Før møtet:
Trinn 1 : Klargjøre formålet med møtet. Identifisere de riktige mennesker som virkelig trenger for å delta i dette møtet. Et effektivt møte trenger ikke altfor mange mennesker.
Trinn 2 : Du trenger for å tilberede ulike temaer som vil bli diskutert under møtet, hvor mye tid vil bli brukt på hvert emne, og hva er hensikten med hvert punkt., Vær oppmerksom på hva du vet om dem, for å spare tid og å være i stand til å fokusere på viktige emner i løpet av møtet.
Trinn 3 : Dele det med alle deltakere før møtet. Også kommunisere hva du kan forvente fra deltakerne slik at de vet hva de skal forberede seg.
Med en klart definert agenda, alle vet mål og målsettinger. Dagsorden vil også hjelpe deg å holde deg på sporet og holde seg til den avsatte møte tid.,
Under møtet:
Start Møtet
Først, alltid starte på en gang : det respekterer de som møter opp på tid og minner sen-comers at planlegging er alvorlig. Ikke glem å ønske deltakere og takke dem for deres tid.
Start med dagsorden anmeldelse : Dette er en god måte å gi deltakerne en mulighet til å forstå alle de pre-definerte emner, deres formål og de ønskede resultatene.
Avklare type deltakelse og samhandling ønsket.
Tilordne en note taker hvis det er ikke for deg.,
Gjennomføre Møtet
Effektiv møte minutter er en stor bidragsyter til vellykkede møter. Men de må være skrevet på riktig måte og fordelt på tid. Det største problemet med noter er at de tar lang tid å bli ordentlig skrevet ned, og som de trenger for å bli sendt raskt etter møtene for å la alle vite deres neste handlinger.
Du må bygge din notater som møtet utvikler seg: en god måte å organisere notatene er å skille mellom handlinger fra bemerkninger samt å være oppmerksom på ulike tiltak per person med en frist., Med jevne mellomrom foreta en oppsummering av de viktigste punktene og be om avtale for å sikre at handlingsplanen er forstått av alle deltakerne. Ellers kan du finne deg selv på sidelinjen av møtet for opptatt med å ta notater.
Administrer møte tid : den største vanskeligheten i et møte, er å holde den avsatte tiden for møtet. Ta deg tid til å fortelle og høre historier og be for ulike synspunkter, men holde fokus på ideer og målsettinger for å bli på tide. Følg din agenda uten å miste målet som er satt for hvert emne.,
Lukke Møtet
avslutt med oppsummering av gruppens prestasjoner, action poeng, og beslutninger og planer for neste trinn.
vennlig Hilsen takke gruppens medlemmer for deres deltakelse og bidrag. Du kan også be om en tilbakemelding.
Etter møtet: møtet minutter
Skriv ut dine oppmerksom på en logisk måte og ikke kronologisk : handlinger, beslutninger, strømnettet poeng og dokumentasjon av emnet., Også, å Legge til et kort sammendrag organisert per person og per prosjekt i begynnelsen av minutter bidrar dine kolleger til å identifisere raskt overblikk over de tiltak som de trenger for å realisere for neste møte.
Dele møtet minutter til å oppsummere avgjørelsen og handlingsplan til alle deltakerne.
Legg igjen en kommentar