11 Productivity Apps die 2021 tot nu toe het meest productieve jaar zullen maken

door Ty Collins

Productivity apps en time management tools zijn overal, elk ervan belooft het op één na beste ding te zijn om je werk gedaan te krijgen. Het is overweldigend genoeg om te proberen om te ziften door elke tool die helpt bij het beheren van uw tijd, samenwerken met collega ‘ s of het automatiseren van taken. Maar als je overspoeld bent met werk, heb je zeker geen tijd om door de oceaan van opties te waden.

u hoeft zich geen zorgen te maken. We zijn hier om u de meest veelbelovende en krachtige productiviteitsapps van vandaag te bieden., Onze gids pares dingen tot het beste aanbod beschikbaar op dit moment, afgeleid van onze ervaring en beoordelingen van een breed scala aan bronnen.

u zult al snel merken dat de productiviteit apps die we aanbevelen een verscheidenheid aan doeleinden te vervullen. Dat komt omdat productiviteit er voor iedereen anders uitziet. We beantwoorden de volgende vragen waar een productief persoon op een gegeven moment mee geconfronteerd moet worden:

• Wat heb je nodig om productiever te worden?

• heeft u een persoonlijke assistent nodig om projecten effectiever te plannen?,

• moet u taken automatiseren om tijd vrij te maken in uw schema?

• of moet u de communicatie met uw team verbeteren?

we hebben onze lijst opgesplitst in categorieën om het u gemakkelijk te maken om de exacte tools te vinden die u nodig hebt.

u zult ook merken dat de meeste van onze aanbevelingen zijn gratis productiviteit apps met betaalde versies die extra functies bieden. We hebben hiermee rekening gehouden en helpen de verschillen tussen de gratis en betaalde versies van deze tools op te splitsen., De realiteit is dat je krijgt wat je betaalt voor, maar te beginnen met de gratis versie kunt u grondig uit te proberen een product. U kunt zoveel tijd nemen als u nodig hebt om te bepalen of een bepaalde tool is de juiste keuze voor u.

Wat is de productiviteit van projectplanning en welke Apps ondersteunen dit?

Als u aan productiviteit denkt, stelt u zich waarschijnlijk lange lijsten van taken en deadlines voor. Deze categorie van productiviteit apps bevat tools om u te helpen met full-scale beheer van uw of uw team de dagelijkse workflow., Deze tools bevatten krachtige functies voor het bijhouden en toewijzen van taken en deadlines. Elk heeft zijn eigen sterke punten, volgens uw behoeften, maar alle drie de keuzes zijn stellaire productiviteit apps.

1: Asana

functie: grootschalige projectplanning, studentenplanner-apps, samenwerking en Workflowbeheer

kosten: gratis basisversie voor maximaal 15 leden; $ 11 / gebruiker / maand voor de eerste verbeterde laag

Asana wordt beschouwd als een van de meest flexibele en aanpasbare productiviteitstools die er zijn. Met 4.,5 + sterren beoordelingen van PCMag en TechRadar, deze tool introduceert automatisering om team project planning en taakbeheer te vereenvoudigen. Gebruikers zijn onder andere reuzen als NASA en Salesforce.

Asana ‘ s front-end Setup is minder intuïtief en gestructureerd dan die van andere project management tools. PCMag vergelijkt de tool met een deck van kaarten met zijn open-endedness en gebrek aan structuur, terwijl traditionele project management tools zijn meer als bordspellen met vaste regels en lineaire structuren. Sommige gebruikers vinden dat ze eerst meer tijd nodig hebben om projecten op te zetten met Asana., Echter, in ruil voor asana ‘ s steilere leercurve, gebruikers genieten van veel meer kracht en veelzijdigheid.

Asana biedt een verscheidenheid aan samenwerkingsfuncties, vooral in de betaalde lagen:

• Met tijdlijn kunt u Gantt-grafieken maken en uw team op schema houden. Voeg teamleden toe aan specifieke projecten met verschillende bewerkingsrechten.

• delegeer taken aan individuele teamleden met markeringen voor deadlines en prioriteit. Houd alle voortgang in de gaten.,

• Automatiseer routinetaken zodat u niet vastloopt door vervelende details—of vergeet de belangrijke.

• Asana zal u helpen ervoor te zorgen dat uw teamleden redelijke workloads hebben. U kunt alle taken die aan één persoon zijn toegewezen bekijken en bijhouden wie er verantwoordelijk is voor wat met de Portfolio-functie.

over het algemeen is Asana een krachtig en flexibel projectbeheerinstrument., Hoewel het een steile leercurve heeft en functies bevat die alleen beschikbaar zijn bij betaling, biedt deze tool enkele van de sterkste samenwerkingsfuncties van alle projectplanningsapps.

2: Todoist

functie: Projectbeheer en persoonlijke planning

kosten: gratis versie is robuust genoeg voor persoonlijk gebruik; $3-5/maand voor teamfunctionaliteit

Todoist is een to-do lijst tool met hoge ratings (4,5+ sterren) van The Verge, de Apple Store en Google Play., Intuã tief en schaalbaar, Todoist is geweldig voor eenvoudige lijstvorming evenals high-level project management. Het strakke ontwerp zorgt ervoor dat zelfs het meest complexe project verfrissend eenvoudig aanvoelt. David Allen, auteur van Getting Things Done, benadrukt Todoist als een van de beste tools voor het integreren van zijn productiviteit systeem.

De waarde van Todoist is vrij eenvoudig:

• Maak een project aan en maak notities.

• bepaal actiestappen en selecteer de deadline en prioriteit voor elk takenitem. Wijs labels toe om contexten aan te geven, zoals een personeelsvergadering of focuswerk.,

• gebruik meldingen om geplande herinneringen voor belangrijke taken te ontvangen.

• en natuurlijk, trek gemakkelijk de lijst van afspraken en actie-items van vandaag.

de functie inbox maakt het eenvoudig om agendaitems toe te voegen en ze later te sorteren; wanneer u in een snelle vergadering bent, kunt u met Todoist snel vervolgtaken of-opdrachten invoeren en ze later organiseren onder de juiste projecten en deadlines. Met de betaalde functie kunt u ook projecten delen en taken delegeren, maar Todoist is niet in de eerste plaats een samenwerkingstool.,

Er is een uitgebreide lijst van gedeelde agenda-apps en externe apps die integreren met Todoist; het omvat Google Calendar en Amazon Alexa.

3: Trello

functie: Teamworkflow en projectplanning

kosten: beperkte gratis versie; betaalde versies beginnen bij $10/maand

Trello is een eenvoudige, schone workflow tool. Degenen die bekend zijn met Kanban boards zullen het gebruik van kaarten en kolommen herkennen voor het visualiseren van de status van verschillende projecten; het is gemakkelijk om de voortgang te zien als je kaarten van kolom naar kolom verplaatst., Als eenvoudiger, gericht team samenwerking is uw topprioriteit, zult u waarschijnlijk liever Trello dan alternatieven zoals Asana en Todoist.

in de kern, Trello is ongelooflijk eenvoudig, maar het kan worden opgefokt om veel van de mooie dingen die je zou willen doen van een project management tool. Het biedt integraties (Trello noemt ze “Power-Ups”) met Slack, Google Hangouts, Evernote en nog veel meer productiviteit apps. Bovendien biedt een functie genaamd “Butler” automatisering om vervelende onderhoudstaken te minimaliseren.,

andere productiviteitstools bieden weliswaar meer in termen van aanpasbare standpunten en, tot op zekere hoogte, mate van gedetailleerdheid in taakorganisatie. Maar als u onnodige complexiteit wilt vermijden, is Trello de beste keuze voor u en uw team.

Wat zijn Automatisering productiviteit Apps en waarom heb ik ze nodig?

soms zijn het de kleine vossen die de wijnstokken bederven. De best vastgestelde plannen krijgen mogelijk niet volledig geïmplementeerd vanwege het volume of de complexiteit van gedetailleerde taken. Sommige taken zijn zo eenvoudig dat ze volkomen saai en energiezuinig worden., Andere taken zijn zo belangrijk dat je ze niet vatbaar wilt laten voor menselijke fouten. Bespaar uzelf tijd, verscherp uw workflow en verminder fouten door taken te automatiseren met een van deze uitstekende apps.

4: Calendly

functie: geautomatiseerd online samenwerkingsprogramma en afspraken plannen

kosten: zeer nuttige gratis basisversie; Premium en Pro versie variëren van $ 8-12 / user / month

Calendly fungeert als een persoonlijke secretaris., Als u veel vergaderingen te plannen op een wekelijkse basis, kalend zal dat proces te vereenvoudigen voor u met de intuïtie van een ervaren administratieve assistent.

• Calendly integreert met Google Agenda, Outlook en andere tools om verbinding te maken met maximaal zes agenda ‘ s.

• de tool controleert automatisch de beschikbaarheid en helpt u bij het plannen van alle soorten vergaderingen, rekening houdend met tijdzones, de schema’ s van uw collega ‘ s en de behoefte aan buffertijd tussen vergaderingen.,

• met Agenda kunt u ALLE soorten vergaderingen plannen—één-op-één-gesprekken, round robin-discussies, collectieve vergaderingen of groepsgebeurtenissen zoals webinars, trainingen en meer. Elke verbonden persoon ontvangt automatisch een melding dat u een vergadering wilt plannen en kan kiezen uit de uren die u aangeeft beschikbaar zijn.

met zijn zeer aanpasbare functies vereenvoudigt Calendly het proces van het plannen en verwijdert het de verveling van het moeten opvolgen met mensen of het communiceren van plotselinge veranderingen in het schema., De tool reageert op uw voorkeuren en deelt alleen need-to-know informatie.

De app is nog intuïtiever wanneer je teamgenoten ook Calendly gebruiken. Bekijk een overzicht van de schema ‘ s van uw team en ontvang analyses over planningtrends in uw groep. Je hebt ook de mogelijkheid om te integreren met een breed scala aan andere productiviteit apps, zoals Zoom, Zapier en HubSpot. Lees meer over hoe Calendly ook functioneert als school management software.,

5: Zapier

functie: integratie en taakautomatisering

kosten: gratis voor maximaal 100 taken/maand; verhoogde capaciteitsupgrades beginnen bij $20/maand

met Zapier kunt u kiezen uit de beste apps en deze naadloos integreren voor dagelijks gebruik. Hier zijn enkele voordelen:

• dankzij de integratie met meer dan 2000 apps automatiseert Zapier vervelende, gemakkelijk over het hoofd te zien taken.

• Deze omvatten taken zoals het toevoegen van abonnees aan uw e-maillijst of het toevoegen van items uit een Facebook-gesprek aan uw agenda.,

• geen coderingskennis is vereist. Zapier stelt u eenvoudige vragen over wat u wilt doen, en als u de aanwijzingen te beantwoorden, de app stelt de taken voor u.

• sommige zeer bekende bedrijven gebruiken Zapier, zoals Spotify en Adobe, maar de tool schaalt voor gebruikers van elke grootte.

aan de ene kant voert Zapier de lage, vervelende taken uit die de hersenruimte en de sap-productiviteit in beslag nemen. Aan de andere kant zorgt de tool ervoor dat u cruciale elementen van uw workflow niet over het hoofd ziet., Bijvoorbeeld, als u meerdere messaging tools, je zou kunnen vergeten om het ene platform of het andere te controleren. Dit betekent dat het missen van een belangrijke sales lead of een tijd gevoelige kwestie. Zapier integreert alle messaging platforms en centraliseert meldingen, zodat u slechts één messaging app controleren om updates van uw dag te krijgen.

met Zapier zijn de mogelijkheden voor het automatiseren van taken en het integreren van toepassingen vrijwel eindeloos.

Wat zijn sommige Apps die Teams helpen samenwerken?

elk team heeft een unieke cultuur, communicatieproces en projectworkflow., Disfuncties die ontstaan in teaminstellingen worden alleen vergroot wanneer werknemers niet effectief en efficiënt kunnen coördineren of communiceren. Het overwinnen van deze obstakels leidt tot meer productiviteit, synergie en creativiteit als team. De kracht van apps voor groepssamenwerking is het veranderen van de manier waarop mensen samenwerken en het uitbreiden van de mogelijkheden voor creatieve oplossingen en projectworkflows. Tools voor groepssamenwerking helpen ook om de levensduur van bedrijven en persoonlijke verbindingen te verhogen, omdat ze het veel gemakkelijker maken om verbonden te blijven.,

6: G-Suite

functie: samenwerking en contentcreatie

kosten: $6/user/month voor basispakket

G-Suite is vaak bekend als “al die Google apps”:

• Google Docs is een gedeeld documenttool, ideaal voor het samenwerken en bijhouden van revisies

• Google Sheets is een lichtere maar eenvoudig geïntegreerde versie van Microsoft ‘ s excel

• Google Slides is een draagbare dynamische Slide Tool ideaal voor samenwerking en 11th Hour deck updates.,

deze apps zijn krachtige, online alternatieven voor populaire kantoorsuites zoals Microsoft Office. Ze bieden niet alleen vergelijkbare functies voor het maken van documenten, spreadsheets en presentaties, maar ook gestroomlijnde en handige samenwerkingstools, online opslag en bestandsdeling. Daarnaast helpt G-Suite gebruikers veel licentie-en updateproblemen te voorkomen die gebruikers ondervinden met meer traditionele tools, zoals Office.

maar deze Google apps zijn gratis, dus waarom een maandelijkse vergoeding betalen?, Om te beginnen verdubbelt de $6/maand versie van G-Suite de opslag van elke gebruiker van 15 GB naar 30 GB. G-Suite richt zich ook op zakelijke toepassingen en functies voor teamsamenwerking; terwijl Google-toepassingen misschien volstaan voor een student, G-Suite maakt team admin controles, Een in-suite groep-messaging app genaamd Currents en inzichten op organisatorische ontwikkeling door middel van een tool genaamd Work Insights.

bovendien bevat de betaalde versie van G-Suite menselijke technische ondersteuning en uitstekende doorzoekbare inhoud. Het is bijna griezelig hoe gemakkelijk het is om eerdere gesprekken of begraven e-mails te vinden., Het bijhouden van wijzigingen, het becommentariëren en werken aan hetzelfde stukje inhoud als een team is eenvoudiger dan ooit met G-Suite.

7: Slack

functie: groepsberichten en communicatie

kosten: gratis voor basic; begint bij $6,67/gebruiker/maand voor onbeperkte geschiedenis en integraties

Slack, gebruikt door wereldwijde bedrijven als Target en Airbnb, is een groepsmessaging tool. Het werkt om een team het gevoel te geven dat ze in dezelfde ruimte werken, zelfs als ze continenten uit elkaar zijn.,

de tool is een enorme verbetering voor standaard e-mailgesprekken vanwege de volgende populaire functies:

• Real-time reacties zijn efficiënter en minder omslachtig dan het proces van zeven of acht e-mails die allemaal reageren op een enkele thread.

• u kunt gemakkelijk zichtbare conversatiedraden starten.

• u kunt gesprekken Sorteren op medewerker.

• u kunt groepen van peers selecteren om projecten mee te bespreken.,

• u kunt belangrijke aankondigingen vastzetten, relevante projectmedewerkers taggen en conversatiegeschiedenissen doorzoeken naar belangrijke details.

in sommige gevallen geven gebruikers zelfs de voorkeur aan Slack boven persoonlijke vergaderingen. Als een collega begint een side-conversation, label het en zet het opzij als een Nieuwe Draad, zodat iedereen kan blijven gericht op het oorspronkelijke onderwerp van discussie. In plaats van het uitdelen van papieren of digitale kopieën van documenten en in de hoop dat ze op de juiste wijze worden georganiseerd, voeg een bijlage direct in het gesprek, waar het relevant is., Slack slaat automatisch gedeelde bestanden op en organiseert ze onder relevante discussies, zodat gebruikers gemakkelijk toegang kunnen krijgen tot en documenten kunnen vinden wanneer ze dat nodig hebben.

beveiliging is een belangrijk onderdeel van Slack. Versleutelde gegevens en eenmalige aanmelding zorgen ervoor dat u gevoelige gesprekken kunt voeren binnen het platform. Dit is een grote hulp voor teams die op afstand samenwerken.

8: Zoom

functie: vergaderingen op afstand en videoconferenties

kosten: gratis voor een robuuste basisversie; $15 / maand voor meer functies.,

de bedrijven van vandaag waarderen teamproductiviteit en samenwerking. Ook op de werkplek komen telewerkers steeds vaker voor. Zoom maakt videoconferencing van hoge kwaliteit mogelijk met vele functies om projectworkflows te stroomlijnen.

weinig dingen zijn frustrerender op de werkplek dan in een gesprek zitten met medewerkers, wachtend op één persoon om hun technologie aan de praat te krijgen., Of misschien heb je een goede flow gaande in je gesprek en echt werk wordt gedaan… en dan je verbinding mislukt, en je moet proberen om het gesprek opnieuw te starten met dezelfde energie. Zoom ‘ s krachtige technologie maakt het een van de meest betrouwbare videoconferencing opties die er zijn.

Zoom integreert met een groot aantal andere tools zoals Google Calendar, Evernote en GitLab. Het kan tot 49 gelijktijdige video ‘ s op een scherm verwerken en tot 1.000 deelnemers aan hetzelfde videogesprek. Dit maakt het een populaire keuze voor webinars en klaslokaal instellingen.,

Supplemental Productivity Apps

De meeste bedrijven zullen gebruik maken van content organisatie en social media management. Hoewel er veel concurrenten op deze gebieden, Evernote en Hootsuite opvallen als de meest vertrouwde, krachtige en hoog ontwikkelde opties.

9: Evernote

functie: organisatie van notities en inhoud

kosten: gratis Barebone basisversie. $8 / maand of $ 15 / maand voor gezamenlijke functies.

het organiseren van inhoud is een van de meest over het hoofd gezien manieren om productiever te worden., Als je school, werk of hobby ‘ s een aanzienlijke hoeveelheid content delen, zoals webinhoud of geschreven opdrachten, Evernote is een geweldige keuze voor jou.

Evernote is een geweldige productiviteit app voor het organiseren en archiveren van inhoud. Het biedt verschillende niveaus van aanpasbare organisatie, zodat u kunt instellen op een manier die past bij uw voorkeuren. met

kunt u op verschillende manieren inhoud maken., Als je denkt dat het het beste is om pen en papier te gebruiken, neem dan een foto van je notities en gebruik Evernote ‘ s optical character recognition (OCR) functie om je handgeschreven krabbels om te zetten in doorzoekbare tekst. Als je beter hardop denkt, gebruik dan de audiorecorder en sla je verbale gedachten op als een notitie voor later.

De webclipper maakt het gemakkelijk om website-informatie op te slaan zonder de advertenties; opgeslagen website-inhoud wordt ook doorzoekbaar. Dus als je een geweldig artikel over een onderwerp van belang vindt, clip het naar Evernote en kom er later op terug door te zoeken in de tekst of met behulp van tags die u hebt toegevoegd.,

Evernote ‘ s nadeel is het prijskaartje. Er is een gratis versie van de app, maar het biedt niet veel meer functionaliteit dan Google Keep of Apple Notes, die beide gratis en eenvoudig te gebruiken zijn. Anderen vergelijken Evernote ook vaak met OneNote, die veel van dezelfde functionaliteit deelt en gratis is (met beperkte online opslag). Echter, de $8/maand brengt 10GB aan uploads elke maand en een aantal krachtiger functies dan OneNote ‘ s.,

hoewel de beveiliging van Evernote niet de sterkste is (gegevens worden opgeslagen op Google Drive), kunt u apps van derden zoals Saferoom gebruiken om het beveiligingsniveau te garanderen dat u nodig hebt. Integratie met andere tools zoals Zapier maakt ook toegang tot relevante informatie of tools zoals agenda ‘ s, e-mails en andere productiviteit en communicatie-apps.,

10: Hootsuite

functie: beheer van sociale media

kosten: gratis beperkt plan; full-feature plannen beginnen bij $30/maand

Hootsuite wordt beschouwd als een productiviteitstool omdat het veel giswerk uit het strategiseren voor sociale media haalt en specifieke tools biedt voor het organiseren en plannen van sociale mediastrategie. Gebruikt door 800 van de Fortune 1000 bedrijven, Hootsuite is een gouden standaard productiviteit app voor iedereen in het bedrijfsleven of non-profit werk.

Hootsuite bevat planningstools voor wanneer en hoe inhoud te plaatsen., Maak een aangepaste posting kalender en bijhouden van belangrijke details, zoals de hashtags en strategieën uniek voor elk platform. U kunt meerdere berichten tegelijk maken en deze plannen om op specifieke tijdstippen in de toekomst te worden geplaatst. Dit is een enorme tijdsbesparing omdat je niet hoeft te schakelen om te posten op ongelegen tijden.

Hootsuite ‘ s analytische tools bieden waardevol inzicht in hoe goed uw organisatie doelgroepen bereikt op verschillende social media platforms. Je zult in staat zijn om te leren welke soorten berichten garner meer aandacht en welke tijden zijn de meest optimale voor het posten.,

Hootsuite bespaart gebruikers veel tijd op de lange termijn. Er is echter een belangrijke leercurve in het begin. En als je net aan de slag als een bedrijf of een non-profit, $30/maand lijkt waarschijnlijk een steile prijskaartje. De gratis versie is functioneel, maar mist de analytics functies en beperkt u tot 30 berichten per maand. Maar nadat de gratis versie van Hootsuite U helpt uw aanwezigheid op sociale media uit te breiden en te verbeteren, kan uw budget zich een full-feature-plan veroorloven.

Lucidchart

functie: projectbeheer

kosten: gratis voor basisfunctionaliteit, $7.,95 / maand voor individuen, en $9/maand (per gebruiker) voor een team

Lucidchart verbetert de productiviteit door visualisatie van workflows. Je maakt gewoon een document aan (er zijn veel sjablonen om uit te kiezen) om aan de slag te gaan. Er zijn honderden vormen en kleuren om uw sjabloon aan te passen.

Lucidchart kan u en uw team helpen samenwerken in interfacesoftware door teamleden te taggen. De naadloze (realtime) communicatie maakt alles transparant en eenvoudig.,

2021: om de hoek te komen van een uitdagend jaar met een verhoogde productiviteit

om concurrerend te blijven in het digitale tijdperk moeten de beste digitale tools worden gebruikt. Van Hootsuite ’s social media-mogelijkheden tot Calendly’ s planningservices: onze aanbevolen productiviteitsapps zullen uw werkleven aanzienlijk verbeteren.

hoewel er veel productiviteitsapps zijn die gemakkelijk hadden kunnen worden opgenomen, bevatten onze aanbevelingen de meest krachtige en veelzijdige tools die de meest fundamentele productiviteitsproblemen van vandaag aanpakken, variërend van planning tot samenwerking op afstand.,

de mogelijkheden zijn eindeloos. Word de meest productieve u ooit bent geweest door te kiezen voor de beste tools voor uw behoeften. Maak dit je meest productieve decennium tot nu toe.