Processo ordine di acquisto – Tutto quello che c’è da sapere

Nella forza lavoro globale di oggi, un processo di ordine di acquisto lento può paralizzare il vostro business. L’elaborazione manuale degli ordini di acquisto e i sistemi arcaici ostacolano il processo dell’ordine di acquisto e fanno più male che bene.

Affidarsi a un processo di ordine di acquisto manuale con e-mail e fogli di calcolo è come utilizzare un conto bancario senza accesso ATM., Quando pensi a quanto facilmente funzionano gli sportelli automatici nel mondo bancario, è difficile immaginare di stare in fila per molto tempo solo per avere un cassiere che commette un errore quando gestisce una semplice transazione.

Allo stesso modo, i processi della vecchia scuola sono fuori luogo nel mondo moderno della tecnologia. La digitalizzazione rende i processi goffi funzionano come un fascino. È perfetto per i processi amministrativi noiosi e laboriosi come gli ordini di acquisto, l’approvazione delle fatture e altro ancora.,

Nell’era tecnologica, sarebbe saggio sfruttare una soluzione basata su cloud per gli ordini di acquisto. Prima di approfondire un sistema di approvvigionamento per una gestione degli ordini di acquisto di successo, diamo un’occhiata allo stato attuale della gestione degli ordini di acquisto e scopriamo i suoi principali difetti.

Qual è il processo di ordine di acquisto?

Il processo dell’ordine di acquisto è il percorso di un ordine di acquisto (PO) dalla creazione attraverso l’approvazione dell’ordine di acquisto, la spedizione, la consegna, la fatturazione e la chiusura. Esso comprende anche controlli di bilancio, gestione dei contratti, controlli di qualità, e altro ancora.,

Una volta che un ordine di acquisto viene accettato dal venditore, diventa un documento legalmente vincolante. Un ordine di acquisto delinea gli articoli richiesti, il prezzo concordato, le aspettative di consegna e i termini di pagamento.

Gli ordini di acquisto forniscono istruzioni concrete per il fornitore offrendo agli acquirenti una solida traccia cartacea che può essere utilizzata come punto di riferimento quando è richiesta chiarezza nel processo di approvvigionamento.

Quali sono i passaggi coinvolti in un processo di ordine di acquisto?,

Il processo dell’ordine di acquisto consiste in diversi checkpoint di conformità e attività di approvazione/input per garantire un’elaborazione tempestiva degli ordini. Ecco i passaggi più comuni del processo di ordine di acquisto:

1. Creazione di PO
2. Approvazione dell’ordine di acquisto
3. Spedizione di PO
4. Contratto vincolante
5. Consegna delle merci
6. Corrispondenza a tre vie
7. Chiusura di PO

1. Creazione PO:

Gli ordini di acquisto vengono creati da richieste di acquisto approvate o preparati da zero in caso di acquisti a due vie o ricorrenti.,

Stakeholder: team di approvvigionamento e personale amministrativo

2. Flusso di approvazione:

Una volta creati gli ordini di acquisto, vengono inviati all’autorizzazione di firma per accogliere le modifiche dei requisiti dell’ultimo minuto.

Stakeholder: Requisitore, autorità di firma, team finanziario e procurement officers

3. PO dispatch:

Una volta approvati, gli ordini di acquisto vengono inoltrati al fornitore selezionato in base alla modalità di comunicazione preferita dal fornitore.

Modalità disponibili: Carta, fax, e-mail, e cloud storage

4., Contratto vincolante:

Un contratto legalmente vincolante viene invocato una volta che il venditore accetta il PO e può quindi essere utilizzato per risolvere eventuali controversie legali tra il fornitore e l’acquirente.

Deve includere: Dettagli dell’acquirente, numero PO, data di consegna, informazioni sul fornitore, prezzi, dettagli dell’ordine, termini di pagamento e informazioni di pagamento

5. Consegna della merce:

Il venditore consegna la merce e l’acquirente esegue un controllo di qualità e notifica al mittente in caso di difetti.

Destinatario: personale amministrativo, responsabile del magazzino o responsabile acquisti

6., Corrispondenza a tre vie:

Il team di approvvigionamento dell’acquirente esegue quindi la corrispondenza a tre vie (con PO, GRN e fattura).

7. Chiusura PO:

Dopo la corrispondenza PO, se non vengono rilevate discrepanze, la fattura approvata viene inoltrata al team finanziario per l’elaborazione dei pagamenti dopo di che gli ordini di acquisto vengono chiusi.

SUGGERIMENTO: Come automatizzare il processo di ordine di acquisto più veloce del 75% con Kissflow?

Flusso del processo dell’ordine di acquisto

Il flusso del processo dell’ordine di acquisto è il ciclo di vita di un ordine di acquisto dalla creazione dell’ordine alla chiusura., Un flusso di processo degli ordini di acquisto predefinito consente al team di acquisto di elaborare un PO senza perdere alcuna procedura e di seguirlo facilmente per evitare ritardi.,cess flusso raffigura le fasi di azione in ordine di elaborazione come indicato di seguito:

1. Creare un ordine di acquisto
2. Inviare più richieste di preventivo(RFQ)
3. Analizza e seleziona il fornitore
4. Negoziare il contratto e invia il PO
5. Ricevere le merci/i servizi
6. Ricevere e controllare la fattura (3-Way di ricerca)
7. Autorizza fattura e pagare fornitore
8. mantenere Record
9. Acquista ordine di chiusura

Il dolore dei punti del manuale d’ordine di acquisto dei processi

Manuale di ordini di acquisto sono costosi, inefficienti, e richiede molto tempo per la manutenzione., Ci sono troppi documenti necessari per elaborare un singolo ordine di acquisto.

Acquisirli, memorizzarli e inviarli attraverso il ciclo di approvazione, assicurandosi che non si perdano o si danneggino lungo la strada è estremamente noioso.

Secondo un recente studio APQC, l’elaborazione manuale di PO può costare alle organizzazioni fino a $506,52 per ordine di acquisto.,

Un manuale processo di ordine e acquisto:

• Privo di visibilità
• Picchi organizzativa di spesa
• Trascina PO ciclo di lavorazione
• Dipende dal tipo di intervento umano
• È il processo di colli di bottiglia e problemi di conformità
• Comporta un ciclo infinito di messaggi di posta elettronica e persone
• È macchinoso, impreciso, e inclini all’errore

Vantaggi di un sistema PO digitale

Ecco sei motivi per cui ogni organizzazione ha bisogno di una soluzione di approvvigionamento con un sistema di gestione degli ordini di acquisto.,no perdita o ritardata POs

consigli di Lettura:

• 5 Ordine di Acquisto Best Practices Ogni Azienda Deve Adottare
• 5 Modi Efficaci per accelerare il Vostro Ordine di Acquisto Ciclo
• 4 Motivi validi Perché il Self Ordini di Acquisto Sono da Evitare

Sommario

Dire addio alla calligrafia illeggibile, mancanti POs, e infinite ore di registrazione dati., Un software di approvvigionamento basato su cloud trasforma pacchetti di documenti in moduli digitali facilmente tracciabili che vengono archiviati in modo sicuro sul cloud.

Mentre l’implementazione di una soluzione di approvvigionamento può sembrare ingannevolmente semplice come una soluzione di cerotto a tutti i problemi relativi al PO, il processo stesso è molto complicato. Ecco perché è fondamentale avere alcune best practice per gli ordini di acquisto che garantiscano che il tuo strumento di approvvigionamento stia eseguendo il modo in cui deve.

La giusta best practice di approvvigionamento può risolvere il processo PO rotto, migliorare l’efficienza e fornire più ROI., Mentre la teoria di quale ordine di acquisto può sembrare complessa, dare un’occhiata ad alcune best practice più comuni può chiarirlo una volta per tutte.