het begin van het vakantieseizoen betekent niet dat je inbox dezelfde mate van vrije tijd en festiviteiten kan genieten als jij. Ondanks het feit dat druk met alle buzz en planning, kunt u nauwelijks vergrendelen Uw bedrijf deur voordat het verzorgen van wat er gebeurt met uw inbox.
Dit houdt in dat u uw trouwe klanten op een duidelijke, informatieve en (optioneel) feestelijke manier informeert over de sluiting van uw bedrijf., In de wetenschap dat vakanties een drukke tijd van het jaar kunnen zijn, bieden wij u verschillende vooraf opgestelde e-mailsjablonen die u kunt gebruiken voor het aankondigen van de vakantiesluiting voor uw bedrijf.
doe niet alsof Scrooge
het kiezen van de juiste woorden voor uw vakantie Out-of-office e-mails kan lijken als een goede “taak”, vooral als u wilt zowel duidelijk en beleefd met uw bericht, terwijl besprenkelen het met de gebruikelijke zinnen over de geest van vakantie., Toch is het verlaten van uw klanten zonder dit soort bericht een grote no-no, omdat het u presenteert als een onprofessioneel & slordig equivalent van de beruchte Ebenezer Scrooge. Dus, je nodig hebt om het vuur van uw e-mailclient en kondigen uw afwezigheid met stijl door vast te houden aan de volgende sjablonen en tips.,
the Essentials
welke stijl u ook kiest, elk van deze e-mails moet de volgende essentiële elementen bevatten:
- precieze verwijzing naar de periode waarin u weg bent, omdat de ontvanger wil weten wanneer ze u weer kunnen bereiken. Informeer uw correspondent over de datum waarop zij een reactie kunnen verwachten op de e-mail die zij u tijdens de feestdagen sturen.
- indicatie dat u de e-mail zal beantwoorden wanneer ze terugkeren.,
bekijk deze voorbeelden:
“We hopen dat u in dit vakantieseizoen elke minuut ervan geniet. We zijn ons ervan bewust dat dit de tijd van het jaar is waar iedereen naar uitkijkt en we verschillen in dat opzicht niet van u. Omdat we hopen om wat kwaliteitstijd door te brengen met onze families en vrienden, vakantie sluitingsperiode ligt voor ons. Wij hopen dat u net zo veel van de vakantie zult genieten als wij.
We zijn dagen gesloten van tot vanwege de feestdagen.,
houd er rekening mee dat alle vragen en bestellingen die minstens dagen voor of tijdens de feestdagen worden geplaatst, onmiddellijk worden verwerkt zodra we terug zijn in de winkel.
accepteer onze excuses voor het ongemak dat dit kan veroorzaken. We zijn dankbaar voor uw begrip.
Wij wensen u het allerbeste!
prettige feestdagen!
Dank u.,
Hoogachtend,
Naam afzender”
*met behulp van een professionele e-mailmarketingoplossing kunt u uw e-mails personaliseren met de voornaam van uw klanten en andere gepersonaliseerde tokens die informatie bevatten over uw klanten
het verstrekken van optionele informatie
afhankelijk van uw idee van vakantie als geen-zakelijke tijd van het jaar, kunt u besluiten om ten minste één communicatiekanaal open te laten, of aanvullende informatie te verstrekken in geval van dringende vragen., In ieder geval kunt u de volgende informatie aan de mix toevoegen:
- u kunt uw mobiele nummer opgeven, terwijl u erop wijst dat het alleen in uitzonderlijke situaties kan worden gebruikt
- u kunt contactgegevens achterlaten van een persoon die correspondentie zal afhandelen in uw afwezigheid
- u kunt uw klanten informeren dat u alleen e-mails met “URGENT” in hun onderwerp zult controleren
laten we de voorbeelden met deze optionele elementen bekijken.
uw mobiele telefoonnummer achterlaten:
” Hallo!
Bedankt voor uw bericht., Ik ben momenteel uit de winkel op vakantie, zonder toegang tot e-mail. Ik zal terugkeren op (datum invoegen).
Als u daarvoor mijn hulp nodig hebt, kunt u mij bereiken op mijn mobiel – (mobiel nummer).
bedankt!”
Bovendien kunt u verwijzen naar een persoon die verantwoordelijk is voor uw bedrijf terwijl u weg bent:
“Hallo,
Dank u voor uw e-mail. Ik ben momenteel uit de winkel op vakantie. Ik kom terug .
Ik waardeer uw e-mail en Ik zal het lezen zodra ik terug naar mijn bureau. Als u onmiddellijk hulp nodig heeft, neem dan contact op met at .,
al het beste voor u en uw meest geliefden,
“
inclusief zelfs een passerende referentie waarin staat dat de e-mail van uw klant belangrijk voor u is, toont uw waardering voor het bericht dat u momenteel niet kunt beantwoorden.
ten slotte, als het verlaten van een privé mobiele telefoon voelt als het onthullen van te veel, kunt u uw klanten instrueren om contact met u op te nemen via e-mail met de “dringend” waarnaar wordt verwezen in het onderwerp:
“Hallo (naam),
Ik ben momenteel buiten de winkel op vakantie.We gaan weer aan het werk (datum invoegen)., Als er iets dringends is, kunt u mij informeren door mij een e-mail te sturen met de “URGENT” referentie in de titel en Ik zal zo snel mogelijk contact met u opnemen.
Ik wens u en uw gezin de gelukkigste feestdagen!
Best,
“
Image Credit:
Happy holiday maker
naast formeel en functioneel zijn met uw berichten, kunt u ook een notitie van feeststemming aan uw e-mail toevoegen als u creatief wilt zijn. Om dit doel, kunt u een lichtere toon aannemen, terwijl u verwijst naar de vakantie in kwestie.,
Kijk naar het volgende voorbeeld:
“prettige feestdagen!!
Het is tijd voor nog een ieders favoriete periode van het jaar! Voor mij betekent het zoveel mogelijk koekjes eten terwijl je zoveel mogelijk glühwein opslurpt. Ja, dit betekent ook proberen om elke lijn van de dialoog te onthouden van als mijn favoriete vakantie flick
Ik zal terug aan mijn bureau op en zal reageren op uw bericht onmiddellijk. Als u dringend hulp nodig heeft, stuur dan een e-mail naar at zodat de hulpjes van de Kerstman in onze winkel er naar kunnen kijken.
prettige feestdagen!,
”
afhankelijk van het type vakantie, kunt u specifieke sjablonen maken voor verschillende feestdagen, zoals Kerstmis Thanksgiving, Nieuwjaar etc.:
“Hi (specificeer de naam),
onze winkel zal worden gesloten tot het einde van de week voor . We zijn blij om u te informeren dat al uw e-mails zullen worden beantwoord zodra we terug op ., om te weten dat sommige van de algemene regels van toepassing zijn op alle instanties:
- blijf consistent met de gewenste communicatiestijl, vooral als u kiest voor meer creatieve opties
- controleer de grammatica en typefouten, aangezien uw sjabloon naar vele adressen zal worden verzonden
- overdrijf het niet in termen van het gebruik van onconventionele stijl, vooral als u niet zeker weet dat het op de juiste oren zal vallen bij sommige van uw klanten
Wrap-up
vergeten een bericht per e-mail te versturen is de beste (of slechtste) manier om uw klantcorrespondentie verkeerd te starten., Door het te doen, aan de andere kant, je zal een solide indruk van een professional die wil blijven op goede voet met zijn/haar klanten, terwijl het tonen van respect voor hun rol in wederzijds voordelige samenwerking. Het gebruik van sjablonen kan van grote hulp zijn als een startpunt voor het bedenken van informatieve en stilistisch consistente e-mails die u een gemoedsrust tijdens de feestdagen zal geven.
Geef een reactie