De meeste non-profit organisaties vertrouwen op giften van andere bedrijven en het grote publiek om hun doelen te bereiken. Deze komen in de vorm van zowel materiële goederen als Persoonlijke diensten (gezamenlijk niet-financiële giften), die worden aangeduid als bijdragen in natura.
het registreren van deze niet-contante giften stelt een non-profit organisatie in staat om nauwkeurig de soorten en waarde van de bijdragen te presenteren die zij ontvangt om haar missie te ondersteunen., Hoewel giften in natura een belangrijke bron van ondersteuning zijn voor veel non-profitorganisaties, kan het correct registreren en rapporteren ervan een aantal unieke uitdagingen opleveren.
soorten donaties in natura
hoewel geld de koning is van vele goede doelen, is het niet ongewoon dat non-profitorganisaties andere soorten bijdragen aanmoedigen en ontvangen. Deze “geschenken in natura” kunnen in verschillende vormen komen.,
goederen/goederen
voorbeelden van goederen of goederen die als schenking in natura kunnen worden aangemerkt, zijn computerhardware en-software, kantoormeubilair, medische benodigdheden en voedsel. Deze categorie omvat ook immateriële goederen zoals effecten, auteursrechten en patenten, evenals items die kunnen worden gebruikt als fondsenwervers voor prijzen of opgemaakt voor de veiling om geld in te zamelen.,
> Juridische dienstverlening (meest voorkomende)
> diensten van de Boekhouding
> Web design en social media hulp
> Consulting services
> Videografie services
Creatie van een Actief
Indien een vrijwilliger of een groep vrijwilligers creëert of verhoogt de waarde van een actief is het misschien in aanmerking komen als een soort donatie aan een non-profit, bijvoorbeeld een groep van vrijwilligers die werken aan het bouwen van een huis voor gezinnen met een laag inkomen.,
overige diensten
andere diensten die zeker of mogelijk in aanmerking komen als donaties in natura aan een non-profit zijn onder meer het gratis gebruik van kantoor of vergaderruimte en gratis administratieve diensten zoals kopiëren of afdrukken. Andere voorbeelden zijn korting of gratis catering en een speciale deal op nutsvoorzieningen.
welke diensten en donaties komen niet in aanmerking?
sommige goederen en diensten die door een non-profitorganisatie worden gebruikt, terwijl ze worden gedoneerd, komen mogelijk niet in aanmerking als donaties in natura., Specifiek, alles wat is geoormerkt voor gebruik door een andere entiteit zal niet worden geteld door uw non-profit.
een andere instantie die niet in aanmerking komt is als uw organisatie producten of diensten ontvangt die het normaal gesproken niet zou kopen. Bijvoorbeeld, een lokale muzikant doneert hun diensten aan een evenement dat je normaal gesproken niet een muzikant zou betrekken om uit te voeren.
giften met tekenreeksen worden niet beschouwd als bijdragen in natura. Als een donor iets wil “geven” aan uw non-profit en vervolgens dicteert hoe het zal worden gebruikt, is het geen echte donatie.,
ten slotte wordt de waarde van vrijwilligersuren niet beschouwd als een kwalificerend geschenk in natura, tenzij de vrijwilliger een “gespecialiseerde vaardigheid”levert. Bijvoorbeeld, vrijwilligers die gasten inchecken voor een evenement, of zelfs iemand die gespecialiseerd is in een specifieke vaardigheid, maar de vrijwillige inspanning is niet gerelateerd aan de vaardigheid.
Accounting & rapportage van bijdragen in natura
de regels die van toepassing zijn op de boekhouding en rapportage van donaties in natura kunnen complex zijn., Gezien de meeste non-profitorganisaties in aanzienlijke mate afhankelijk zijn van deze om te bloeien en hun missies te bereiken, is het een goed idee om een robuust plan op zijn plaats voor hun management.
wie u aanwijst om deze taak af te handelen, hangt af van uw organisatiestructuur en grootte. Het kan uw accounting / finance team of het development team. Het belangrijkste is dat je donaties in natura goed opneemt en ze op de juiste manier erkent.
hoe donaties in natura te volgen en te registreren
hoe uw organisatie donaties in natura moet volgen en registreren hangt af van een paar factoren., Als uw non-profitorganisatie haar jaarrekening opstelt in overeenstemming met de General Accepted Accounting Principles (GAAP), dan moeten alle giften in natura worden vastgelegd en gerapporteerd in uw financiële administratie.
organisaties die onderworpen zijn aan een jaarlijkse audit door een onafhankelijke accountant moeten ook voldoen aan deze standaard, en sommige kunnen worden verplicht om dit te doen door de wetgeving van de staat, of de voorwaarden die zijn vastgesteld door een kredietgever, Cedent, of een ander belangrijk bestanddeel.,
zelfs als u niet onderworpen bent aan GAAP en alleen bestandsvorm 990, kan het bijhouden van gedetailleerde financiële gegevens nuttig zijn als een intern beheer, audit en strategische planning tool.
wanneer giften in natura worden erkend
een non-profit dient een donatie in natura te registreren zodra een donor deze aan de organisatie verstrekt en te registreren in de periode waarin ze worden ontvangen of vaker op basis van volume. Zij moeten ten minste jaarlijks worden geregistreerd.,
hoe donaties in natura worden gewaardeerd
donaties in natura worden in de boeken opgenomen tegen reële waarde. FASB definieert reële waarde als ” de prijs die zou worden ontvangen om een actief te verkopen of betaald om een verplichting over te dragen in een regelmatige transactie tussen marktdeelnemers op de waarderingsdatum.,”
hoe u de waarde van uw donatie in natura bepaalt, hangt af van het type donatie:
> voor producten, zoals computers, bepaal wat uw organisatie voor de goederen op de open markt zou hebben betaald als ze niet waren gedoneerd.
> Volg de uren van professionele diensten gedoneerd aan uw organisatie.
> neem contact op met de donor en vraag hem een waarde te plaatsen op de diensten in natura.,
de geaccepteerde manier om donaties in natura te registreren is het opzetten van een aparte inkomstenrekening, maar de kostenzijde van de transactie moet worden opgenomen in de functionele kostenrekening. Inkomsten zouden bijvoorbeeld worden geregistreerd als giften in natura-diensten, en de kosten zouden worden geregistreerd als professionele diensten. Zodra u de reële waarde van uw donatie hebt bepaald, registreert u het journaal. De opbrengst zal gelijk zijn aan de kosten., Hoewel het geen netto-impact op uw boeken zal hebben, zal het van invloed zijn op de totale inkomsten en uitgaven van uw organisatie, en het is een vereiste van zowel FASB en de IRS.
organisaties kunnen ook de hoeveelheid gedoneerde diensten registreren en rapporteren die zij in een jaar ontvangen en die niet als inkomsten per GAAP kunnen worden opgenomen, zoals 5.000 uur of $75.000 in vrijwilligersuren, maar dit moet worden gedaan in de toelichting bij de jaarrekening of in een jaarverslag.
moet u een donatie in natura bevestigen?,
Wanneer een andere organisatie doneert aan uw non-profit, is het juiste antwoord” dank u”. Naast het erkennen van de gave en het uiten van je dankbaarheid, zijn er nog een aantal andere verplichtingen die je moet vervullen.
Follow IRS Guidelines
de IRS heeft een uitgebreide gids geschreven over schenking onderbouwing. Enkele van de richtlijnen van het Agentschap zijn:
donoren moeten een bankdossier of schriftelijke bevestiging van de non-profitorganisatie hebben voordat zij een belastingaftrek voor een charitatieve bijdrage aanvragen., Donors moeten een schriftelijke bevestiging hebben voor elke bijdrage van $ 250 of meer.
wat op te nemen in uw bevestiging
U dient iemand in uw organisatie aan te wijzen (CFO, CEO of afdelingshoofd) om alle donaties in natura te erkennen. Hoewel het niet hoeft te worden gedaan direct, uw brief of e-mail moet tijdig worden verzonden en ruim voordat zakelijke belastingaangiften zijn verschuldigd. Een goede vuistregel is om deze uit te zenden na ontvangst van donaties of binnen 30 dagen op basis van volume.,t non-profit, zoals opgenomen in de Sectie 501(c)(3);
hier is een eenvoudig voorbeeld van een bevestigingsverklaring bij een donatie in natura:
” Dank u voor uw bijdrage van die ontvangen op ____ . Er werden geen goederen of diensten geleverd in ruil voor uw bijdrage. Uw gulle daad zal ons in staat stellen om we zijn toegewijd aan het waard zijn van uw voortdurende steun.”
Het is een goed idee om een donor database of CRM te gebruiken om uw ontvangstbewijzen te volgen en ervoor te zorgen dat u tijdig en op de juiste wijze bevestigingen afgeeft.,
de gevolgen van slechte boekhouding & rapportage voor Non-profitorganisaties
u moet bijdragen in natura correct registreren en rapporteren omdat dit in veel gevallen wettelijk verplicht is. Bepaalde giften zijn onderworpen aan GAAP, en sommige moeten worden gemeld op formulier 990 met de federale belastingaangifte van uw organisatie. Niet-naleving van deze normen kan leiden tot sancties, waaronder boetes.
verder is er de mogelijkheid van misleiding in hoe geschenken worden gerapporteerd op financiële overzichten, dus je wilt er alles aan doen om niet een van die jongens te zijn.,”Gewetenloze organisaties zijn betrapt op het opblazen van aantallen om succesvoller te lijken dan ze zijn of het verbergen van administratieve kosten om verspillende uitgaven te rechtvaardigen.
ten slotte is het zinvol om uw bijdragen in natura op te nemen voor beheerdoeleinden. Uw organisatie moet weten wat zij voor die goederen of diensten zou moeten betalen als zij die bijdragen van donoren niet zou ontvangen. Bij gebrek aan dit, kunt u in voor een verrassing als iets als gedoneerde kantoorruimte of juridische diensten plotseling verdwijnt.,
heeft u vragen over het omgaan met accounting en rapportage voor non-profitorganisaties?
CFO Selections heeft uitgebreid samengewerkt met non-profitorganisaties in het noordwesten van de Stille Oceaan. Neem Contact met ons op voor meer informatie over onze diensten.
over de auteur
Todd Kimball is een Partner van CFO Selections en leidt de non-profit praktijk in Oregon en SW Washington. Hij is ook de praktijkleider Accounting Solutions Partners in Oregon en SW Washington.,
Todd is een senior accountingprofessional met meer dan 15 jaar ervaring in de non-profit sector en de overheid. Hij heeft een bewezen staat van dienst in het aanpakken van de meest uitdagende not-for-profit boekhoudkwesties en het vinden van oplossingen die werken en organisaties vooruit helpen. Hij blinkt uit in het creëren van procesefficiënties, het motiveren en benutten van personeel om hun volledige potentieel, het implementeren van interne controles en het leveren van goede technische expertise.
Geef een reactie