Che si tratti di eventi aziendali, di club o sportivi, i meeting minutes possono essere una parte fondamentale per mantenere l’intero team aggiornato su ciò che è accaduto. E non deve essere un compito arduo.
Di seguito sono riportati alcuni modelli di esempio, nonché suggerimenti e idee per aiutarti a iniziare a scrivere e preparare minuti di riunione efficaci.
A cosa servono i verbali delle riunioni?
I verbali delle riunioni sono le note che catturano ciò che è accaduto in una riunione!, Diverso da un ordine del giorno della riunione, registra le decisioni prese e le azioni richieste dal gruppo. Nonostante la squadra, non sono un record minuto per minuto, ma includono i dettagli chiave che la squadra vorrà sapere. Nei verbali delle riunioni è importante acquisire informazioni come:
- decisioni prese
- passi successivi
- elementi di azione e chi è responsabile
I minuti sono il record di chi era lì e cosa è successo. Sono un’importante fonte di informazioni per le persone che non sono state in grado di partecipare o guardare indietro per riflettere su ciò che è accaduto., Sono anche uno strumento incredibilmente efficace per notificare o ricordare alle persone i compiti loro assegnati o le scadenze per tenere tutti in pista.
Cosa dovrebbe andare nei verbali delle riunioni?
Ecco alcuni dei dettagli che si dovrebbe nel verbale della riunione.,
- Data e ora della riunione
- Nomi dei partecipanti
- Punti all’ordine del giorno e argomenti discussi
- Punti d’azione
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Esempio di verbali delle riunioni
Di seguito è riportato un esempio da una riunione informale che cattura solo i fatti più rilevanti.
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gruppo Informale di minuti di riunione template
Data Odierna data
i Partecipanti
- Elenco dei partecipanti
Agenda
- Articolo 1, tra cui le principali discussioni, le decisioni prese, prossimi passi
- Articolo 2
- Articolo 3
poi passi
- Lista non finisce qui in formato: elemento di azione, persona responsabile, data
- Esempio: Brian a seguire fino a questo gruppo un elenco di aziende target, entro la fine della settimana
di Seguito è un esempio di un più formale riunione del consiglio di amministrazione.,
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Modello verbale formale della riunione del consiglio
DATA: Data della riunione
PRESENTE: Nome e cognome di tutti i presenti alla riunione
ASSENTE: Nome e cognome dei membri del Comitato che non possono partecipare alla riunione.
1. CALL TO ORDER / OPENING REMARKS
- Il momento in cui la riunione è stata convocata all’ordine e da chi.
- Eventuali osservazioni di apertura riassunte qui.
2., APPROVAZIONE DEL VERBALE DA (DATA)
- È necessaria una mozione per approvare il verbale della riunione precedente.
- Mozione: Approvare il verbale di (DATA) come diffuso (o MODIFICATO) Mozione Da: Nome della persona (FIRST & LAST) che ha fatto la mozione
- Distaccato da: Nome della persona (FIRST & LAST)) che ha distaccato la mozione Portata o sconfitta
3. AGGIUNTE ALL’ORDINE DEL GIORNO
- Se ci sono aggiunte all’ordine del giorno o richieste per l’ordine del giorno della prossima riunione, queste saranno indicate qui.
4., APPROVAZIONE DELL’ORDINE DEL GIORNO
- Mozione: approvare l’ordine del giorno come diffuso (o MODIFICATO)
- Mozione Da: nome della persona (FIRST & LAST) chi ha presentato la mozione
- Distaccato da: nome della persona (FIRST & LAST) chi ha fatto la mozione Portata o Sconfitta
5. AFFARI DELLA RIUNIONE PRECEDENTE
- Tutti gli elementi della riunione precedente che devono essere discussi ulteriormente
6., ARTICOLO # 1 DA DISCUTERE
- Metti un riassunto della discussione intorno all’argomento
- Se sono state fatte delle mozioni, metti le informazioni qui
- Se sono necessarie ulteriori informazioni, metti follow-up, nomi e una data obiettivo qui
7. ARTICOLO N. 2 DA DISCUTERE
- Altri articoli
8. AGGIUNTE ALL’ORDINE DEL GIORNO
- Qualsiasi punto aggiunto all’ordine del giorno, compresa una sintesi delle discussioni intorno a questo punto
- Se sono state fatte delle mozioni, inserire informazioni qui
- Se sono necessarie ulteriori informazioni, inserire follow-up, nomi e una data obiettivo qui
9., AGGIORNAMENTO
- Registrare l’ora in cui la riunione è stata interrotta
10. PROSSIMA RIUNIONE (DATA)
- La data della prossima riunione dovrebbe essere decisa alla fine della riunione prima che tutti se ne vadano. E ‘ un promemoria utile per includerlo nella parte inferiore del modello minuti in modo da non perdere.
Notejoy è un modo più efficace per gestire le riunioni
L’esecuzione di riunioni efficaci e produttive è più che una semplice creazione di un grande modello – si tratta di gestire la comunicazione delle informazioni intorno alla riunione., Sono tutti sulla stessa pagina su quali sono gli argomenti e gli obiettivi dell’incontro? Le decisioni sono state condivise con tutti coloro che hanno bisogno di sapere? Se ti sei perso la riunione, come puoi recuperare i dettagli? Garantire che le persone giuste abbiano accesso alle informazioni sia nella sala riunioni che dopo è fondamentale per gestire un’organizzazione di successo.
Notejoy è una soluzione efficace per i team che vogliono gestire i loro ordini del giorno delle riunioni e le note per ottenere e rimanere sulla stessa pagina. Cambia radicalmente il modo in cui il lavoro è fatto.,
La gestione delle riunioni in Notejoy è diversa per tre motivi:
Collaborazione in tempo reale-Come soluzione basata su cloud, Notejoy consente di condividere in anticipo l’agenda delle riunioni con collaboratori interni ed esterni. Questi collaboratori possono visualizzare, discutere e commentare gli ordini del giorno delle riunioni e visualizzare la versione più recente.
Sempre in sincronia – Piuttosto che gestire diverse versioni di ordini del giorno o più thread di conversazione, Notejoy consente all’intero team di vedere sempre gli ordini del giorno, comprese le modifiche e le discussioni allo stesso tempo.,
Ricerca e visibilità migliorate – Con note di riunione e commenti di discussione documentati direttamente nell’agenda, i team possono mantenere i dettagli nel contesto e mantenere un unico sistema di registrazione per tutto ciò che è accaduto. Gestisci chi ha accesso a quali informazioni e abilita i membri del team vecchi e nuovi a cercare tra i contenuti delle riunioni passate e attuali.
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