een verzoek om informatie (RFI) is een veel voorkomende administratieve taak in de bouwsector. Efficiënt beheer van RFI ‘ s kan projectvertragingen en kostenoverschrijdingen tot een minimum beperken. In deel één gaven onze Memphis aannemer Advocaten een overzicht van RFI ‘ s en bespraken items die typisch in hen te vinden zijn. In dit tweede deel zullen we ons richten op wat er nodig is om een effectieve RFI te schrijven.
Stel een vraag
Begin uw RFI met een formele vraag (of vragen) die moet worden beantwoord., De formulering moet duidelijk, beknopt en vrij van onnodig jargon zijn om verwarring te voorkomen tussen de verschillende partijen die het document zullen lezen.
Bouwcontext
zodra uw vraag duidelijk is gesteld, Bouw context rond waarom de vraag wordt gesteld. Bouwcontext verduidelijkt uw vraag verder.
geef Visuals
na het stellen van uw vraag en het bouwen van context, kunt u verder verduidelijken waarom u om meer informatie vraagt door het verstrekken van visuals die uw vraag of probleem illustreren. Visuals zoals schetsen, foto ’s of video’ s werken goed.,
suggereren goedkope oplossingen
Het is niet ongewoon dat een RFI meer kosten toevoegt aan een project. Om kostenbewustzijn aan te tonen, omvatten een paar low-cost oplossingen als een middel om te helpen houden het project onder de begroting.
geef voldoende tijd om te reageren
Deadlines zijn integraal in de bouw en RFI ‘ s zijn niet anders. Stel een tijdsbestek voor wanneer u een reactie op de RFI nodig. Typisch, tijd frames zijn ongeveer een of twee weken, afhankelijk van de RFI.,
RFI beste praktijken
RFI ‘ s zijn bedoeld om naadloze communicatie te vergemakkelijken en een betere productiviteit mogelijk te maken. Houd deze best practices in gedachten en dien uw volgende RFI in te goeder trouw in:
- lees al uw contracten en documenten
- beperk één probleem per RFI
- gebruik een gestandaardiseerd formulier voor het indienen van RFI-antwoorden
- Geef een specifiek tijdschema voor RFI-antwoorden
- Houd een record van levering en sla RFI ‘ s op in een gecentraliseerde database
- na ontvangst van een antwoord, pas het projectschema en budget indien nodig aan.,
- Creëer een RFI audit trail
nadat de RFI is beantwoord
als een subcontractant een RFI indient bij een algemene contractant en de RFI adequaat wordt beantwoord door de algemene contractant, wordt het probleem als opgelost beschouwd en wordt RFI in de database geregistreerd. Indien de RFI niet adequaat is beantwoord, dient de toeleverancier met de hoofdaannemer te overleggen voordat een nieuw RFI wordt ingediend. De RFI is een noodzakelijk instrument voor communicatie en verduidelijking. Het is noodzakelijk dat alle partijen begrijpen hoe te schrijven, indienen, en RFI discrepanties goed op te lossen., Het maken van valse claims en het creëren van onnodige papieren paden kan toevoegen aan de verwarring, gebrek aan informatie, en uiteindelijk, vertragingen.
indien u met een Memphis contractant advocaat wilt spreken, neem dan vandaag nog contact met ons op.
Disclaimer: De informatie in dit artikel is alleen bedoeld voor algemene educatieve informatie. Deze informatie vormt geen juridisch advies, is niet bedoeld als juridisch advies, noch mag het worden gebruikt als juridisch advies voor uw specifieke feitelijke patroon of situatie.
Geef een reactie