Eierstyring og Kredittkort Retningslinjer og Beste Praksis [+Eksempel] | Lola

Corporate finance ledere og chief financial ledere, spesielt på voksende bedrifter, har den vanskelige oppgaven med å sette sine selskapets første corporate kredittkort for personvern. Det er ofte tilfelle at alle har ansatt corporate kort — eller ingen gjør det.

Men hvor skal linjen trekkes ut til hvem som bør og ikke bør ha ansatt visittkort? Hvordan kan finansiere lagene løse for risiko og hypergrowth på samme tid?,

Eierstyring og kredittkort retningslinjer for beste praksis

Før du problemet bedrifts-kort til ansatte eller ta dem bort alt, ta deg tid til å definere bedriftens tilnærming til styring av finansiell risiko. Du trenger å vurdere bedriftens toleranse for risiko versus behovet for å gi ansatte fleksibilitet og redusere friksjon. Til slutt, anbefaler vi at du bruker tilbringe management programvare som Lola.com for å bidra til å balansere kontroll med agility.

Som du oppretter for personvern, bør du vurdere fire sentrale spørsmål:

hvem Som får tilgang til business kredittkort?,
Hva er utgifter eller kredittgrenser?
Hva er bekostning rapportering prosessen ut?
Hvordan kan ut-av-policy kjøp reduseres?

Før du problemet bedrifts-kort til ansatte eller ta dem bort i den nye finans-rollen, ta deg tid til å definere bedriftens beste praksis for styring av finansiell risiko. Vi gir deg med spørsmål å stille og eksempler på corporate card retningslinjer for å lage ett som passer for din bedrift.,

Som du oppretter for personvern, bør du vurdere fire sentrale spørsmål:

hvem Som får tilgang til ansattes visittkort?
Hva er utgifter eller kredittgrenser?
Hva er bekostning rapportering prosessen ut?
Hvordan kan ut-av-policy kjøp reduseres?

Bestemme hvem som får corporate kort

Først må du tenke på hvem i bedriften kan ha tilgang til en bedrifts-kortet. Her er et par eksempel for personvern alternativer:

Alle ansatte få en corporate card. Denne politikken reduserer friksjon, men øker risikoen for uautorisert bruk., En one-size-fits all tilnærming kan faktisk ikke passer din bedrift.
Bare ansatte med visse ansiennitet nivåer får en corporate card. Du kan For eksempel gi alle lederposisjoner og administrativt ansatte som en corporate card. Risikoen er lav i dette tilfellet fordi kortet bruk av kortet er begrenset, men friksjonen er høy hvis gruppemedlemmer uten tilgang til et kort du trenger for å gjøre et kjøp, og må gå gjennom en kollega som har en. Imidlertid, ved hjelp tilbringe management software, ansatte kan be om single-bruk virtuelle kort for disse kjøpene.,
Alle ansatte får tilgang til en bedrifts-kort, men bare for visse aktiviteter eller forretningsmessige formål. Du kan problemet ansatt-kort på et behov basis. Denne policyen kan fungere hvis en medarbeider som ikke normalt trenger å gjøre innkjøp på vegne av selskapet går på forretningsreise eller innkjøp av forsyninger for et møte. Med ende-til-ende-bruke programvare, kan du sende en enkelt-bruker virtuelle kortet til ansatte, slik at de kan bare gjøre innkjøp når de trenger det. Dette holder risiko og lav friksjon fordi ansatte kan få tilgang til sine virtuelle bedrifter kort fra en mobil enhet.,

Administrere virksomheten utgifter ved å sette restriksjoner

Neste du må bestemme hva de innen kort program kan bruke penger på og hvor mye de kan bruke.

Vurdere tillatte kjøp

Så hva kan de ansatte bruke sine corporate kort for? Her er ideer for tillatt bedriftens kjøp av kortet til å inkludere i din kortinnehaveren retningslinjer:

– Programvare
Annonsering (reklamemateriell, digital annonseplasseringer, etc.)
kontorrekvisita
Måltider og underholdning
Lokal transport (f.eks., gass for å få til en lokal klient møtet)
reiserelaterte utgifter (hotell og rom, flybilletter, leiebil, etc.)

Avhengig av den aktuelle virksomheten, inkludert visse begrensninger i politikken kan også gi mening. Dersom selskapets definisjon av personlige utgifter vs næringslivet er uklare, er det verdt å vurdere. Mange tiltak har skissert restriksjoner mot kontanter fremskritt, selv om dette kan virke som en opplagt grensen til noen.,

husk at tilbringe management software gir deg mulighet til å begrense kjøp av visse merchant typer og ved avdelingen, slik at bare de marketing team kan gjøre reklame-relaterte kjøp, for eksempel.

sørg for at retningslinjene ikke la ut halen-end forbrukskontroll. Halen-end tilbringe består av mindre utgifter som vanligvis ikke klarte fordi de ikke faller inn i en bestemt utgifter kategori. Disse tilsynelatende mindre utgifter kan legge til opptil 20% av den totale kostnaden. Uten å bruke kontroll, hale-end kjøp kan ta en toll på budsjett.,

Angi bruke grenser

Hvor mye kan bedriftens kunder bruker? Igjen, du kan basere dette daglig eller månedlig grensene av dine T&E-policy. Kanskje ansatte kan bruke opp til $50 per dag til måltider for reise, og en $300 på hotell.

Alternativt, du kan ha flere nivåer, budsjetter, eller unntak, basert på ansiennitet. Kanskje du kan gi din C-Suite til å bruke mer enn $300 på et hotellrom, mens alle andre kan bruke opp til dette beløpet.,

Visste du at den beste corporate kort kan hjelpe deg med å håndheve kort grenser (og dobbel som belønner visittkort)? Vi vil gå inn på dette senere.

Angi en godkjenningsprosess

ønsker du å kreve pre-godkjenninger for kjøp som gjøres via ansatt visittkort kontoer?

har Du noen alternativer her. Hvis kjøpet faller innenfor de grensene som er skissert av T&E retningslinjene, kan du ikke kreve godkjenning.,

Du kan kreve godkjenninger for unntak til denne regelen, for eksempel hvis hotellrommet prisene er høyere enn T&E-policy gjør fordi reisen er bestilt i siste liten.

generelt godkjenninger lavere risiko, men de mye tregere kjøp — ofte unødvendig så, siden mange T&E-innkjøp kan reverseres (f.eks., flyreiser, som kan bli kansellert innen 24 timer). Vi ønsker at våre prosessen med å håndtere bruke til å tillate oss å være fleksible, ikke smertelig treg.,

Opprette en bruker rapportering og refusjon prosessen

Din corporate card politikk må omfatte instruksjoner for hvordan du sender inn en kostnad rapporten. Denne prosessen vil variere, avhengig av om du tar en kostnad management approach eller en virksomhet bruke management tilnærming til å håndtere bedrifter bruker.

Hvis du bruker en kostnad management system, ansatte med corporate card tilgang må samle kvitteringer for kjøp, og regnskapsavdelingen må forene kredittkort transaksjoner og bankutskrifter.,

Med ende-til-ende tilbringe management programvare, er å utgiftsføre er automatisert ved hjelp av digitale kvitteringer og apps. Den leverandørgjeld lag som får real-time synlighet til å bruke.

Forhindre ut-av-policy kjøp med ende-til-ende tilbringe management

– Ut-av-policy kjøp er uunngåelig. Oftere enn ikke, disse transaksjonene skje ved et uhell, eller fordi en ansatt er forvirret om eierstyring og kredittkort politikk. Disiplinære tiltak, selv for tilbakefall, er sjelden nødvendig., Når du oppretter din bedrifts kort for personvern, bør du tenke på måter å redusere ut-av-policy kjøp.

Bedrifter bruker management software, sammen med de beste corporate kort, kan bidra til å forhindre ut-av-policy kjøp ved å opptre som en bruker tjenesten for kontroll. Tilbringe management software kan hjelpe deg å håndheve å bruke restriksjoner. Kjøp som ikke omfattes av regelverket, for eksempel, vil bli blokkert.

Hvis du finner ut at personalet er konsekvent prøver å gjøre ut-av-policy kjøp, spør dem hvordan du kan gjøre regelverket enklere å forstå og samarbeide med dem for å forbedre det.,

Eksempel corporate card policy

Her er en corporate card policy mal som vi anbefaler for smidig, voksende selskaper:

* Alle ansatte har tilgang til en bedrifts-kortet, men mange bare for visse aktiviteter. Ansatte som ofte gjør innkjøp på vegne av selskapet vil få fysiske corporate kort. De som noen ganger gjør innkjøp på vegne av selskapet vil bli gitt tilgang til enkel bruk virtuelt kort som er nødvendig.,

Nedenfor vil du finne en liste over tillatt å bruke kategorier, godkjent selgere, avdelinger som er tillatt å gjøre innkjøp fra de kjøpmenn, og bruke grenser.

Utgifter Kategori	Selgere	Autorisert Avdelinger	Bruke Grenser (kjøp over grensene trenger godkjenning)
– Programvare	Lola.com, Divvy, HubSpot, etc.,informasjon	Salg, C-Suite, Admin	GSA er per diem priser
Lokal transport	MBTA, News, Uber, Lyft	Salg, Markedsføring, C-Suite
Reise	Marriott, American Airlines, Enterprise	Salg, Markedsføring, C-Suite

Nå er du utstyrt med riktig tankesett for å opprette en corporate card politikk som reduserer risiko, friksjon, og vil holde din bedrift økonomisk sunt., Ved hjelp tilbringe management programvare for å lage og gjennomføre denne politikken, vil du oppnå kontroll og oversikt uten å ofre smidighet.

Lola.com er den ledende tilbringe management-løsning som gir deg mulighet til å eliminere bekostning rapporter, se alle bruker i real-time, og få kontroll over budsjetter.