de bruiloft is bijna gepland en plotseling komt er iemand (je moeder, je goedbedoelende BFF, je… verdomde partner) met hotelblokken. Heb je een blok geboekt? Het lijkt iets wat mensen doen. Moet je het doen? Of is het nog één ding om aan de lijst toe te voegen?
kort antwoord: alleen u weet het zeker.
langer antwoord: hotelblokken zijn fantastisch als je zoveel mogelijk mensen op één plek wilt voor logistieke of transport redenen, of als je hoopt dat mensen in de buurt van de werkelijke bruiloft blijven., Ze zijn ook een oplossing als al het andere wordt volgeboekt, of als je gewoon je gasten wat begeleiding wilt bieden. Lucky you, want hotel blokken zijn de perfecte baan om te geven aan die persoon (bovengenoemde moeder of BFF?) die heeft gesmeekt om een eigen project om mee te helpen. Er is net genoeg complexiteit om het een lonende taak te maken,maar niet zo veel je wilt (of zelfs zorg) om micromanage.
Wat moet u weten over hotelblokken? Goed. Het blijkt dat er veel is dat je kunt weten, en alles wordt hier behandeld., Maar als je maar één ding leest, zorg er dan voor dat het over verschillende soorten hotelblokken gaat… en noteer de echt enge uitputtingsclausule. Omdat je niet uit eigen zak wilt betalen voor twintig kamers die je gasten niet hebben geboekt.
wanneer te reserveren
twee belangrijke factoren—trouwlocatie en tijd van het jaar-bepalen wanneer u dit moet doen. Vindt uw bruiloft plaats in een klein stadje met beperkte accommodatie, tijdens een vakantieweekend of gelijktijdig met een sportevenement/congres? Boek vroeg! Trouwen in New England tijdens de herfstkleuren? Boek vroeg!, Een strandstad in de zomer? Je raadt het al, boek vroeg! In wezen, zodra u uw locatie te boeken, is het tijd om te beginnen met het onderzoeken van hotel opties.
de meest voorkomende soorten Hotelblokken
gesloten (ook bekend als gegarandeerde) blokken: het hotel vereist een aanbetaling om kamers te blokkeren en houdt u financieel verantwoordelijk voor onverkochte kamers: Dit is het verloop. Soms is het een percentage, soms is het een echt getal.
Dit is het type blok dat geassocieerd wordt met nachtmerries om ervoor te zorgen dat elke kamer gevuld wordt., De enige keer dat ik raad het doen van een gesloten of gegarandeerde blok is wanneer het hotel is letterlijk het enige spel in de stad en je bent zo dicht mogelijk zeker dat alle kamers zullen worden opgepakt.
Open (aka Courtesy) blokken: deze zijn meestal vrij van clausules die u financieel verantwoordelijk houden voor onverkochte kamers binnen het blok. Over het algemeen, de grootste eis met een hoffelijkheid blok is dat alle reserveringen worden gemaakt voorafgaand aan een cutoff Datum (ongeveer dertig tot negentig dagen van tevoren). Kamers die niet zijn gereserveerd door de cutoff datum worden vrijgegeven en verkocht tegen marktprijs., Het belangrijkste nadeel van dit type blok is dat vaak hotels slechts een klein aantal kamers (tien tot twintig is de norm).
Als u denkt dat u meer kamers nodig hebt dan het maximum dat is toegestaan binnen het welkomstblok, stel ik voor om het hotel te vragen om hun beleid voor het toevoegen van kamers Na voltooiing. Ook stel ik voor het boeken van een tweede (en eventueel een derde) blok in een ander hotel.
met elk type blok (en essentieel voor een gegarandeerd blok), moet u voorzichtig zijn met uw nummers. Het is moeilijk om te raden hoeveel kamers je nodig hebt voordat je een RSVP telling., Een goede vuistregel is om alle out-of-towners te tellen en te delen door twee. Dit zal je hoge nummer zijn. De kans is groot dat je minder kamers nodig hebt dan dit, omdat sommige gasten andere regelingen kunnen treffen. Niet iedereen blijft in jouw blok, en dat geeft niet.
eigenschappen kiezen
Als u in een grotere metropool gaat trouwen, kan het moeilijk zijn om de opties te beperken. Hier zijn enkele belangrijke punten om te overwegen:
prijs: Ik stel voor om uw gasten twee of drie opties in prijs (d.w.z., budget, midrange, luxe)., Zorg ervoor dat de prijs punten variëren met ten minste vijftig dollar van de ene categorie naar de volgende.
locatie: probeer een hotel te boeken in de buurt van uw bruiloft. Hotels op loopafstand (Of gelegen in de buurt van vervoer) zijn de beste optie. Anders, uw hotels moeten idealiter binnen tien mijl van uw trouwlocatie. Ook, het kiezen van hotels in de buurt van andere attracties en restaurants zal de vroege vogel mensen iets te doen (en ze zullen dus laat je met rust terwijl je klauteren om te zorgen voor eventuele last-minute items).,
Check-in tijd: veel van uw gasten zullen alleen de nacht van uw huwelijk verblijven. Het is belangrijk om ervoor te zorgen dat de check-in tijd niet in strijd is met uw ceremonie starttijd, en laat genoeg tijd om op te frissen na het inchecken! Gasten die op de trouwdag arriveren hebben tijd nodig om in te checken en zich klaar te maken. Als je van plan bent een 14: 00 ceremonie en check-in tijd is 3: 00, nou, sommige van uw gasten zullen geïrriteerd zijn omdat ze zich moesten kleden in een lobby badkamer. Niet leuk.
zodra u de zoekopdracht hebt beperkt, kunt u contact opnemen met een aantal hotels voor initiële aanbiedingen., U kunt de telefoon opnemen en bellen elk hotel op uw lijst (vraag om te spreken met iemand in de groep verkoop), of u kunt een online tool gebruiken om het eerste beenwerk te doen. Een paar gratis die ik graag zijn waar zullen ze verblijven, Kleinfeld, en Hotel Planner.
vragen die u tijdens uw eerste Contact moet stellen
- Wat is het groepstarief, inclusief belastingen en toeslagen?
- Is er een vergoeding voor parkeren? Zijn de parkeerkosten inclusief in-en uitrechten?
- Hoe laat is de check-in? Kunt u vroeg inchecken garanderen als dat nodig is?
- Hoe laat is de check-out?,
- Is er een minimumverblijf vereist?
- biedt u een beleefdheidsblok aan? Wat is het maximum aantal kamers?
- als we extra kamers nodig hebben, kunnen we dan aan het Blok toevoegen? Wat zou de cut-off zijn voor het toevoegen van kamers?
- wat voor soort voorzieningen zijn standaard (shuttles, Ontbijt, gratis Wi-Fi op de kamer, enz.)?
- is er een bar en restaurant ter plaatse? Wat zijn de uren?
- heeft u Faciliteiten voor het organiseren van pre-of post-bruiloft evenementen ter plaatse?,
opties & voorzieningen
kamertypes: zorg ervoor dat u een verscheidenheid aan kamertypes regelt die bij uw gasten passen—families en vrienden die kamers delen zullen waarschijnlijk tweepersoonskamers willen en koppels zullen waarschijnlijk kiezen voor king-of queen-kamers. Neem een kijkje op uw gastenlijst en splits het blok dienovereenkomstig.
vraag het hotel ook om kamers op verschillende verdiepingen apart te zetten—je wilt waarschijnlijk je huwelijksnacht niet naast je ouders doorbrengen, en je wilt zeker niet dat je vrienden je oma wakker maken met hun afterparty op de kamer.,
Perks: veel hotels bieden graag extra ‘ s aan trouwblokken die ze normaal gesproken niet aan andere groepen bieden—je hoeft het alleen maar te vragen! De sleutel hier is te weten wat je wilt vragen van tevoren. Hier zijn een paar van de meest voorkomende voordelen:
- shuttleservice: het hotel heeft mogelijk een eigen shuttleservice waar u gebruik van kunt maken om gasten van en naar uw bruiloft te vervoeren. Dit is meestal afhankelijk van een maximale afstand radius van het hotel. Sommige hotels rekenen een nominale vergoeding voor deze service, maar u kunt er zeker van zijn dat het minder zal zijn dan het huren van een derde partij.,
- gratis kamers: als u een groot aantal kamers bij een accommodatie boekt (d.w.z. twintig of meer), kunt u mogelijk een gratis kamer krijgen. Hotels hebben vaak een” comp ratio ” van 20: 1 of 25: 1, Wat betekent dat u voor elke twintig of vijfentwintig verkochte nachten een gratis nacht ontvangt. Sommige hotels bieden verbeterde kamers als je verlegen bent van de comp-verhouding.
- Welcome Bag Delivery: als u ervoor kiest om welcome bags te hebben, kunt u het hotel vragen om ze bij het inchecken uit te delen of ze rechtstreeks aan de kamers af te leveren., Wees ervan bewust dat de meeste hotels rekenen een vergoeding van overal van twee tot vier dollar per tas, die snel kan optellen! Vraag hen af te zien van de vergoeding voordat u de overeenkomst te ondertekenen-de meeste hotels zijn bereid om toe te geven op dit punt, want het is een zeer nominale winst.
- After-Party: wil je de hele nacht feesten? Veel trouwlocaties hebben beperkingen op de eindtijden van evenementen. Vraag het hotel (ruim van tevoren) of de bar laat voor u open moet blijven. De meeste hotels doen dat graag, op voorwaarde dat uw groep een minimumbedrag uitgeeft.,
- Brunch: als uw hotel een gratis ontbijt biedt, kunnen zij u een privéruimte bieden voor een brunch Na het huwelijk. Sommige hotels kunnen een vergaderruimte openen waar gasten kunnen rondhangen terwijl ze genieten van het ontbijt. Soms is er een kleine schoonmaakkosten in verband met dit te doen, maar nogmaals, het gaat goedkoper zijn dan het boeken van een restaurant brunch.
- Pre-Wedding Pool Party: Als er een kleine groep naar de stad komt de avond voor de bruiloft, vraag het hotel of u het zwembad Na sluitingstijd kunt gebruiken voor een klein pool party!, Zorg ervoor dat u erop wijst dat na sluitingstijd de andere gasten van het hotel niet zullen storen en dat u het rustig zult houden. Nogmaals, er kan een kleine vergoeding, maar, pool party!
Ik stel voor om twee of drie voordelen te kiezen die echt belangrijk voor je zijn, en veel plezier met onderhandelen.over onderhandelen gesproken … met een hotel onderhandelen is niet zo moeilijk als je zou denken. Benader het als een eenvoudig proces van samenwerken in de richting van gemeenschappelijke grond, in tegenstelling tot een winnaar/verliezer-take-all situatie. Wees niet vijandig – blijf kalm en wees voorbereid.,
maak eerst een lijst van de voordelen en voorzieningen die u in uw blok wilt hebben opgenomen. Zorg er dan voor dat je spreekt met de persoon die de bevoegdheid heeft om je genoemde verzoeken in te willigen. Vaak wordt u doorverwezen naar een verkoopmedewerker van een groep die in contact moet komen met een manager op speciale verzoeken—het is het beste om een gesprek op te zetten of rechtstreeks met de manager te vergaderen.
vat dit proces niet persoonlijk op—als je onderhandelt, moet je bereid zijn om weg te lopen of op sommige punten toe te geven., Ook, voel je niet nerveus over het vragen om dingen, en laat de angst voor wat de persoon gaat denken over u begeleiden het gesprek. Het hotel gaat altijd eerst bieden wat in hun belang is, maar je moet pleiten voor wat in het beste belang van uw gasten is. Dat gezegd hebbende, wil je duidelijk geen pestkop of onbeleefd zijn. Met behulp van zinnen als, ” Is er een meer budget-vriendelijke optie?”en,” Oh, dat is niet wat ik verwachtte,” zijn eenvoudige manieren om te vragen om lagere prijzen en om uw ongenoegen met een optie uit te drukken.,
andere tips en trucs
beantwoord de budgetvraag niet vooraf, want als u een nummer opgeeft, zal het hotel daar beginnen. Laat ze weten dat je niet zeker bent, en dat je van plan bent om met een paar hotels te praten om de beste optie(s) te bepalen. Gebruik de aanbiedingen die u ontvangt als incentive-wees niet verlegen om elk hotel te laten weten wat je wilt over het aanbod van hun concurrent en geef ze de mogelijkheid om te concurreren voor uw bedrijf.
zodra u een deal hebt gesloten waar zowel u als het hotel tevreden mee zijn, wilt u alles op papier krijgen., Zorg ervoor dat u het contract leest en let op zinnen als deze:
- Uitputtingsclausule: Dit is geen probleem met een hoffelijkheidsblok—maar als u een gegarandeerd blok boekt, zorg er dan voor dat het percentage comfortabel is.annuleringsvoorwaarden
- : zorg ervoor dat u weet wat er gebeurt als u het blok om welke reden dan ook moet annuleren. In een ideale wereld zou je de mogelijkheid willen behouden om op elk moment te annuleren zonder boetes., Zorg er ook voor dat er een overmacht clausule in de overeenkomst is, zodat u niet aansprakelijk wordt gesteld in geval van een noodsituatie die niet onder uw controle is.
- CutOff Date: zorg ervoor dat je in orde bent met de timing. Houd er rekening mee dat uitnodigingen meestal gaan ongeveer zes tot acht weken voorafgaand aan de bruiloft, dus je kan nodig zijn om aan te passen als uw hotel een cutoff van meer dan vier weken vereist.
- stortingsbedrag: dit moet nul zijn voor een hoffelijkheidsblok., Als u een gesloten/gegarandeerde blok, zorg ervoor dat het bedrag is wat u besproken, en zorg ervoor dat u comfortabel met zowel de betaling schema en het Restitutiebeleid bent.
Controleer of mondelinge afspraken die tijdens de onderhandelingen zijn gemaakt, in de definitieve overeenkomst zijn opgenomen (inclusief comp-ratio ‘ s en vroege check-in). Teken niets totdat je alles hebt gelezen en je er goed bij voelt. Als u vraagt om wijzigingen aan te brengen (binnen redelijkheid) en het hotel is niet coöperatief, wilt u misschien op zoek naar een andere optie., Ik heb ontdekt dat wanneer een hotel niet bereid is om flexibel te zijn op dit punt in het proces, het vaak kan leiden tot een nog slechtere ervaring op de weg.
het woord eruit halen
nu moet je je gasten laten weten waar ze korting op kamers kunnen krijgen. De makkelijkste manier om dit te doen is om een accommodatie pagina op uw bruiloft website. Zorg ervoor dat u speciale codes of links toevoegt die u tijdens het reserveren moet gebruiken. U kunt ook de accommodatie informatie op uw opslaan van de data of als een insert bij uw uitnodigingen.,
sample Wording
Sample 1
We hebben een blok kamers gereserveerd in Notell Motel tegen een tarief van $XXX per nacht. U kunt een van deze kamers reserveren door te bellen naar 212-555-1234 of te bezoeken www.hotelsite.com. gelieve te verwijzen of voer de code 414Wed bij het boeken. Om het gereduceerde tarief te garanderen, kunt u reserveren voor 1 maart 2020.
Monster 2
een blok kamers is ingericht in XYZ Hotel.kamers kunnen worden gereserveerd door te bellen naar 718-555-1234 voor 1 juni en verwijzen naar de Lee / Andrews bruiloft. Aanvullende informatie is beschikbaar op onze bruiloft website, www.kickasswedding.,com.
monster 3
Brooklyn is vol met geweldige plekken om te verblijven, maar voor uw gemak, blokken kamers zijn gereserveerd op:
XYZ Hotel
123 First Street, Brooklyn, NY 11201
referentie Reyes / Jones Wedding
groepstarief beschikbaar tot 1 September 2019
800-867-5309 / www.xyzhotel.com/brooklyn
voor meer informatie, bezoek onze trouwwebsite www.kickasswedding.com.
afwerking
noteer op uw agenda de afsluitdatum voor uw roomblok. Neem één tot twee weken van tevoren contact op met het hotel en vraag om een kopie van uw kamerlijst., Als je de tijd en energie hebt, kun je een e-mail herinnering sturen naar alle gasten die nog niet geboekt hebben.
ongeveer twee of drie weken voor de bruiloft, zorg ervoor dat alle items die u onderhandeld (dat wil zeggen, comps en upgrades) worden verzorgd. Als je een shuttle hebt gereserveerd, is het nu tijd om de timing en details af te ronden. Als u een pre – of post-bruiloft evenement organiseert, bevestig dan alle details en hoofdtellingen op dit moment.
Als u welkomstzakken uitdeelt, breng ze dan één of twee dagen voor het inchecken af., Vergeet niet, welkomstpakketten (als u besluit om ze te doen) kunnen zo eenvoudig zijn als een welkomstbrief, een kaart en een attractiegids (die vaak gratis zijn bij toeristische centra). Sommige van mijn favoriete items op te nemen in welkomstzakken zijn een lokale traktatie (in NYC, denk bagel of een zwart-wit koekje), wat aspirine of Alka-Seltzer voor post-bruiloft katers, en ansichtkaarten.
Ik stel voor (voor praktische doeleinden)uw gasten te voorzien van een welkomstbrief bij het inchecken (veel hotels zullen deze gratis afdrukken-gewoon vragen!)., Denk aan dit als alle dingen die je hoopte dat ze aandacht besteed aan op uw uitnodiging en bruiloft website, herhaald. In de welkomstbrief, voeg een tijdlijn van gebeurtenissen samen met duidelijke aanwijzingen of shuttle info voor elk evenement. Ik stel ook voor het opnemen van een lijst van lokale activiteiten en restaurants die u aanbeveelt. Probeer dingen te suggereren die zowel uniek zijn voor uw locatie en gemakkelijk te bereiken zijn.
zorg er ten slotte voor dat het hotelpersoneel net zo geïnformeerd is als uw gasten. Geef de receptie een aantal kopieën van uw schema en eventuele transportinformatie, voor het geval dat!,
Dit bericht werd eerder gepubliceerd in april 2015.
Geef een reactie