innkjøpsordre-Prosessen – Alt du trenger å vite

I dagens globale arbeidsstyrke, en langsom kjøpet ordren prosessen kan lamme virksomheten. Manuell kjøp ordrebehandling og arkaiske systemer hemme kjøpet ordren prosessen og gjøre mer skade enn godt.

Avhengig av en manuell bestilling prosessen med e-post og regneark er som å bruke en bankkonto med ingen ATM-tilgang., Når du tenker på hvor lett Minibanker funksjon i verden av banktjenester, det er vanskelig å forestille seg å stå i kø for lang tid bare for å ha en teller gjør en feil når du håndterer en enkelt transaksjon.

På samme måte, old-school prosesser er på plass i den moderne verden av teknologi. Digitaliseringen gjør clunky prosesser fungerer som en sjarm. Det er perfekt for den tidkrevende og arbeidskrevende administrative prosesser som bestillinger, faktura godkjenning, og mer.,

I den teknologiske tidsalder, det ville være klokt å dra nytte av en cloud-basert løsning for innkjøpsordrer. Før vi dykker dypere inn i en anskaffelse av system for vellykket PO administrasjon, la oss ta en titt på den nåværende tilstand av innkjøpsordre ledelse, og finne ut sin store feil.

Hva er kjøp ordren prosessen?

kjøp ordren prosessen er reisen en innkjøpsordre (PO) fra skapelsen gjennom kjøpet for godkjenning, utsendelse, levering, faktura, og lukking. Det inkluderer også økonomiske sjekker, kontraktsadministrasjon, kvalitetskontroller, og mer.,

Når en bestilling er akseptert av selger, det blir et juridisk bindende dokument. En innkjøpsordre skisserer de nødvendige elementer, til avtalt pris, levering forventninger, og betalingsbetingelser.

Kjøp bestillinger gi konkrete anvisninger for leverandøren, samtidig som den tilbyr kjøpere en solid papir sti som kan brukes som referanse når klarhet er nødvendig i anskaffelsesprosessen.

Hva er trinnene som er involvert i en innkjøpsordre prosessen?,

kjøp ordren prosessen består av flere samsvar sjekkpunkter og godkjenning/input oppgaver for å sikre rettidig PO behandling. Her er de vanligste kjøp ordren prosessen fremgangsmåte:

1. PO Etableringen
2. innkjøpsordre Godkjenning
3. PO Utsendelse
4. Bindende Kontrakt
5. varelevering
6. Tre-veis Matchende
7. PO Nedleggelse

1. PO etablering:

Kjøp bestillinger som er opprettet fra godkjent innkjøpsrekvisisjoner eller tilberedt fra grunnen av i tilfelle av piggyback eller regelmessig kjøp.,

Interessenter: Innkjøp team og administrativt personale

2. Godkjenning flyt:

Når kjøpsordre er opprettet, at de er sendt for å logge deg av autorisasjon for å imøtekomme siste liten kravet om endringer.

Interessenter: Requisitioner sign-off myndighet, finans-teamet, og innkjøpere

3. PO sending:

Når du er godkjent, innkjøpsordrer som er videresendt til den valgte leverandøren avhengig av leverandørens foretrukne modus for kommunikasjon.

Modi tilgjengelige: Papir, faks, e-post og lagring i skyen

4., Bindende kontrakt:

En rettslig bindende kontrakt gjeldende når selger aksepterer PO og det kan da bli brukt til å løse eventuelle tvister mellom leverandør og kjøper.

Må inneholde: Kjøperen detaljer, innkjøpsordrenummer, leveringsdato, leverandør informasjon, priser, for detaljer, betalingsbetingelser og betalingsinformasjon

5. Varelevering:

leverandøren leverer varene, og kjøperen har en kvalitet sjekke og varsle avsenderen i tilfelle feil.

Mottaker: Administrativt personale, lager manager, eller for anskaffelser

6., Tre-Veis matching:

kjøpers innkjøp team utfører deretter tre-veis matching (med PO, GRN, og faktura).

7. PO lukking:

Etter PO matching, hvis det ikke er noen avvik som er funnet, godkjent faktura sendes til økonomi-team for behandling av betaling etter hvilke bestillinger som er lukket.

PRO TIPS: Hvordan å automatisere din bestilling prosessen 75% raskere med Kissflow?

innkjøpsordre prosessforløp

kjøp ordren prosessen flyt er hele livssyklusen til en innkjøpsordre fra for etablering til avslutning., En forhåndsdefinert innkjøpsordre prosessforløp gjør innkjøp teamet til å behandle en PO uten mangler noen skritt, og følge det opp lett å unngå forsinkelser.,cess flyt viser handling trinn i PO behandling som følger:

1. Opprette en innkjøpsordre
2. Sende ut flere forespørsler om tilbud(RFQ)
3. Analyser, og velg leverandør
4. Forhandle kontrakten og sende PO
5. Motta varer/tjenester
6. Motta og kontrollere faktura (3-Veis Samsvarende)
7. Godkjenne faktura og betale leverandør
8. journalføring
9. innkjøpsordre nedleggelse

smerten punkter av manuell bestilling prosesser

Manuell bestillinger som er kostbar og ineffektiv, og tidkrevende å vedlikeholde., Det er for mange dokumenter som kreves for å behandle en enkelt bestilling.

Innhente, lagre og sende dem gjennom godkjenning loop, samtidig som de ikke blir tapt eller skadet underveis er svært kjedelig.

Ifølge en fersk APQC studie, manuell PO behandling kan koste organisasjoner så mye som $506.52 per bestilling.,

En manuell bestilling prosessen:

• Mangler synlighet
• Pigger organisatoriske bekostning
• Drar PO behandling syklus
• Avhenger av menneskelige inngrep
• Har prosessen flaskehalser og viktige problemstillinger
• Innebærer en endeløs løkke av e-post og mennesker
• Er tungvint, unøyaktig, og utsatt for feil

Fordelene med en digital PO-system

Her er seks grunner til hvorfor hver organisasjon må en anskaffelse løsning med en innkjøpsordre management system.,ingen mistet eller forsinket POs

Anbefalt Lesing:

• 5 Kjøpet For Beste Praksis for Hvert Selskap Må Vedta
• 5 Effektive Måter å øke Hastigheten på Din Bestilling Syklus
• 4 Overbevisende Grunner til at Selv Bestillinger som Er Best Unngås

Oppsummering

Si farvel til uleselig håndskrift, mangler POs, og endeløse timer med data entry., En cloud-basert anskaffelse av programvare forvandler bunter av papirer til lett sporbar digitale skjemaer som er lagret sikkert i skyen.

Selv om gjennomføringen av en anskaffelse løsning kan høres utrolig enkle som et band-aid løsning til alle PO-relaterte problemer, selve prosessen er svært komplisert. Det er derfor det er avgjørende å ha noen innkjøpsordre beste praksiser som vil sikre at anskaffelser verktøyet fungerer slik det skal.

rett innkjøp beste praksis kan fikse ødelagte PO prosessen, øke effektiviteten, og gi mer AVKASTNING., Mens teorien om hva innkjøpsordre kan høres komplisert, ta en titt på noen mest vanlige beste praksis kan klare det opp en gang for alle.