofia aziendale, la sua missione, e la visione che garantisce visibilità – concordato? Questo è lo scopo di un manuale di politica e procedura.

Inoltre, policy&manuali di procedura aiutano con:

Impostazione delle aspettative

Un manuale di policy e procedure aiuta un imprenditore a raccogliere la missione, il valore e le prospettive dell’azienda in un unico posto.,

Ha anche stabilito standard di condotta, comportamento e prestazioni dei dipendenti. Quindi, il manuale di procedura policies& definisce chiaramente le aspettative per i dipendenti fornendo una fonte di riferimento da controllare quando svolgono le loro funzioni.

Migliorare la produttività dei dipendenti

Un manuale di politiche e procedure ben sviluppato serve come fonte autorevole per le risposte alle domande più comuni relative alla vostra azienda o azienda., Manuali adeguatamente documentati accelerano il processo decisionale per i dipendenti e li aiutano a seguire le normative riguardanti le linee guida aziendali. Alla fine, con conseguente maggiore produttività.

Per saperne di più: Come creare un manuale dei dipendenti?

Migliorare la comunicazione

A politiche ben dettagliate& il manuale delle procedure è un prezioso strumento di comunicazione per elaborare in modo efficiente tutte le operazioni aziendali all’interno dell’organizzazione e per ridurre le lacune di trasmissione., Molte organizzazioni oggi stanno semplificando il modo in cui le loro politiche e procedure vengono comunicate mettendole online utilizzando software di gestione della conoscenza come Bit.ai.

Ridurre il tempo di formazione dei dipendenti

Un altro scopo di un manuale di politiche e procedure è quello di fornire una guida alla formazione per i nuovi dipendenti e ri-formare quelli attuali. Questi documenti riducono il tempo e gli sforzi messi in formazione questi dipendenti, rendendo il processo di onboarding più facile.,

Ad esempio, una descrizione del lavoro aziendale potrebbe essere parte di una politica di reclutamento, in cui le procedure forniscono le informazioni su “come” raggiungere quelle aspettative definite nella descrizione del lavoro del dipendente dopo l’assunzione.

Garantire il rispetto della legge

Politiche& procedure manuali costantemente aggiornati e rivisti aiutano un’azienda a rispettare i propri obblighi con la legge., Ad esempio, una chiara politica di sicurezza e salute sul lavoro aiuterà un datore di lavoro a soddisfare gli obblighi imposti all’azienda dalla legge e fornire un posto di lavoro sicuro.

Segui questi passaggi per creare un manuale di politiche e procedure:

Stai andando alla grande finora per imparare come scrivere un manuale di procedure&. Ma il tuo lavoro non è ancora finito; devi conoscere gli elementi principali che compongono il tuo manuale., Questi elementi sono il corpo strutturale del manuale delle procedure policy & e, se non sono correttamente messi in atto, il manuale è incompleto.

Passo 1: Aggiungi titolo

Questa è l’intestazione del documento. Rendilo breve e assicurati che gli utenti a qualsiasi livello di lettura possano capire.

Passo 2: Scrivi la descrizione

Un’introduzione che orienta gli utenti all’ambito della politica.

Passo 3: Spiegare lo scopo della politica

Lo scopo spiega perché la politica esiste., Ciò include preoccupazioni quali esigenze legali, normative e conflitti che la politica intende evitare.

Passo 4: Aggiungi istruzioni riguardanti le condizioni

Questa è la parte più importante e più lunga. Le dichiarazioni specificano il pubblico principale per le condizioni della politica, le restrizioni per l’applicazione della politica, le aspettative e le esclusioni.

Passaggio 5: Menzionare l’ambito del manuale delle politiche e delle procedure

Ciò riguarda i ruoli o i reparti a cui appartiene la politica e identifica chiunque sia esente dalla politica.,

Passaggio 6: Specifica responsabilità

Mostra quale ruolo, reparto o gruppo deve mantenere la politica. In alternativa, per alcune politiche disciplinate dai regolamenti, queste sezioni elencano i ruoli responsabili dell’attuazione della politica.

Passo 7: Includi i dettagli della procedura

Questa è una spiegazione di come completare le attività e le politiche necessarie fornendo al lettore passaggi procedurali e informazioni “how-to”.

Passaggio 8: Menzionare eventuali riferimenti

Presenta le relative politiche, documenti normativi, procedure, moduli e linee guida per riferimento., Fare riferimento a qualsiasi altra politica o documento che supporti l’interpretazione di questa politica.

Passo 9: Includere la pagina di aiuto

Una tabella che indica agli utenti programmi di formazione, documenti, altra documentazione aziendale, numeri di telefono e fonti per aiutare a svolgere le procedure.

Suggerimenti da tenere a mente prima di scrivere le politiche & Manuale di procedura!

Per creare una politica& manuale di procedura che fornisce veramente uno schema per la cultura organizzativa, è fondamentale considerare questi suggerimenti prima di iniziare la documentazione.,

Crea un elenco di priorità

È impossibile scrivere ogni singola politica e procedura in un giorno. Quindi, assicurati di creare un elenco di attività, criteri e procedure prioritari.

Inizia con i più importanti! Tieni presente che alcune politiche si baseranno anche sulla legge federale come la politica anti-razzismo,ecc. Dovrebbe essere più facile per te trovare politiche pre-scritte basate sulle attuali leggi federali e statali. Pertanto, inizia con quelli.,

Determinare quale attività o politica richiede procedure dettagliate

Non tutte le attività o le politiche di un’azienda necessitano di istruzioni dettagliate per l’esecuzione. Quindi, mentre pianifichi quali procedure delineare in dettaglio, considera le seguenti domande:

• La procedura è complessa o lunga?
• Le conseguenze di farlo sarebbero positive o negative?
• Ci sono state modifiche recenti implementate ad esso?
• La procedura richiede documenti completi?
• I tuoi dipendenti sono spesso confusi da esso?,

Organizza le informazioni in un ordine logico

Inizia con i problemi più grandi, restringendosi a quelli più piccoli. Ad esempio, invece di iniziare con la politica del codice di abbigliamento, avviare il manuale con la categoria di processi di assunzione o idoneità.

Considera di aprire le tue politiche & manuale delle procedure con un’introduzione agli obiettivi aziendali., Inizia scrivendo un paragrafo chiaro e coeso che ripercorre rapidamente il manuale su ciò che il tuo personale si aspetta dall’organizzazione e ciò che l’organizzazione si aspetta da loro. Utilizzare lo stile blueprint per creare sottocategorie all’interno del manuale e utilizzare un sommario per consentire controlli di riferimento rapidi.

Per saperne di più: Il modo migliore per organizzare tutto il vostro lavoro e sbarazzarsi del caos!

Le politiche e le procedure non sono statiche

Tieni sempre presente che puoi modificare le politiche e le procedure se qualcosa va storto o aggiungerne di nuove ogni volta che vuoi., È possibile apportare modifiche al manuale se si aggiunge o si rimuove un servizio o una posizione. Il manuale delle politiche e delle procedure è un documento significativo e dovrebbe essere costantemente rivisto per la pertinenza.

Utilizzare un buon strumento di gestione della conoscenza come Bit.ai per una facile documentazione:

Investire in una soluzione robusta come Bit per la scrittura di politiche& manuale delle procedure è un ottimo modo per risparmiare tempo, ridurre al minimo gli sforzi e consentire ai dipendenti di collaborare!,

Bit è uno strumento di documentazione e knowledge management new-age che fornisce un luogo di lavoro comune per i manager e gli imprenditori di collaborare, documentare, monitorare e condividere le loro conoscenze, politiche elenco, organizzare le informazioni, impostare le procedure, e implementare insieme.

A differenza del tuo blocco note standard, MS Word e Google Docs, i documenti Bit sono interattivi. Ciò significa che si stanno creando criteri & manuale delle procedure, manuali di formazione, scheda specifiche tecniche, best practice, manuale del servizio clienti, ecc., puoi facilmente aggiungere video di formazione, presentazioni, fogli di calcolo, ecc. direttamente in un documento Bit in pochi secondi.

Una volta che hai finito di documentare, puoi semplicemente esportarli come PDF, Markdown, file Word e molto altro. L’editor elegante, minimale e privo di distrazioni di Bit lo rende lo strumento perfetto per la documentazione organizzativa.

Alcune funzionalità in una soluzione di knowledge base come Bit.,ai per la documentazione tecnica sono:

• Funzionalità di gestione dei contenuti
• Collaborazione in tempo reale del team
• 100+ integrazioni Rich media
• Document tracking
• Smart search
• Wiki/interlinking documents

Oltre a voi!

Il gioco è fatto, gente! Un manuale efficace di politiche e procedure riflette i modi di comunicare della tua azienda, ottenere il servizio svolto e aumentare la produttività dei dipendenti! Consente alle persone di lavorare insieme per risolvere i problemi aziendali quotidiani senza richiedere un inutile coinvolgimento della vigilanza.,

Il manuale dovrebbe essere facilmente disponibile in un’area designata in ogni posizione funzionale o online utilizzando un sistema di gestione della conoscenza e dei documenti come Bit!

Allora, cosa stai aspettando? Segui questa guida, crea una struttura accurata e scrivi un manuale di procedure chiare & che trasforma il tuo personale in dipendenti addestrati!

Legge ulteriormente:

• Come scrivere un manuale operativo?

• Manuale tecnico: Cosa, Tipi & Come crearne uno?,

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