heeft u ooit een probleem gehad dat weigerde weg te gaan? Wat je ook deed, vroeg of laat zou het terugkeren, misschien in een andere vorm.
hardnekkige of terugkerende problemen zijn vaak symptomen van diepere problemen. “Quick fixes” lijkt misschien handig, maar ze lossen vaak alleen de oppervlaktekwesties en afvalbronnen op die anders zouden kunnen worden gebruikt om de echte oorzaak aan te pakken.
in dit artikel en in de video hieronder, kijken we naar de 5 Whys techniek (soms bekend als 5Y)., Dit is een eenvoudig maar krachtig hulpmiddel om snel door de uiterlijke symptomen van een probleem te snijden om de onderliggende oorzaken ervan te onthullen, zodat u het voor eens en altijd kunt aanpakken.
Klik hier om een transcript van deze video te bekijken.
oorsprong van de 5 Whys techniek
Sakichi Toyoda, de Japanse industrieel, uitvinder en oprichter van Toyota Industries, ontwikkelde de 5 Whys techniek in de jaren 1930.
Toyota heeft een “go and see” filosofie., Dit betekent dat de besluitvorming is gebaseerd op een diepgaand begrip van wat er daadwerkelijk gebeurt op de werkvloer , in plaats van op wat iemand in een directiekamer denkt dat er zou kunnen gebeuren.
De 5 Whys-techniek is trouw aan deze traditie en is het meest effectief wanneer de antwoorden komen van mensen die praktische ervaring hebben met het proces of probleem in kwestie.
de methode is opmerkelijk eenvoudig: wanneer een probleem zich voordoet, wordt er naar de oorzaak gezocht door te vragen ” waarom?”vijf keer., Dan, wanneer een tegenmaatregel duidelijk wordt, volg je het door om te voorkomen dat het probleem van terugkerende.
opmerking:
De 5 Waarom gebruikt “tegenmaatregelen,” in plaats van “oplossingen.”Een tegenmaatregel is een actie of een reeks acties die erop gericht is om te voorkomen dat het probleem zich opnieuw voordoet, terwijl een oplossing kan gewoon proberen om te gaan met het symptoom. Als zodanig zijn tegenmaatregelen robuuster en zullen ze waarschijnlijk voorkomen dat het probleem zich herhaalt.,
wanneer een 5 Whys-analyse moet worden gebruikt
u kunt 5 Whys gebruiken voor het oplossen van problemen, kwaliteitsverbetering en het oplossen van problemen, maar het is het meest effectief wanneer het wordt gebruikt om eenvoudige of matig moeilijke problemen op te lossen.
het is mogelijk niet geschikt als u een complex of kritiek probleem moet aanpakken. Dit is omdat 5 Waarom kan leiden tot een enkel spoor, of een beperkt aantal tracks, van onderzoek, terwijl, in feite, er meerdere oorzaken kunnen zijn na te streven. In gevallen als deze, kan een bredere methode zoals oorzaak en gevolg analyse of mislukking modus en effecten analyse effectiever zijn.,
Deze eenvoudige techniek kan u echter vaak snel naar de oorzaak van een probleem leiden. Dus, wanneer een systeem of proces niet goed werkt, probeer het eens voordat u begint aan een meer diepgaande aanpak-en zeker voordat u probeert om een oplossing te ontwikkelen.
de eenvoud van het gereedschap geeft het ook een grote flexibiliteit, en 5 Waarom combineert goed met andere methoden en technieken, zoals de analyse van de onderliggende oorzaak . Het wordt vaak geassocieerd met Lean Manufacturing , waar het wordt gebruikt om verspillende praktijken te identificeren en te elimineren., Het wordt ook gebruikt in de analysefase van de Six Sigma-methode voor kwaliteitsverbetering.
hoe gebruik je de 5 Waarom
het model volgt een zeer eenvoudig proces in zeven stappen:
Stel een Team samen
Verzamel mensen die bekend zijn met de specifieke kenmerken van het probleem en met het proces dat u probeert op te lossen. Voeg iemand toe om als facilitator op te treden , die het team gefocust kan houden op het identificeren van effectieve tegenmaatregelen.
Definieer het probleem
Als u kunt, observeer het probleem in actie., Bespreek het met uw team en schrijf een korte, duidelijke probleemverklaring waar u het allemaal mee eens bent. Bijvoorbeeld, ” Team A voldoet niet aan de reactietijd doelen “of” Software release B resulteerde in te veel rollback mislukkingen.”
schrijf dan uw statement op een whiteboard of sticky note, met voldoende ruimte om uw antwoorden op de herhaalde vraag toe te voegen, ” waarom?”
vraag de eerste ” waarom?”
vraag uw team waarom het probleem zich voordoet. (Bijvoorbeeld, ” Waarom is Team niet een voldoen aan de reactietijd doelen?”)
vraagt ” Waarom?”klinkt eenvoudig, maar het beantwoorden vraagt om serieuze gedachte., Zoeken naar antwoorden die gegrond zijn in feite: het moeten rekeningen zijn van dingen die daadwerkelijk zijn gebeurd, niet gissingen over wat er zou kunnen zijn gebeurd.
Dit voorkomt dat 5 Waarom ‘ s slechts een proces van deductief redeneren worden, dat een groot aantal mogelijke oorzaken kan genereren en soms meer verwarring kan creëren als je hypothetische problemen opzoekt.
dit artikel nuttig vinden?
u kunt nog eens 45 probleemoplossende vaardigheden leren, zoals deze, door lid te worden van de Mind Tools Club.
Word vandaag lid van de Mind Tools Club!,
abonneer u op onze nieuwsbrief
ontvangen elke week nieuwe carrièrevaardigheden, plus onze nieuwste aanbiedingen en een gratis te downloaden persoonlijk ontwikkelingsplan werkboek.
Lees ons Privacybeleid
uw teamleden kunnen een voor de hand liggende reden hebben waarom, of meerdere plausibele., Noteer hun antwoorden als bondige zinnen, in plaats van als enkele woorden of lange verklaringen, en schrijf ze onder (of naast) uw probleemverklaring. Bijvoorbeeld, zeggen ” volume van de gesprekken is te hoog “is beter dan een vage” overbelast.”
vragen ” waarom?”Four More Times
voor elk van de antwoorden die u gegenereerd in Stap 3, Vraag vier verdere” waarom ” achter elkaar. Elke keer, frame de vraag in antwoord op het antwoord dat je net hebt opgenomen.
Tip:
probeer snel van de ene vraag naar de volgende te gaan, zodat u het volledige beeld hebt voordat u conclusies trekt.,
het diagram hieronder toont een voorbeeld van 5 Waarom in Actie, na een enkele rij van onderzoek.
figuur 1: 5 Whys Voorbeeld (enkele rijstrook)
met de methode 5 Whys kunt u ook meerdere rijstroken volgen. Een voorbeeld hiervan is te zien in Figuur 2 hieronder.
in ons voorbeeld wordt gevraagd ” Waarom was de levering te laat?”geeft een tweede antwoord (Reden 2). Vragen ” Waarom?”voor dat antwoord onthult een enkele reden (reden 1), die je kunt aanpakken met een tegenmaatregel.
Op dezelfde manier, met de vraag ” waarom duurde het werk langer dan verwacht?,”heeft een tweede antwoord (Reden 2), en vraagt” Waarom?”op dit punt onthult een enkele reden (reden 1). Nog Een ” Waarom?”identificeert hier twee mogelijkheden (redenen 1 en 2) voordat een mogelijke tegenmaatregel duidelijk wordt.
er is ook een tweede reden voor “Why we ran out of printer ink” (Reden 2), en een enkel antwoord voor de volgende “Why?”(Reden 1), die vervolgens kan worden aangepakt met een tegenmaatregel.
Figuur 2: 5 Waarom voorbeeld (meerdere rijstroken)
Stap 5., Weet wanneer je moet stoppen met
je zult weten dat je de oorzaak van het probleem hebt onthuld wanneer je vraagt “waarom” geen nuttige antwoorden meer geeft, en je kunt niet verder gaan. Een passende tegenmaatregel of proceswijziging moet dan duidelijk worden. (Zoals we eerder zeiden, als je niet zeker bent dat je de echte oorzaak hebt ontdekt, overweeg dan met behulp van een meer diepgaande probleemoplossende techniek zoals oorzaak en gevolg analyse , oorzaak analyse , of FMEA .,)
Als u meer dan één reden hebt geïdentificeerd in Stap 3, herhaal dan dit proces voor elk van de verschillende takken van uw analyse totdat u een hoofdoorzaak voor elk ervan bereikt.
Tip 1:
de “5” in 5 Whys is eigenlijk gewoon een “vuistregel .”In sommige gevallen moet je vragen” waarom?”nog een paar keer voordat je tot de kern van het probleem komt.
in andere gevallen kunt u dit punt bereiken voordat u uw vijfde vraag ” waarom?”Als je dat doet, zorg ervoor dat je niet te snel gestopt, en dat je niet gewoon accepteren “knie-jerk” reacties.,
het belangrijkste punt is te stoppen met vragen ” waarom?”als je stopt met het produceren van nuttige reacties.
Tip 2:
Als u door uw keten van vragen werkt, kunt u merken dat iemand heeft gefaald om een noodzakelijke actie te ondernemen. Het grote ding over 5 Waarom is dat het vraagt u om verder te gaan dan alleen het toewijzen van schuld, en om te vragen waarom dat gebeurde. Dit wijst vaak op organisatorische kwesties of gebieden waar processen moeten worden verbeterd.,
adresseer de hoofdoorzaak(en)
Nu u ten minste één hoofdoorzaak hebt geïdentificeerd, moet u de tegenmaatregelen bespreken en overeenkomen die zullen voorkomen dat het probleem zich herhaalt.
Bewaak uw maatregelen
houd nauwlettend in de gaten hoe effectief uw tegenmaatregelen het initiële probleem elimineren of minimaliseren. Het kan nodig zijn om ze te wijzigen of volledig te vervangen. Als dit gebeurt, is het een goed idee om het proces van 5 Whys te herhalen om ervoor te zorgen dat u de juiste oorzaak hebt geïdentificeerd.,
kernpunten
De 5 Whys-strategie is een eenvoudig, effectief hulpmiddel om de wortel van een probleem te achterhalen. U kunt het gebruiken bij het oplossen van problemen, het oplossen van problemen en initiatieven voor kwaliteitsverbetering.
begin met een probleem en vraag waarom het zich voordoet. Zorg ervoor dat uw antwoord gegrond is, en stel de vraag opnieuw. Ga door met het proces totdat u de oorzaak van het probleem bereikt, en u kunt een tegenmaatregel identificeren die zal voorkomen dat het zich herhaalt.
houd in gedachten dat dit vraagproces het best geschikt is voor eenvoudige of matig moeilijke problemen., Complexe problemen kunnen baat hebben bij een meer gedetailleerde aanpak, hoewel het gebruik van 5 Whys je nog steeds nuttige inzichten geeft.
Geef een reactie