Hoe de inventaris bij te houden voor beginnende handelaren

uw inventaris is het brood en boter van uw bedrijf. U, uw personeel, en uw klanten allemaal nodig om toegang te krijgen tot het op een of andere manier voor uw bedrijf om goed te werken.

voorraadbeheer houdt iedereen effectief op dezelfde pagina en vermijdt verwarring. Dat is echter vaak makkelijker gezegd dan gedaan. Het bijhouden van de inventaris is nooit eenvoudig; vooral als je een nieuwe eigenaar van het bedrijf, of je gaat door een periode van snelle groei.,

we hebben deze post samengesteld om u te helpen omgaan met de complexiteit van voorraadbeheer. We geven u strategische aanbevelingen op hoog niveau en een paar snelle tips om veelvoorkomende problemen op te lossen. We raden u zelfs een paar tools voor voorraadbeheer aan om uit te proberen.

Wat Is voorraadbeheer?

op basisniveau is voorraadbeheer de praktijk om hulpmiddelen en systemen in te zetten om bij te houden welke items, ingrediënten of goederen u op voorraad hebt, en de hoeveelheid die u bij de hand hebt van elk., Dit zal u vertellen welke items je nodig hebt om opnieuw te bestellen, wanneer je nodig hebt om het te doen, en de hoeveelheid die u nodig hebt om te krijgen, het voorkomen van uit voorraad problemen.

de exacte bijzonderheden van dit proces zullen verschillen tussen individuele bedrijven en verschillende industrieën. Overwegingen zoals koopgewoonten van uw doelgroep en de specifieke kenmerken van uw distributeur relaties zal ook leiden tot verschillende benaderingen van voorraadbeheer. Ondanks dat alles, zijn er een paar algemene concepten die over de hele linie van toepassing zijn., Beantwoord deze vragen om een ruwe strategie voor voorraadbeheer uit te werken:

• hoeveel voorraad Heeft u momenteel bij de hand?
• hoeveel inventaris bestelt u?
• Hoe lang heeft deze inventaris nodig om u mee te laten gaan?
• is het te veel of te weinig inventaris?
• beschikt u over voldoende voorraadopslag?
• welke methodologie (first-in, first-out vs. just-in-time voorraadbeheer) en tools (inventory tracking software, POS, of spreadsheets) wilt u gebruiken om de voorraad bij te houden?,

uw inventaris bestellen

Het eerste wat u moet doen is inventaris hebben om het te beheren. Het bestellen van inventaris klinkt misschien als een ontmoedigend proces, vooral de eerste keer dat je het doet, maar het hoeft niet te zijn. Een paar basisvragen beantwoorden is een geweldige manier om te beginnen:

• welke soorten items wilt u op voorraad hebben?
• hoeveel van dat product verwacht u te verkopen?
• Hoe snel verwacht u het te verkopen?

deze vragen bepalen de hoeveelheid en de frequentie van uw bestellingen., Daarbij helpen ze u ook bij het reguleren van uw cashflow. Het kennen van het gemiddelde bedrag dat u besteedt aan de inventaris, en het instellen van een doel voor die waarde, maakt het waarschijnlijker dat u binnen uw cash flow richtlijnen blijven.

u moet ook uw supply chain begrijpen. Dit zal u helpen bij het in kaart brengen van de reis van uw producten te nemen van grondstoffen tot eindproduct, evenals hoe de producten te bereiken uw planken en de handen van uw klant., Kleine veranderingen in de marktvraag, onder andere factoren zoals het weer, nieuwe regelgeving en geopolitiek, kunnen uw toeleveringsketen opschudden en de prijs van de voorraad doen stijgen. Ongeorganiseerde en onbetrouwbare leveranciers kunnen ook de prijzen verhogen, dus wees je bewust van welke leveranciers je zaken doet met een betere controle over uw totale voorraadkosten en voorraadniveau.

hoe slecht beheerde inventaris het bedrijfsleven beïnvloedt

verkeerd beheren van inventaris is als geld uit het raam gooien., Administratieve fouten, die vallen onder de verkeerde voorraad paraplu, kan goed zijn voor meer dan 20 procent van de voorraad verlies of retail krimp ervaren door een bedrijf. Wanneer u niet bijhouden van uw inventaris Weet je niet hoeveel je hebt, of hoeveel je verkoopt binnen een bepaald tijdsbestek. Je zou kunnen kopen meer dan je nodig hebt zonder het te beseffen of zelfs het verliezen van de voorraad in de rommel van een ongeorganiseerde voorraadkamer. In termen van een restaurant of foodservice bedrijf, verkeerd beheer van de inventaris betekent meestal weg te gooien verlopen of overtollig voedsel.,

het niet goed bijhouden van je voorraad betekent ook dat het makkelijker is voor mensen om van je te stelen. Of de diefstal is van uw klanten of uw eigen medewerkers, dingen kunnen gaan vermist en je mag nooit merken. Zet veiligheidsmaatregelen in plaats in aanvulling op Voorraadbeheer tools om te helpen dit probleem te stoppen.

zie ook: verliespreventie: uw sleutel tot het stoppen van winkeldiefstal

Hoe weet u of u te veel of te weinig voorraad hebt?

weten hoeveel inventaris u bij de hand moet hebben kan enige tijd duren om erachter te komen., In het begin moet je wat aannames doen. Maar als je een paar maanden zaken doet, heb je genoeg gegevens om betere beslissingen te nemen. Om dit zo wetenschappelijk mogelijk te doen, wilt u uw verkoop per item prestaties in uw kassasysteem beoordelen.

naast de hoeveelheid die u koopt, wilt u ook berekenen hoeveel u aan voorraad uitgeeft. Zorg ervoor dat dit aantal in overeenstemming is met de industriestandaarden (naast het voldoen aan uw eigen financiële richtlijnen). Bijvoorbeeld, voedsel kosten in een quick serveer restaurant moet rond 25-30%., Als u meer dan 30% besteedt aan uw voedsel alleen, moet u de hoeveelheid voedsel die u koopt van Distributeurs en leveranciers terugschalen, of u moet proberen om opnieuw te onderhandelen over de prijzen die u betaalt.

te weinig inventaris betekent dat u constant geen items Meer hebt. Dit kan zijn omdat je te weinig bestelt, waardoor je de vraag niet kunt bijhouden. Dit kan frustrerend zijn voor klanten en ervoor zorgen dat u te missen op de verkoop. Als het wordt een trend, uw klanten kunnen zelfs beginnen om te winkelen of eten elders., Als het probleem is met uw leveranciers en niet u, dan is een eerlijk gesprek is de beste plek om te beginnen. Laat ze weten met welke consistentie je producten terug in je schappen nodig hebt en werk samen om een plan te bedenken dat Voor beide partijen zinvol is.

u kunt ook uw voorraadniveaus en voorraadtrends monitoren met rapporten van uw POS. Goede POS-software zal de verzamelde informatie uit de verkoop te gebruiken om u te laten zien uw meest populaire items, zodat u kunt prioriteren houden ze in voorraad.,

hoe de inventaris bij te houden

goed voorraadbeheer vereist de juiste hulpmiddelen. De oude pen-en papiermethode is zeer tijdrovend en foutgevoelig. Het is in principe hetzelfde als zitten en al je aandelen met de hand tellen. Papieren kunnen gemakkelijk verloren of misplaatst in alle drukte van het runnen van uw bedrijf. Met behulp van moderne voorraadsoftware, een voorraadbeheer-app of een kassasysteem bespaart u tijd, ruimte en bomen. Plus, je hoeft je geen zorgen te maken over het verkeerd lezen van een slordig handschrift.,

voorraadbeheer met uw kassasysteem

dezelfde functionaliteit die u zult vinden in speciale inventory management software is ingebouwd in de meeste moderne kassasystemen. In feite, buiten de analytics en de mogelijkheid om betalingen te accepteren, het is waarschijnlijk de belangrijkste reden om een verkooppunt te krijgen. Een systeem als ShopKeep laat een klein bedrijf eigenaar input inventaris gegevens direct in het. Vervolgens, als verschillende items worden gescand en de verkoop worden afgerond, inventaris telt automatisch bij te werken, waardoor u toegang tot real-time Inventaris inzichten.,

om uw voorraad sneller bij te werken, gebruikt u een Bluetooth-barcodescanner om items van een bestelling in uw kassasysteem te scannen. U kunt zelfs het opzetten van reorder triggers die u vertellen wanneer uw voorraad opraakt voor een item, zodat u een bestelling kunt plaatsen. Functies als deze helpen u voorkomen dat het opraken van populaire items en teleurstellende uw klanten.

zodra alles is toegevoegd aan uw kassasysteem, hebt u toegang tot rapporten die u helpen te begrijpen hoe uw inventaris presteert. U kunt eenvoudig vragen beantwoorden zoals:

• Wat zijn uw best verkopende items?,
• welke items presteren onder de verkoopverwachtingen?
• hoeveel is uw voorraad waard?
• welke posten hebben de beste winstmarge?
• Hoe is mijn voorraadprestatie in de loop van de tijd veranderd?

deze vragen kunnen beantwoorden is een grote overwinning voor uw bedrijf. U kunt slimmere beslissingen te nemen, beter gebruik maken van uw kapitaal, en houd uw bedrijf op een succesvol pad.,

zie ook: Basic Inventory Management Techniques for Better Business

Voorraadopslag

opslag van producten is belangrijk voor alle bedrijven, maar om verschillende redenen. In de detailhandel, goede opslag houdt producten schoon, onbeschadigd, en gemakkelijk te vinden. Bewaar kleding op droge plaatsen en op hangers om rimpelvorming te voorkomen. Accessoires zoals handtassen, portefeuilles en sokken moeten in aparte geëtiketteerde containers. U kunt hiermee nog verder gaan door elk accessoire in een eigen plastic verpakking te stoppen voordat u het opbergt., Dit is een goede praktijk voor sieraden gekocht in bulk of handtassen met ruwe randen en metalen hardware. Dit helpt voorkomen dat harde oppervlakken tegen elkaar wrijven en beschadigd raken terwijl ze van opslag naar de verkoopvloer worden verplaatst.

rekken zijn ook belangrijk. Planken kunnen helpen bij het organiseren van uw producten, terwijl ook het houden van uw berging of magazijn ruimte netjes. Geef jezelf en je personeel een aantal toegewijde loopruimte door verticaal te gaan en zorg ervoor dat uw planken zijn stevig genoeg om de hoeveelheid inventaris die u hebt te behandelen.,

Kleding en andere stoffen kunnen worden beschadigd door muizen of andere wezens die hun weg naar uw opslagruimte vinden. Dit geldt vooral als het donker is en er dozen zijn die niet vaak worden verplaatst. De moraal van het verhaal? Zorg ervoor dat je bescherming hebt tegen knaagdieren en insecten. Op een andere opmerking, muizen kunnen ook een teken dat de inventaris is rond te zitten voor een tijdje en je nodig hebt om een aantal wijzigingen aan te brengen in uw catalogus.

in Foodservice is het altijd een goede gewoonte om opgeslagen voedsel te etiketteren met de datum waarop het is bereid, zodat u weet wat vers is en afval kunt voorkomen., Vlees en zuivelproducten moeten bij specifieke temperaturen worden opgeslagen om te voorkomen dat ze bederven. In de VS, wetten die regelen hoe voedsel moet worden opgeslagen verschillen van staat tot staat. Zorg ervoor dat u contact op met uw lokale overheid om de regelgeving die van toepassing zijn op uw plaats te vinden.

zie ook: 9 Redenen waarom kleine bedrijven falen (en hoe dit te vermijden)

het beheren van uw voorraad in de toekomst

Nu u de juiste tools hebt geïnstalleerd, zijn het belangrijke dingen die zo blijven., Zoals we hebben gesuggereerd op, een POS-systeem met de juiste inventaris management tools bespaart u van talloze uren in het magazijn tracking orders en inventaris met je gezicht in een spreadsheet. Echter, er is meer aan voorraad bijhouden dan SKU ‘ s op een scherm.

vast zijn over uw beveiligingsbeleid zorgt er ook voor dat dingen niet gestolen worden. Maar het is aan u als eigenaar van een klein bedrijf om aandacht te besteden aan wat er gaande is in uw winkel om eventuele retail krimp problemen te voorkomen. Als je naar rapporten kijkt en dingen ziet die nergens op slaan, zorg er dan voor dat je zo snel mogelijk handelt.,

om een kijkje te krijgen in hoe een echte retail boutique eigenaar gaat over het beheren van hun voorraad op een dagelijkse basis, neem een kijkje in de video hieronder van vlogger en boutique eigenaar Alli Schultz.

geïnteresseerd in het starten van uw eigen boetiek? Ontvang $ 200 korting op uw hardware aankoop met een minimale aankoop van $ 1.000 waarde van hardware.* Meer informatie.

de enorme hoeveelheid werk die nodig is om uw voorraad nauwkeurig te volgen, kan een belangrijke bron van stress zijn voor nieuwe of drukke retailers. Maar dat hoeft niet zo te zijn., Houd in gedachten dat dit alles is een proces en het zal tijd duren, evenals een aantal vallen en opstaan, voordat u systemen die voor u werken vinden. Met hard werken, doorzettingsvermogen en de juiste tools voor voorraadbeheer vallen uw dagelijkse activiteiten op hun plaats.