De Ins en Outs van kilometervergoeding

de impact van COVID-19 en de daaruit voortvloeiende onzekerheid hebben ertoe geleid dat veel organisaties anders standaard operationele procedures hebben herzien. Wat begon als kantoorsluitingen omvat nu mogelijk permanente remote of flexibele werkregelingen.

een belangrijke overweging voor organisaties is de vergoeding van kilometers, in het bijzonder de vergoeding van kilometers aan een werknemer die zijn eigen voertuig gebruikt voor zakelijke doeleinden van de werkgever.,

inzicht in kilometervergoeding
kilometervergoeding, tenzij betaald via een gekwalificeerde aansprakelijke onkostenvergoeding regeling of plan, wordt beschouwd als een vergoeding voor een werknemer die zijn eigen voertuig gebruikt voor zakelijke kilometers. Een gekwalificeerde verantwoordingsplicht onkostenvergoeding regeling vereist een werknemer om de kosten te onderbouwen en staat een werknemer niet toe om een vergoeding bedrag boven de onderbouwde kosten gedekt onder de regeling te behouden., De kilometervergoeding voor werknemers kan omvatten, maar is niet beperkt tot:

• boodschappen doen voor het bedrijf
• klantafspraken
• rijden van en naar bedrijfsopleidingsevenementen

elk jaar geeft de IRS een standaard kilometervergoeding uit die organisaties kunnen gebruiken om de kilometervergoeding voor de zakelijke kilometervergoeding van hun werknemer te berekenen. Voor 2021, de IRS kilometervergoeding tarief is 56 cent per mijl gereden voor zakelijk gebruik.

hoe kilometervergoeding vroeger werkte
voorafgaand aan COVID-19, zou een werknemer, doorgaans toegewezen aan één kantoorlocatie, terugbetalingsrichtlijnen gebruiken voor zakelijke kilometers. Meestal zou de werknemer hun toegewezen kantoorlocatie beschouwen als het uitgangspunt voor de bepaling van terugbetaalbare miles. Met behulp van deze methode zou de vergoeding voor hun woon-werkmijlen, die van hun persoonlijke woonplaats naar hun toegewezen kantoorlocatie gaan, niet worden terugbetaald.,

Er waren gevallen waarbij een werknemer die niet eerst naar zijn toegewezen kantoorlocatie hoefde te gaan, op een bepaalde dag rechtstreeks naar een zakelijke bijeenkomst van de werkgever kon gaan gedurende de hele dag of naar meerdere zakelijke evenementen van de werkgever gedurende de dag zonder naar de kantoorlocatie te gaan. Voor deze dagen was er geen aanpassing nodig voor het pendelen naar het kantoor om de vergoede mijlen te verminderen. En, andere combinaties van werkgever zakenreisevenementen zou misschien slechts een enkel deel van de typische tweerichtingsverkeer kilometers worden beschouwd als woon-werkverkeer.,

Het effect van COVID-19 op de vergoeding van kilometers
echter, met de verschillende vereiste of beschermende sluitingen van anders gebruikelijke kantoorlocatie werk als gevolg van COVID-19, is een thuiswerkomgeving voor werknemers gecreëerd. Als gevolg daarvan moet de vraag worden aangepakt hoe om te gaan met de anders aanpasbare kilometervergoeding voor het woon-werkverkeer voor Gereden bedrijfskilometers van werknemers. En, deze aanpassingen zullen waarschijnlijk ook de noodzaak van wijziging van de bestaande kilometervergoeding plannen.,

hoewel het niet nodig zou moeten zijn dat een werknemer zijn onderbouwing van de terug te betalen kosten wijzigt, zal het nodig zijn om werknemers te adviseren over de documentatie van de bedrijfskilometers die moeten worden ingediend. De werknemerbelasting op terugbetaalde bedragen blijft afhankelijk van de vraag of een terugbetaling plaatsvindt in het kader van een wel dan wel niet-toerekenbare regeling.

kilometervergoeding als de kantoorlocatie gesloten is
het belangrijkste element om wijzigingen aan te brengen in een vergoedingsbeleid voor kilometers is het sluiten van de gebruikelijke kantoorlocatie., Als de kantoorlocatie is gesloten, is het niet nodig dat een werknemer naar de kantoorlocatie gaat voordat hij naar een werkgever-zakelijk evenement reist. Daarom zou het niet nodig moeten zijn om de vergoede mijlen aan te passen voor mijlen voor woon-werkverkeer. De werkgever kilometervergoeding plan zou moeten worden gewijzigd om te registreren wanneer het kantoor gesloten en dat tot nader bericht het kantoor gesloten zou blijven en werknemers zijn dus niet verplicht om te reizen naar het kantoor om te werken.

kilometervergoeding indien het Bureau Open blijft
echter, verscheidene kantoren zijn niet voor alle verrichtingen gesloten., Voor werknemers die op de kantoorlocatie moeten werken, zouden de vergoedingsvoorwaarden voorafgaand aan COVID-19-gebeurtenissen in acht worden genomen. Er verandert niets voor deze werknemers.

dus hoe berekent u de kilometervergoeding voor werknemers die vanuit huis werken? Voor die werknemers niet verplicht om te gaan naar de kantoorlocatie, document dat ze dienen bij, en voor, het gemak van de werkgever door te werken vanuit hun huis locatie voor zakelijke doeleinden van de werkgever.,

Dit is een belangrijke aanwijzing omdat het de hoofdvestiging van de werkgever in staat stelt om naar de woning van de werknemer te verhuizen voor de bepaling van terugbetaalbare business miles, ook al is de gebruikelijke kantoorlocatie nog open voor andere functies. Als gevolg hiervan hoeft de werknemer niet te overwegen een kilometervergoeding aanpassing voor het woon-werkverkeer naar het kantoor, omdat als het gaat om kilometervergoeding, de werkgever kantoor is nu de werknemer thuis totdat de volgende gebeurtenissen veranderen dergelijke aanwijzing.,

Er zijn andere potentiële aftrekposten voor werknemers die kunnen voortvloeien uit thuiswerken, met name wanneer de woning van een werknemer wordt gebruikt voor zakelijke doeleinden van een werkgever. Die mogelijke inhoudingen vereisen een complexere analyse.

blijf op de hoogte van de regels voor de vergoeding van kilometers van de IRS
momenteel heeft de IRS geen officiële richtsnoeren gegeven met betrekking tot de vergoeding van kilometers in verband met tijdelijke veranderingen op de werkplek van covid-19 en er worden geen richtsnoeren verwacht., Het is echter belangrijk om op de hoogte te blijven van de release van nieuwe begeleiding door de IRS in het geval het wijzigt de manier waarop items zoals kilometervergoeding kan worden gevolgd in de nasleep van COVID-19.