Corporate finance leaders en chief financial officers, vooral bij groeiende bedrijven, hebben de moeilijke taak om het eerste corporate credit card beleid van hun bedrijf vast te stellen. Het is vaak het geval dat iedereen heeft werknemer corporate kaarten-of niemand heeft.
maar waar moet de lijn worden getrokken voor wie wel en niet werknemers visitekaartjes moeten hebben? Hoe kunnen financiële teams oplossen voor risico en hypergroei op hetzelfde moment?,
corporate credit card policy best practices
voordat u corporate cards uitgeeft aan werknemers of ze allemaal wegneemt, neemt u de tijd om de aanpak van uw bedrijf voor financieel risicobeheer te definiëren. U moet rekening houden met de tolerantie van uw bedrijf voor risico ‘ s versus de noodzaak om werknemers flexibiliteit te verlenen en wrijving te verminderen. Uiteindelijk raden we het gebruik van uitgaven management software zoals Lola.com om de controle met agility in balans te brengen.
Als u uw beleid maakt, overweeg dan vier belangrijke vragen:
- wie krijgt toegang tot zakelijke creditcards?,
- Wat zijn de uitgaven-of kredietlimieten?
- Hoe ziet het proces van onkostendeclaratie eruit?
- Hoe kunnen out-of-policy aankopen worden verminderd?voordat u bedrijfskaarten uitgeeft aan werknemers of ze allemaal meeneemt in uw nieuwe financiële rol, neem dan de tijd om de beste praktijken van uw bedrijf voor financieel risicobeheer te definiëren. We bieden u de vragen en voorbeelden van Corporate card beleid om een die werkt voor uw bedrijf te creëren.,
Als u uw beleid maakt, overweeg dan vier belangrijke vragen:
- wie krijgt toegang tot visitekaartjes voor werknemers?
- Wat zijn de uitgaven-of kredietlimieten?
- Hoe ziet het proces van onkostendeclaratie eruit?
- Hoe kunnen out-of-policy aankopen worden verminderd?
bepaal wie zakelijke kaarten krijgt
eerst moet u nadenken over wie in uw bedrijf toegang heeft tot een zakelijke kaart. Hier zijn een paar voorbeelden van beleidsopties:
- alle werknemers krijgen een bedrijfskaart. Dit beleid vermindert wrijving, maar verhoogt het risico op onbevoegd gebruik., Een one-size-fits all aanpak past misschien niet echt bij uw bedrijf.
- alleen werknemers met bepaalde anciënniteitsniveaus krijgen een bedrijfskaart. U kunt bijvoorbeeld alle bestuurders en administratief personeel een corporate card geven. Het risico is laag in dit geval omdat het kaartgebruik van de kaart beperkt is, maar de wrijving is hoog als teamleden zonder toegang tot een kaart een aankoop moeten doen en via een collega moeten gaan die er een heeft. Echter, door het gebruik van spend management software, werknemers kunnen vragen single-use virtuele kaarten voor deze aankopen.,
- alle werknemers krijgen toegang tot een bedrijfskaart, maar alleen voor bepaalde activiteiten of zakelijke doeleinden. U kunt werknemers kaarten uit te geven op een als-nodig basis. Dit beleid zou kunnen werken als een medewerker die normaal gesproken geen aankopen hoeft te doen namens het bedrijf op zakenreis gaat of benodigdheden koopt voor een vergadering. Met end-to-end spend management software, kunt u een single-use virtuele kaart uit te geven aan werknemers, zodat ze alleen aankopen kunnen doen wanneer dat nodig is. Dit houdt risico ‘ s en wrijving laag omdat medewerkers toegang hebben tot hun virtuele bedrijfskaart vanaf een mobiel apparaat.,
Beheer bedrijfskosten door beperkingen in te stellen
vervolgens moet u beslissen waaraan degenen binnen het kaartprogramma geld kunnen uitgeven en hoeveel ze kunnen uitgeven.
overweeg toegestane aankopen
dus waar kunnen werknemers hun bedrijfskaarten voor gebruiken? Hier zijn ideeën voor toegestane zakelijke kaartaankopen om in uw beleid voor kaarthouders op te nemen:
- Software
- reclame (promotiemateriaal, digitale plaatsingen van advertenties, enz.)
- Kantoorbenodigdheden
- maaltijden en amusement
- lokaal vervoer (bijv., gas om naar een lokale klantenvergadering te komen)
- reisgerelateerde uitgaven (hotelkamers, vliegtickets, autoverhuur, enz.)
afhankelijk van het bedrijf kan het ook zinvol zijn om bepaalde beperkingen in het beleid op te nemen. Als de definitie van het bedrijf van persoonlijke uitgaven vs zakelijke uitgaven wazig is, is het de moeite waard om te overwegen. Veel beleidsmaatregelen hebben beperkingen tegen voorschotten in contanten geschetst, hoewel dit voor sommigen een duidelijke grens lijkt.,
Houd er rekening mee dat spend management software u in staat stelt om aankopen te beperken door bepaalde typen handelaren en per afdeling, zodat alleen het marketingteam reclame-gerelateerde aankopen kan doen, bijvoorbeeld.
zorg ervoor dat uw beleid het beheer van tail-end-uitgaven niet buiten beschouwing laat. Tail-end uitgaven bestaat uit kleine uitgaven die meestal niet worden beheerd, omdat ze niet kunnen vallen in een specifieke uitgavencategorie. Deze schijnbaar kleine uitgaven kunnen oplopen tot 20% van de totale uitgaven. Zonder uitgaven controle, staart-end aankopen kunnen een tol op het budget te eisen.,
stel uitgavenlimieten in
hoeveel kunnen kaarthouders van bedrijven uitgeven? Nogmaals, u kunt deze dagelijkse of maandelijkse limieten baseren op uw t&e beleid. Misschien kunnen werknemers tot $50 per dag besteden aan maaltijden voor reizen, en $ 300 aan hotels.
U kunt ook uitgavenlimieten of uitzonderingen hebben gebaseerd op anciënniteit. Misschien kunt u uw C-Suite toestaan om meer dan $300 te besteden aan een hotelkamer, terwijl iedereen kan besteden tot dat bedrag.,
Wist u dat de beste bedrijfskaarten u kunnen helpen om kaartlimieten af te dwingen (en te verdubbelen als rewards-visitekaartjes)? We zullen hier later op ingaan.
Definieer een goedkeuringsproces
wilt u voorafgaande goedkeuringen vereisen voor aankopen via visitekaartaccounts van werknemers?
u hebt hier een paar opties. Als de aankoop binnen de grenzen valt die zijn aangegeven door uw t&e beleid, heeft u mogelijk geen goedkeuring nodig.,
u kunt toestemming nodig hebben voor uitzonderingen op die regel, bijvoorbeeld als de hotelprijzen hoger zijn dan de t&e beleid staat toe omdat een reis op het laatste moment is geboekt.
in het algemeen nemen goedkeuringen een lager risico, maar ze vertragen aankopen aanzienlijk — vaak onnodig, omdat veel t&e aankopen kunnen worden teruggedraaid (bijvoorbeeld vluchten, die binnen 24 uur kunnen worden geannuleerd). We willen dat ons proces van het beheren van uitgaven ons in staat stelt om behendig te zijn, niet pijnlijk traag.,
Maak een rapportage-en terugbetalingsproces voor uitgaven
uw bedrijfskaartbeleid moet instructies bevatten voor het indienen van een onkostenrapport. Dit proces zal variëren, afhankelijk van of u een expense management aanpak of een business spend management aanpak voor het beheren van zakelijke uitgaven.
als u een onkostenbeheersysteem gebruikt, moeten medewerkers met toegang tot bedrijfskaarten ontvangstbewijzen voor aankopen verzamelen en moet de boekhoudafdeling de creditcardtransacties en creditcardafschriften met elkaar in overeenstemming brengen.,
met end-to-end uitgavenbeheersoftware wordt uitgaven geautomatiseerd met behulp van digitale ontvangstbewijzen en apps. Het accounts payable team krijgt real-time inzicht in de uitgaven.
Out-of-policy aankopen voorkomen met end-to-end uitgavenbeheer
Out-of-policy aankopen zijn onvermijdelijk. Vaker wel dan niet, deze transacties gebeuren per ongeluk of omdat een werknemer is verward over de zakelijke credit card beleid. Disciplinaire maatregelen, zelfs voor recidivisten, zijn zelden nodig., Denk bij het opstellen van uw bedrijfskaartbeleid na over manieren om aankopen buiten het beleid te beperken.
Business spend management software, gekoppeld aan de beste bedrijfskaarten, kan out-of-policy aankopen helpen voorkomen door op te treden als een spend control service. Spend management software kan u helpen om uitgavenbeperkingen af te dwingen. Aankopen die bijvoorbeeld niet onder het beleid vallen, worden geblokkeerd.
Als u merkt dat medewerkers consequent proberen om out-of-policy aankopen te doen, vraag hen dan hoe u het beleid gemakkelijker kunt begrijpen en met hen kunt samenwerken om het te verbeteren.,
voorbeeld beleid voor bedrijfskaarten
Hier is een beleidssjabloon voor bedrijfskaarten dat we aanbevelen voor agile, groeiende bedrijven:
* alle werknemers hebben toegang tot een bedrijfskaartbeleid, maar velen alleen voor bepaalde activiteiten. Medewerkers die vaak aankopen doen namens het bedrijf krijgen fysieke bedrijfskaarten. Wie af en toe namens het bedrijf aankopen doet, krijgt zo nodig toegang tot virtuele kaarten voor eenmalig gebruik.,
hieronder vindt u een lijst van toegestane uitgavencategorieën, erkende handelaren, afdelingen die aankopen mogen doen van die handelaren, en uitgavenlimieten.
uitgavencategorie
kooplieden
geautoriseerde afdelingen
uitgavenlimieten (aankopen boven limieten moeten worden goedgekeurd)
software
Lola.com, Divvy, HubSpot, enz.,atie
Verkoop -, C-Suite, Admin
GSA ‘ s per diem wisselkoersen
het Lokale transport
MBTA, Sunoco, Uber, Lyft
Verkoop -, Marketing -, C-Suite
Reizen
Marriott, American Airlines, Enterprise
Sales, Marketing, C-Suite
Nu bent u uitgerust met de juiste mentaliteit te maken van een corporate card beleid dat verlaagt het risico, wrijving, en blijft uw bedrijf financieel gezond is., Door gebruik te maken van spend management software voor het maken en uitvoeren van dit beleid, zult u controle en zichtbaarheid te bereiken zonder in te boeten flexibiliteit.
Lola.com is de toonaangevende oplossing voor uitgavenbeheer waarmee u onkostendeclaraties kunt elimineren, alle uitgaven in real-time kunt bekijken en uw budgetten onder controle kunt krijgen.
Geef een reactie