hoe uw budget te voorspellen
met behulp van gegevens over reizigersgedrag en eerdere uitgaven is de sleutel tot het instellen van intelligente prognoses voor uw jaarlijkse uitgavenbudget. Verschillende medewerkers zullen op verschillende manieren, naar verschillende locaties en op verschillende frequenties reizen., Echter, het hebben van gegevens over de gemiddelde vluchtkosten per mijl, evenals de nachtelijke hotel, gemiddelde maaltijd en grond transportkosten, betekent dat u nauwkeurig kunt voorspellen en anticiperen op uw uitgaven budget voor het komende jaar.
het instellen van onkostenlimieten
zakenreizigers willen meestal doen wat goed is voor hun bedrijf – en veel bedrijven vinden dat het geven van controle over hun eigen uitgaven in feite de overbesteding kan verminderen. Vind een gelukkig middenweg door medewerkers controle te geven en belangrijke limieten in te stellen.,
maaltijdkosten kunnen bijvoorbeeld worden vastgesteld als een totale dagvergoeding, waarbij de werknemer zelf kan kiezen hoeveel hij individueel aan ontbijt, lunch en diner besteedt.
als het gaat om het boeken van accommodatie, geef medewerkers de keuze van een standaard kamer in elk hotel met een bepaalde sterrenclassificatie of een maximumprijs per nacht.
voor vervoer over de weg moet een bedrijfsreisbeleid werknemers duidelijk adviseren om de meest kosteneffectieve methode te kiezen, rekening houdend met de reistijd. De meeste zakenreizigers zullen accepteren dat ze worden beperkt tot het vliegen economie op korte afstand reizen.,
afhandeling van onkostendeclaraties
Het is belangrijk dat zakenreizigers een duidelijk gedefinieerde methode hebben om hun kosten terug te vorderen. Vraag hen om een onkostenrapport in te vullen voor de datum, het bedrag, de categorie, de locatie en het zakelijke doel van hun claim – en beslis of u wilt dat ze kwitanties voor al hun uitgaven indienen, of alleen degenen die een bepaald bedrag overschrijden.
geef uw werknemers een tijdsbestek voor het indienen van kosten-dit zal uw bedrijf helpen een stabiele en nauwkeurige cashflow te handhaven., Evenzo, laat hen weten wanneer ze kunnen verwachten geld terug te worden bijgeschreven op hun rekeningen. Afhankelijk van het uitgegeven bedrag, is het misschien een goed idee om te verduidelijken wie hun uitgaven in elk geval zal goedkeuren.
het opzetten van uw richtlijnen en procedures
Er is geen uniform Zakelijk reisbeleid. Als uw beleid niet past bij de aard van uw organisatie, is het onwaarschijnlijk dat het ooit zal voldoen aan de verwachtingen van uw stakeholders., Fundamenteel, uw reisbeleid en procedures moeten worden aangepast aan de cultuur van uw bedrijf, en flexibel zijn rond de behoeften van uw werknemers, Industrie en economie. Ze moeten ook op grote schaal worden verspreid en begrepen.
uw richtlijnen en procedures helpen uw zakenreizigers om beslissingen te nemen in het kader van uw bedrijfsreisbeleid. Ze moeten procedures bevatten voor alle boekingen – het is immers belangrijk dat medewerkers duidelijk zijn over wat er van hen wordt verwacht op elk punt van hun zakenreis.,
het kan ook nodig zijn om een hoofdstuk op te nemen over de gevolgen van het niet volgen van de vastgestelde richtlijnen en procedures.
rekening houdend met veiligheids-en beveiligingsprocedures
veiligheid, beveiliging en welzijn van werknemers moeten centraal staan in elk bedrijfsreisbeleid. Terwijl ze zich bezighouden met zakenreizen, uw medewerkers zijn uw verantwoordelijkheid, dus het is van cruciaal belang dat uw beleid heeft procedures die kunnen reageren op persoonlijke risico ‘ s, slecht weer of politieke onrust in een vreemd land.,
benadrukken hoe belangrijk het is dat uw werknemers uw bedrijfsreisbeleidsdocument lezen voor hun eigen veiligheid, en verduidelijken wat ze moeten doen in een noodsituatie en met wie ze contact moeten opnemen. Als uw medewerkers regelmatig naar risicolanden vliegen, organiseer dan extra travel safety en security training. We werken nauw samen met International SOS om betere medische en veiligheidsondersteuning te bieden en uw medewerkers veilig op de weg te houden.
bekijk hoe we anders uw medewerkers in elke fase van hun reis zullen ondersteunen.,
het reisbeleid aan werknemers leveren
zodra u uw bedrijfsreisbeleid hebt geschreven, moet u ervoor zorgen dat uw werknemers het lezen en begrijpen. Of u ervoor kiest om het beleid in een afgedrukt document, via intranet of in een e-mail te leveren, er zijn een aantal algemene manieren om ervoor te zorgen dat het zo effectief mogelijk wordt gecommuniceerd.
Geef een reactie