vil du hoppe mellom møter og presserende e-post hele dagen bare for å innse kl 6 pm at du har ikke engang startet som viktig prosjekt som du var ment å arbeide på? Eller forberedt for salg tonehøyde i morgen? Eller endelig tenke på en effektiv strategi for å få ned din kunde anskaffelseskost? Føles det som om tiden bare flyr av, og du vet ikke engang hvor det gikk noen ganger? Eller føler du at du hele tiden arbeide på andres prioriteringer i stedet for å trykke på dine egne mål?
jeg har vært der., Det kalles Presserende vs. Viktig Dilemma, og det er helt blokkert meg fra å gjøre noe effektivt arbeid for år. Før jeg fant den Matrisen som endret alt. Her er en steg-for-steg guide jeg brukte for å løse de Presserende vs. Viktig Dilemma, hevder tilbake min tid, og endelig fokusere på de viktige tingene i min virksomhet & liv.
Det Haster vs. Viktig Matrix er en kraftig produktivitet verktøy som kan 10x din effektivitet. Den består av 4 kvadranter som klassifisere dine daglige aktiviteter i henhold til to parametre: nivået av at det haster, og nivået av betydning.,
Her er den type arbeid som er typisk for hver kvadrant:
Kvadrant jeg:
å Trykke på problemer og kriser som rushing for å skaffe penger til oppstart til å betale de ansatte på slutten av måneden, arbeider med en stor fuck-up i operativ avdeling eller en PR-shit storm., Prosjekter med en nærmer fristen som sender inn din masteroppgave på tid, sending av at Y Combinator programmet eller sende årlige regnskap.
Kvadrant II:
Planlegging, markedsføring og strategi for de neste 3 måneder, fordele ansvar blant deres team for et nytt prosjekt og skape en detaljert prosjektplan for ditt produkt lansering. Forbereder viktig investor møter eller salg plasser. Å bygge relasjoner med potensielle partnere og ansatte. Speiding og forske på nye muligheter, ser inn i nye felt eller strategier og lære nye ferdigheter.,
Kvadrant III:
Avbrudd fra kolleger for irrelevante spørsmål eller småprat. Innkommende samtaler, e-post og møter — hvis de ikke er relevante for deg som er spesielt.
Kvadrant IV:
mye arbeid med ingen klar innvirkning på selskapets mål og/eller dine mål. Innkommende samtaler, e-post og møter — hvis de er verken rimelig eller relevant for deg som er spesifikt og/eller nødvendig for å oppnå dine mål. Tid wasters som sosiale medier.,
Trinn 2: Vurdere deg selv
for Å forbedre produktiviteten, vil du ikke bare trenger å forstå det totale konseptet av the matrix, men trenger også å vite hvor du er på akkurat nå. Dette vil hjelpe deg å bestemme hvilke endringer i trinn 3 vil ha mest betydning for deg personlig.,
for Å evaluere deg selv, ta en titt på din typisk uke og estimere % av tiden du tilbringer i hver kvadrant:
Hvis du har problemer med denne øvelsen, dokumentere alt du trenger for en uke. Skriv ned eksakte tider og aktiviteter inn i en tabell som den nedenfor og beregne prosenter i slutten ved å legge sammen antall timer for hver kvadrant og dele det med den totale arbeidstid., I dette eksemplet prosentene som ville være: jeg — 25%, II — 37.5%, III — 25%, IV — 12.5%.
Hvis du har problemer med å klassifisere dine aktiviteter i henhold til viktighet og betydning, her er noen flere indikatorer for hver kvadrant:
- Kvadrant jeg: du føler at Du er stadig å slukke branner og opererer i nødmodus. De fleste av prosjektene du arbeider på etterspørselen din umiddelbar oppmerksomhet på grunn av en ved å trykke fristen.,
- Kvadrant II: føler du at Du er på toppen av ting på grunn av grundig planlegging, forberedelse og forebygging. Bortsett fra planlegging og forberedelse, du fokusere din tid på høy giring prosjekter, nye muligheter, læring og relasjonsbygging.
- Kvadrant III: Mest mulig ut av din tid med aktiviteter som krever umiddelbar oppmerksomhet, men er ikke nødvendigvis relatert til toppen prioriteringer. Du tilbringer mye tid i fn-viktige møter, blir avbrutt, og arbeider med ikke-kritiske telefonsamtaler og e-poster., Du føler deg som om du hele tiden arbeider med problemstillinger som er viktige for andre, men som ikke er knyttet til deres egne prioriteringer.
- Kvadrant IV: Du ofte føler at du kaster bort din tid. Du bruker mye tid på travle arbeid som ikke er direkte relatert til ditt mål, sosiale medier, videoer, spill og meningsløs surfing.
Trinn 3: Optimalisere
Den mest effektive folk bruker 80% av sin tid i kvadrant II av de Presserende-vs-Viktig Matrise., Dette tillater dem å pro-aktivt arbeid på nye muligheter og høy belåning prosjekter i stedet for å bruke all sin tid på å reagere på ved å trykke problemer og andre menneskers behov. Som et resultat, de er i stand til å gjøre betydelige fremskritt mot sine mål, aktivt å hindre at kriser skjer, og føre en mer balansert, rolig og fokusert livet.
Her er hva du skal gjøre med Kvadrant i, III og IV aktiviteter for å frigjøre mer tid for Kvadrant II aktiviteter:
Kvadrant IV Aktiviteter
Kvadrant IV aktiviteter er verken haster, nor viktig og bør derfor ikke gjøres i det hele tatt., Her er hvordan du kan eliminere dem:
Eliminere Tid Wasters:
for å Dokumentere hvordan du bruker tiden din for en hel uke (se Trinn 2) og sporing av mobil skjerm gang med apps som Pyxsee, QualityTime og Antisosial kan være svært nyttig i å identifisere din personlige tid wasters. Når du vet hva som er dine svake punkter (YouTube, Instagram, Whatsapp, etc.), kan du bruke disse effektive strategier for å håndtere dem:
- Limit sosiale medier bruk til bestemte tider på dagen (f.eks., pendler, lunsj pause eller 5 min pauser)
- Slå av varsler på telefonen og datamaskinen
- Bruk en app for å blokkere nettsteder og apper
- La telefonen hjemme når tilbringe tid med sine kjære
Eliminere Opptatt Arbeid:
for Å si det med ordene til Peter Drucker: Det er ingenting som er så ubrukelig som gjør effektivt som ikke bør gjøres i det hele tatt. Uansett om du arbeider på et prosjekt for sjefen din eller angi din egen timeplan som en Entreprenør — alltid spørsmålet HVORFOR du gjør noe., Den mest effektive folk sørge for at det de arbeider på, er direkte relatert til deres øverste mål. Eller enda bedre, det er oppgaven med størst innvirkning på å oppnå de målene. Her er hvordan å eliminere busywork:
- sørge for at målene er klart definert til enhver tid
- Før du starter et nytt prosjekt, kan du spørre deg selv: «Er dette virkelig hva jeg skal gjøre nå? Betyr dette fornuftig?»
- Lær å si NEI til meningsløst forespørsler fra kolleger
- Utfordre sjefen din, hvis du ikke ser poenget i å gjøre en bestemt oppgave
Legg igjen en kommentar