Beleids-en Procedurehandleiding: wat, waarom en hoe?

/div>

de ultieme droom van elke ondernemer is om efficiënte werknemers, effectieve communicatie en groei te hebben! Toch, het onderhouden van alle 3 samen is niet zo eenvoudig!,

hoe meer uw bedrijf groeit, hoe moeilijker het wordt om effectief te communiceren, en uiteindelijk wordt het moeilijker om ervoor te zorgen dat uw werknemers hun taken efficiënt uitvoeren afgestemd op de doelstellingen van uw bedrijf!

om een succesvolle cyclus te behouden, heeft uw bedrijf regels en richtlijnen nodig om medewerkers te beheren voor een vlotte workflow. Zij hebben op hun beurt ook constante zekerheid nodig dat het bedrijf het beste voor zichzelf heeft!

echter, het bereiken van dit alles kan overweldigend zijn zonder enige vorm van hulp., Dit is waar de noodzaak om een beleid & procedures manual komt in.

elk bedrijf heeft een beleid & procedures manual nodig om zijn activiteiten, strategie en workflow te sturen. Waar het beleid stelt de verwachting voor het gedrag van de werknemer, de procedures schetsen de stappen voor het. Dit zorgt voor consistentie in de praktijk en helpt bij het handhaven van de kwaliteit output.,

een beleids – en procedurehandleiding is de perfecte manier om uw virtuele medewerkers op dezelfde pagina te houden als deze handleidingen werken als referenties in het geval iemand verward is over het nemen van een stap of besluitvorming en iedereen in staat stelt zich op een wettelijke, bewuste en ethische manier te gedragen.

klaar om uw eigen te schrijven?

nou, houd uw paarden, want we gaan u op een stap-voor-stap reis en dekken alles wat u moet weten over het schrijven van een beleid& procedures manual!

dus laten we beginnen, zullen we?,

Wat is een beleid & Procedurehandleiding?

beleid en procedures zijn ontworpen om alle belangrijke beslissingen, acties en principes van een organisatie te reguleren. Deze documenten bieden autoriteit en noodzakelijke begeleiding aan een bedrijf of een afdeling over onderwerpen zoals – het inhuren van praktijken, bankrekeningen, dresscode, enz.

om meer beschrijvend te zijn, zijn procedures specifieke methoden die worden gebruikt om beleid in actie voor de dagelijkse activiteiten van een organisatie te communiceren., Samen zorgen beleid & procedures ervoor dat een beslissing van het management van de organisatie wordt vertaald in stappen die resulteren in effectief werken en communiceren.

deze schriftelijke gedragslijnen en procedures zijn over het algemeen geïntegreerd in een handleiding die ter beschikking van de werknemers wordt gesteld. Uw beleid en procedures handleiding bevat best practices van uw organisatie, normen voor hoe het werk moet worden uitgevoerd, en de kern bedrijfsprocessen beschrijvingen.,

een effectief beleids-en procedurehandboek is een belangrijk managementinstrument dat u in staat stelt om zich te concentreren op groei, training vereenvoudigt en de mogelijkheid om te schalen in uw bedrijf vergemakkelijkt!

Lees meer: Standard Operating Procedures (SOP): wat, typen en hoe te schrijven?

wat gaat er in een beleid & procedurehandleiding?,

Hier zijn enkele items die moeten worden opgenomen in de handleiding beleid en procedures:

• Werkgelegenheidsprocedures
• werk vanuit huis beleid
• organisatiecultuur
• personeelsbeloningen
• communicatiebeleid
• betalingsprocedures
• Werkplekrichtlijnen
• Gedragscode voor werknemers
• Technologiegebruiksprocedures

belang van het hebben van een beleid & procedurehandleiding!,

elk bedrijf wordt geconfronteerd met problemen binnen de workflow van zijn bedrijfscyclus en vereist documentatie van zijn gestructureerde methodologie, een kader van bedrijfsfilosofie, zijn missie en visie die zorgt voor zichtbaarheid-overeengekomen? Dat is het doel van een beleids-en procedurehandleiding.

verder helpt policy & procedurehandleidingen met:

verwachtingen instellen

een beleids-en procedurehandleiding helpt een bedrijfseigenaar bij het verzamelen van de missie, waarde en vooruitzichten van het bedrijf op één plaats.,

Het stelt ook normen voor gedrag, gedrag en prestaties van werknemers. De procedurehandleiding policies & definieert de verwachtingen van werknemers duidelijk door hen een referentiebron te bieden om te controleren bij het uitvoeren van hun taken.

verbetering van de productiviteit van werknemers

een goed ontwikkelde handleiding voor beleid en procedures dient als een gezaghebbende bron voor antwoorden op veelgestelde vragen met betrekking tot uw bedrijf of bedrijf., Goed gedocumenteerde handleidingen versnellen het proces van besluitvorming voor werknemers en helpen hen de regelgeving met betrekking tot zakelijke richtlijnen te volgen. Uiteindelijk, wat resulteert in een hogere productiviteit.

Lees meer: Hoe maak ik een werknemershandboek?

verbetering van de communicatie

een goed gedetailleerd beleid& procedures manual is een waardevol communicatiemiddel voor het efficiënt verwerken van alle bedrijfsactiviteiten binnen de organisatie en voor het verminderen van transmissiehiaten., Veel organisaties vandaag de dag vereenvoudigen hoe hun beleid en procedures worden gecommuniceerd door ze online te zetten met behulp van kennis management software zoals Bit.ai.

verkorting van de opleidingstijd voor werknemers

een ander doel van een handboek voor beleid en procedures is het bieden van een opleidingsgids voor nieuwe werknemers en het omscholen van huidige werknemers. Deze documenten verminderen de tijd en moeite die in de opleiding van deze werknemers, waardoor het onboarding proces gemakkelijker.,

Zo kan een functieomschrijving van een bedrijf deel uitmaken van een aanwervingsbeleid, waarbij procedures informatie verschaffen over” hoe ” de verwachtingen die in de functieomschrijving van de werknemer na indiensttreding zijn gedefinieerd, kunnen worden verwezenlijkt.

naleving van de wet waarborgen

beleid& procedures handleidingen die consequent worden bijgewerkt en herzien helpen een bedrijf bij het voldoen aan zijn verplichtingen met de wet., Een duidelijk beleid inzake veiligheid en gezondheid op het werk zal een werkgever bijvoorbeeld helpen om aan de wettelijke verplichtingen van het bedrijf te voldoen en een veilige werkplek te bieden.

volg deze stappen voor het maken van een beleids-en Procedurehandleiding:

u doet het tot nu toe goed op weg naar het schrijven van een beleid & procedurehandleiding. Maar je werk is nog niet klaar; je moet de belangrijkste elementen die deel uitmaken van uw handleiding kennen., Deze elementen zijn de structuur van uw beleid & procedures manual, en als ze niet correct zijn ingevoerd, is uw handleiding onvolledig.

Stap 1: titel toevoegen

Dit is de kop van het document. Maak het kort en zorg ervoor dat gebruikers op elk leesniveau kunnen begrijpen.

Stap 2: Schrijf de beschrijving

een inleiding die gebruikers oriënteert op de reikwijdte van het beleid.

Stap 3: verklaar doel van beleid

Het doel verklaart waarom het beleid bestaat., Dit omvat problemen zoals wettelijke, regelgevende behoeften en conflicten die het beleid wil vermijden.

Stap 4: statements toevoegen met betrekking tot Voorwaarden

Dit is het belangrijkste en langste deel. De verklaringen geven de belangrijkste doelgroep voor de beleidsvoorwaarden, beperkingen voor het toepassen van het beleid, verwachtingen, en uitsluitingen.

Stap 5: vermeld de reikwijdte van het beleid en de procedurehandleiding

Dit betreft welke rollen of afdelingen het beleid betrekking heeft op en identificeert iedereen die is vrijgesteld van het beleid.,

Stap 6: specificeer verantwoordelijkheden

laat zien welke rol, afdeling of groep het beleid moet behouden. Voor sommige beleidsmaatregelen die onder regelgeving vallen, worden in deze rubrieken ook de taken vermeld die verantwoordelijk zijn voor de uitvoering van het beleid.

Stap 7: Voeg proceduredetails toe

Dit is een uitleg over hoe de noodzakelijke taken en beleidsmaatregelen kunnen worden uitgevoerd door de lezer te voorzien van procedurele stappen en “how-to” – informatie.

Stap 8: verwijzingen vermelden

geeft gerelateerd beleid, regelgevingsdocumenten, procedures, formulieren en richtsnoeren voor referentie., Raadpleeg alle andere beleidsregels of documenten die de interpretatie van dit beleid ondersteunen.

stap 9: Voeg help pagina

een tabel toe die gebruikers wijst naar trainingsprogramma ‘ s, papierwerk, andere bedrijfsdocumentatie, telefoonnummers en bronnen om te helpen procedures uit te voeren.

Tips om in gedachten te houden voordat u uw beleid schrijft & Procedurehandleiding!

om een beleid te maken & procedurehandleiding die echt een overzicht geeft voor de organisatiecultuur, is het cruciaal om deze tips te overwegen voordat u de documentatie start.,

Maak een lijst met prioriteiten

het is onmogelijk om elk beleid en elke procedure op een dag te schrijven. Zorg er dus voor dat u een lijst met prioritaire taken, beleidsregels en procedures maakt.

Begin met de belangrijkste! Houd in gedachten dat sommige beleid zal ook afhankelijk zijn van de federale wetgeving, zoals anti-racisme beleid, enz. Het zou voor u gemakkelijker moeten zijn om vooraf geschreven beleid te vinden op basis van de huidige federale en staatswetten. Begin daarom met die.,

Bepaal welke taak of beleid gedetailleerde procedures nodig heeft

niet elke taak of beleid in een bedrijf zal gedetailleerde instructies nodig hebben om uit te voeren. Dus, terwijl het plannen van welke procedures te schetsen in detail, rekening houden met de volgende vragen:

• Is de procedure ingewikkeld of langdurig?
• zouden de gevolgen hiervan positief of negatief zijn?
• zijn er recente wijzigingen aangebracht?
• vereist de procedure veel papierwerk?
• worden uw werknemers er vaak door verward?,

organiseer informatie in een logische volgorde

Begin met de grotere problemen, beperk je tot de kleinere. Bijvoorbeeld, in plaats van te beginnen met de dresscode beleid, start de handleiding met de categorie van het inhuren van processen of in aanmerking komen.

overweeg om uw beleid te openen & procedurehandleiding met een inleiding tot uw bedrijfsdoelstellingen., Begin met het schrijven van een duidelijke, en samenhangende paragraaf die snel een overzicht geeft van de handleiding over wat uw medewerkers van de organisatie verwachten, en wat de organisatie van hen verwacht. Gebruik de blauwdrukstijl om subcategorieën in de handleiding te maken en gebruik een inhoudsopgave om snelle referentiecontroles mogelijk te maken.

Lees meer: de beste manier om al je werk te organiseren en van Chaos af te komen!

beleid en procedures zijn niet statisch

houd er altijd rekening mee dat u het beleid en de procedures kunt wijzigen als er iets misgaat of nieuwe kunt toevoegen wanneer u maar wilt., U kunt wijzigingen aanbrengen in de handleiding als u een service of positie toevoegt of verwijdert. Uw beleid en procedures handleiding is een belangrijk document en moet voortdurend worden herzien voor relevantie.

gebruik een goed kennisbeheertool zoals Bit.ai voor eenvoudige documentatie:

investeren in een robuuste oplossing zoals Bit voor het schrijven van beleid & procedures manual is een geweldige manier om tijd te besparen, inspanningen te minimaliseren en werknemers in staat te stellen samen te werken!,

Bit is een New-age documentation and knowledge management tool die een gemeenschappelijke werkplek biedt voor managers en ondernemers om samen te werken, documenteren, volgen en delen van hun kennis, een lijst van beleid, het organiseren van informatie, het instellen van procedures, en samen te implementeren.

In tegenstelling tot uw standaard Kladblok, MS Word en Google Docs, zijn Bit-documenten interactief. Dit betekent of u beleid maakt & procedures manual, training manuals, technische specificaties sheet, best practices, Customer service manual, etc., u kunt eenvoudig trainingsvideo ‘ s, presentaties, spreadsheets, enz.toevoegen. direct in een Bit document binnen enkele seconden.

Als u klaar bent met documenteren, kunt u ze eenvoudig exporteren als PDF’ s, Markdown, Word-bestand en nog veel meer. Bit ‘ s slanke, minimale en afleiding-vrije editor maakt het de perfecte tool voor organisatorische documentatie.

sommige functies in een knowledge base oplossing zoals Bit.,ai voor technische documentatie zijn:

• Content management mogelijkheden
• Real-time teamsamenwerking
• 100+ Rich media integraties
• Document tracking
• Smart search
• Wiki / interlinking documenten

naar u toe!

daar heb je het, mensen! Een effectief beleid en procedures handleiding weerspiegelt uw bedrijf manieren van communiceren, het krijgen van de service uitgevoerd, en verhoogt de productiviteit van de werknemer! Het stelt mensen in staat om samen te werken om de dagelijkse bedrijfsproblemen op te lossen zonder onnodige betrokkenheid van het toezicht.,

de handleiding moet gemakkelijk beschikbaar zijn in een aangewezen gebied op elke functionele locatie of online met behulp van een kennis – en documentbeheersysteem zoals Bit!

dus, waar wacht u nog op? Volg deze handleiding, Maak een nauwkeurige structuur, en schrijf een duidelijk beleid & procedures manual dat uw personeel verandert in getrainde medewerkers!

verder leest:

• Hoe schrijf ik een vluchthandboek?

• technische handleiding: wat, typen & Hoe maak ik een?,

• werk vanuit huis beleid: Wat is het en hoe schrijf je er een?

• Hoe maak je gemakkelijk een handleiding voor klantenservice?

• Hoe maak je een ongelooflijke trainingshandleiding (sjabloon inbegrepen)?

• Hoe schrijf ik een stellaire instructiehandleiding?