spring je de hele dag tussen vergaderingen en dringende e-mails om je om 18.00 uur te realiseren dat je niet eens begonnen bent met dat belangrijke project waaraan je zou moeten werken? Of voorbereid op het verkooppraatje morgen? Of eindelijk na te denken over een effectieve strategie om uw klantenwervingskosten te verlagen? Voelt het alsof de tijd voorbij vliegt en je soms niet eens weet waar het heen ging? Of heb je het gevoel dat je constant aan de prioriteiten van iemand anders werkt in plaats van aan je eigen doelen?
Ik ben er geweest., Het heet het dringende vs. belangrijk Dilemma en het blokkeerde me jarenlang van het doen van effectief werk. Totdat ik de Matrix vond die alles veranderde. Hier is de stap-voor-stap handleiding die ik gebruikte om het dringende vs.belangrijke Dilemma op te lossen, claim mijn tijd terug en ten slotte richten op de belangrijke dingen in mijn bedrijf & leven.
De Urgent vs. Important Matrix is een krachtig productiviteitstool die uw effectiviteit 10x kan verhogen. Het bestaat uit 4 kwadranten die uw dagelijkse activiteiten classificeren volgens twee parameters: niveau van urgentie en niveau van belang.,
Hier is het soort werk dat is typisch voor elk kwadrant:
Kwadrant I:
urgente problemen en crises zoals haasten om geld in te zamelen voor het opstarten van het betalen van uw werknemers op het einde van de maand, het omgaan met een grote fuck-up in de afdeling operations of een PR-shit-storm., Projecten met een naderende deadline zoals het tijdig indienen van je master thesis, het versturen van die Y Combinator aanvraag of het indienen van je jaarrekeningen.
kwadrant II:
het plannen van uw marketingstrategie voor de komende 3 maanden, het verdelen van verantwoordelijkheden over uw team voor een nieuw project en het opstellen van een gedetailleerd projectplan voor uw productlancering. Het voorbereiden van belangrijke beleggersvergaderingen of verkooppraatjes. Het opbouwen van relaties met potentiële partners en medewerkers. Scouting en onderzoek naar nieuwe kansen, op zoek naar nieuwe gebieden of strategieën en het leren van nieuwe vaardigheden.,
kwadrant III:
onderbrekingen van collega ‘ s voor irrelevante vragen of koetjes en kalfjes. Inkomende oproepen, e-mails en vergaderingen — als ze niet specifiek voor u relevant zijn.
kwadrant IV:
druk werk zonder duidelijke impact op de doelstellingen van het bedrijf en/of uw doelstellingen. Inkomende oproepen, e-mails en vergaderingen — als deze niet op tijd of relevant voor u specifiek en/of noodzakelijk zijn om uw doelen te bereiken. Tijdverslinders houden van sociale media.,
Stap 2: evalueer uzelf
om uw productiviteit te verbeteren, moet u niet alleen het algemene concept van de matrix begrijpen, maar ook weten waar u zich nu bevindt. Dit zal u helpen beslissen welke veranderingen in Stap 3 de meeste impact voor u persoonlijk zal hebben.,
om uzelf te evalueren, kijkt u naar uw typische week en schat u het % van uw tijd dat u in elk kwadrant doorbrengt:
Als u problemen heeft met deze oefening, documenteer dan alles wat u een week doet. Schrijf exacte tijden en activiteiten op in een tabel als het volgende en bereken de percentages uiteindelijk door de uren voor elk kwadrant bij elkaar op te tellen en te delen door de totale werkuren., In dit voorbeeld zouden de percentages zijn: i — 25%, II — 37,5%, III — 25%, IV — 12,5%.
If u heeft moeite uw activiteiten te classificeren naar urgentie en belang, hier zijn nog enkele indicatoren voor elk kwadrant:
- kwadrant i: u voelt dat u voortdurend branden blust en in noodmodus werkt. De meeste projecten waar u aan werkt vragen uw onmiddellijke aandacht vanwege een dringende deadline.,
- kwadrant II: u heeft het gevoel dat u op de top van de dingen als gevolg van zorgvuldige planning, voorbereiding en preventie. Naast planning en voorbereiding richt je je tijd op high-leverage projecten, nieuwe kansen, leren en relationship building.
- kwadrant III: het grootste deel van uw tijd wordt besteed aan activiteiten die uw onmiddellijke aandacht vereisen, maar niet noodzakelijk gerelateerd zijn aan uw topprioriteiten. U besteedt veel tijd in niet-belangrijke vergaderingen, wordt onderbroken en omgaan met niet-kritische telefoontjes en e-mails., Je voelt alsof je voortdurend te maken hebt met zaken die belangrijk zijn voor anderen, maar niet gerelateerd zijn aan je eigen prioriteiten.
- kwadrant IV: U heeft vaak het gevoel dat u uw tijd verspilt. Je besteedt veel tijd aan druk werk dat niet direct gerelateerd is aan je doelen, sociale media, video ‘ s, games en zinloos surfen op het web.
Stap 3: optimaliseer
De meest effectieve mensen brengen 80% van hun tijd door in kwadrant II van de urgente vs.belangrijke Matrix., Dit stelt hen in staat om proactief te werken aan nieuwe kansen en high-leverage projecten in plaats van al hun tijd te besteden aan het reageren op dringende kwesties en de behoeften van anderen. Hierdoor kunnen zij aanzienlijke vooruitgang boeken in de richting van hun doelen, actief voorkomen dat crises plaatsvinden en leiden zij een evenwichtiger, kalmer en gerichter leven.
Dit is wat u moet doen met kwadrant I, III en IV-activiteiten om meer tijd vrij te maken voor kwadrant II-activiteiten:
kwadrant IV-activiteiten
kwadrant IV-activiteiten zijn niet urgent, noch belangrijk en moeten dus helemaal niet worden gedaan., Hier is hoe ze te elimineren:
Elimineer Time-Wasters:
documenteren hoe u uw tijd doorbrengt voor een hele week (zie stap 2) en het bijhouden van uw mobiele schermtijd met apps zoals Pyxsee, QualityTime en AntiSocial kan zeer nuttig zijn bij het identificeren van uw persoonlijke time-wasters. Als je eenmaal weet wat je zwakke plekken zijn (YouTube, Instagram, Whatsapp, enz.), gebruik deze effectieve strategieën om ermee om te gaan:
- Beperk het gebruik van sociale media tot specifieke tijden in de dag (bijv., uw woon-werkverkeer, lunchpauze of pauzes van 5 minuten)
- meldingen op uw telefoon en computer uitschakelen
- gebruik een app om bepaalde sites en apps te blokkeren
- laat uw telefoon thuis wanneer u tijd doorbrengt met geliefden
Elimineer druk werk:
om het in de woorden van Peter Drucker te zeggen: Er is niets zo nutteloos als efficiënt doen wat helemaal niet zou moeten worden gedaan. Het maakt niet uit of je werkt aan een project voor je baas of het instellen van uw eigen schema als ondernemer — altijd vraag waarom je iets doet., De meest effectieve mensen zorgen ervoor dat wat ze werken aan is direct gerelateerd aan hun top doelen. Of nog beter, het is de taak met de hoogste impact op het bereiken van hun top doelen. Hier is hoe je busywork kunt elimineren:
- zorg ervoor dat je doelen altijd duidelijk gedefinieerd zijn
- voordat je een nieuw project start, vraag jezelf af ” is dit echt wat ik nu zou moeten doen? Is dit logisch?”
- leer nee te zeggen tegen zinloze verzoeken van collega ‘ s
- daag je baas uit als je het nut niet ziet van het uitvoeren van een specifieke taak
Geef een reactie