vóór de vergadering:
Stap 1: verduidelijk het doel van de vergadering. Identificeer de juiste mensen die echt nodig hebben om deel te nemen aan deze bijeenkomst. Een effectieve vergadering heeft niet te veel mensen nodig.
Stap 2: U moet de verschillende onderwerpen voorbereiden die tijdens de vergadering worden besproken, hoeveel tijd er aan elk onderwerp wordt besteed en wat het doel van elk punt is., Neem kennis van wat je over hen weet om tijd te besparen en om je tijdens de vergadering te kunnen concentreren op belangrijke onderwerpen.
Stap 3: deel het met alle deelnemers vóór de vergadering. Communiceer ook wat je van deelnemers verwacht, zodat ze weten wat ze moeten voorbereiden.
met een duidelijk gedefinieerde agenda kent iedereen de doelen en doelstellingen. Uw agenda zal u ook helpen op het spoor te blijven en vasthouden aan de toegewezen vergadertijd.,
tijdens de vergadering:
begin de vergadering
eerst, begin altijd op tijd : het respecteert degenen die op tijd komen en herinnert late deelnemers eraan dat de planning ernstig is. Vergeet niet om de aanwezigen te verwelkomen en hen te bedanken voor hun tijd.
Begin met de herziening van de agenda : dit is een goede manier om deelnemers een kans te geven om alle vooraf gedefinieerde onderwerpen, hun doel en de gewenste resultaten te begrijpen.
het gewenste type participatie en interactie verduidelijken.
Wijs een notitienemer toe als jij dat niet bent.,
de vergadering leiden
effectieve notulen van vergaderingen leveren een grote bijdrage aan succesvolle vergaderingen. Maar ze moeten op de juiste manier worden geschreven en op tijd worden verspreid. Het grootste probleem met notities is dat ze veel tijd nodig hebben om goed te worden opgeschreven, en dat ze snel na de vergaderingen moeten worden verzonden om iedereen te laten weten wat hun volgende acties zijn.
u moet uw notities maken naarmate de vergadering vordert: een goede manier om het maken van notities te organiseren is om de acties van de opmerkingen te onderscheiden en om de verschillende acties per persoon met een deadline te noteren., Periodiek samenvatten van de belangrijkste punten en vragen om instemming om ervoor te zorgen dat het actieplan wordt begrepen door alle deelnemers. Anders, je zou kunnen vinden jezelf aan de zijlijn van de vergadering te druk met het maken van notities.
vergadertijd beheren: het grootste probleem in een vergadering is het bijhouden van de tijd die is toegewezen voor de vergadering. Neem de tijd om verhalen te vertellen en te horen en vraag naar verschillende standpunten, maar houd de focus op ideeën en doelstellingen om op tijd te blijven. Volg uw agenda zonder het gestelde doel voor elk onderwerp te verliezen.,
sluit de vergadering
sluit af door een samenvatting te geven van de resultaten, actiepunten en besluiten van de groep en het plan voor de volgende stap.Hartelijk dank aan de groepsleden voor hun deelname en bijdragen. U kunt ook om feedback vragen.
na de vergadering: de notulen van de vergadering
Typ uw notitie op een logische manier en niet chronologisch : acties, beslissingen, hoofdpunten en documentatie per onderwerp., Ook, het toevoegen van een korte samenvatting georganiseerd per persoon en per project aan het begin van de notulen helpt uw collega ‘ s om in een oogopslag de acties die ze nodig hebben om te realiseren voor de volgende vergadering te identificeren.
deel de notulen van de vergadering om het besluit en het actieplan samen te vatten aan alle deelnemers.
Geef een reactie