Hvordan å skrive en effektiv eierstyring og reise policy

Hvordan å forutsi økonomiske

ved Hjelp av data om reisende atferd og tidligere utgifter er nøkkelen til å stille intelligente prognoser for din årlige utgifter budsjett. Ulike ansatte vil reise på ulike måter, til ulike steder og på ulike frekvenser., Imidlertid, ha data på gjennomsnittlig flight kostnad per kilometer, samt nattlig hotellet, gjennomsnittlig måltid og bakken transportkostnader, vil bety at du kan forutsi nøyaktig og forutse dine utgifter budsjett for det kommende året.

– Innstillingen bekostning grenser

For det meste, forretningsreisende som ønsker å gjøre det som er riktig for deres selskap – og mange selskaper finner at det å gi ansatte kontroll over sin egen bruker kan faktisk redusere overforbruk. Finne en gyllen middelvei ved å gi ansatte kontroll mens du innstilling-tasten grenser.,

For eksempel, måltid utgifter kan angis som en samlet godtgjørelse per dag, noe som gir den ansatte valg av hvor mye du skal bruke individuelt på frokost, lunsj og middag.

Når det kommer til bestilling av overnatting, gi ansatte valg av et dobbeltrom på et hotell av en viss stjerners rating eller en høyeste pris per natt.

For landtransport, en corporate travel politikk bør tydelig informere de ansatte til å velge den mest kostnadseffektive metoden vurderer reisen tid. De fleste forretningsreisende vil godta å være begrenset til å fly økonomi på kort sikt turer.,

Håndtering av reiseregning

Det er viktig at forretningsreisende som har klart definerte metoden til å kreve tilbake sine utgifter. Be dem om å fylle ut et bekostning rapport for dato, beløp, kategori, sted, og forretningsformål av deres krav – og bestemme om du ønsker dem til fil kvitteringer for alle sine utgifter, eller bare de som overstiger et visst beløp.

Gi dine ansatte en tidsramme for innsending av utgifter – dette vil hjelpe din bedrift opprettholde et stabilt og nøyaktig kontantstrøm., På samme måte, la dem vite når de kan forvente penger for å bli kreditert tilbake til sine kontoer. Avhengig av beløpet som ble brukt, kan det være en god idé å avklare hvem som skal godkjenne sine utgifter i hvert enkelt tilfelle.

Sette opp retningslinjer og prosedyrer

Det er ingen, uniform corporate travel politikk. Dersom retningslinjene ikke passer med arten av organisasjonen, er det sannsynlig at de noensinne vil møte forventningene til dine interessenter., Fundamentalt, din reise retningslinjer og prosedyrer må tilpasses din bedrifts kultur, og være fleksibel rundt behovene til de ansatte, industri og økonomi. De trenger også å bli mye sirkulert og forstått.

retningslinjer og prosedyrer vil hjelpe din bedrift reisende ta avgjørelser innenfor rammen av bedriftens retningslinjer for reising. De bør omfatte prosedyrer for alle bestillinger som – tross alt, det er viktig at ansatte er tydelige på hva som forventes av dem på hvert punkt i sin virksomhet tur.,

Det kan også være nødvendig å inkludere et avsnitt om konsekvensene av å ikke følge angi retningslinjer og prosedyrer.

Vurderer sikkerhet og sikkerhetsrutiner

Den trygghet, sikkerhet og trivsel for ansatte må være i hjertet av hver corporate travel politikk. Mens de er engasjert i business travel, dine ansatte er ditt ansvar, så det er avgjørende politikk har prosedyrer på plass som kan godt svare på personlig risiko, uvær eller politisk uro i et fremmed land.,

Markere hvor viktig det er at dine ansatte lese bedriftens reise policy-dokument for sin egen sikkerhet, og avklare hva de trenger å gjøre i en nødssituasjon, og hvem du skal kontakte. Hvis dine ansatte er jevnlig flyr ut til høy-risiko-land, organisere ekstra reise trygghet og sikkerhet trening. Vi samarbeider tett med Internasjonale SOS for å tilby forbedret medisinsk og sikkerhet og assistanse, og holde dine ansatte trygg på veien.

Ta en titt på hvordan andre vil vi støtte de ansatte i alle ledd av reisen.,

Levere reise retningslinjene for å medarbeidere

Når du har skrevet din bedrifts reise for personvern, må du sørge for at dine ansatte kan lese og forstå det. Enten du velger å levere politikk i et utskrevet dokument, via intranett eller i en e-post, er det noen generelle måter å sørge for at det er kommunisert så effektivt som mulig.