kleine bedrijven moeten op tijd worden betaald om de cashflow te behouden. Het is belangrijk om manieren te vinden om sneller betaald te worden. Ondernemer raadt aan om vanaf het begin duidelijk te zijn over betalingsschema ‘ s en kosten. Goede communicatie stelt de verwachtingen van de klant en helpt u sneller betalingen te ontvangen.
een manier om dit te doen is door een winnende factuurbrief bij uw factuur te voegen. Een goede factuur brief zet een professionele maar vriendelijke toon die bepaalt wanneer de betaling is verschuldigd en wie te beantwoorden met eventuele vragen.,
het formaat van een factuurbrief moet dat van een standaard zakelijke brief zijn. In dit artikel, we zullen u door de stappen om een te schrijven.
een factuursjabloon nodig? FreshBooks heeft gratis downloadbare factuur sjablonen voor kleine bedrijven om facturering nog gemakkelijker te maken.,
in dit artikel behandelen we:
- haal een sjabloon
- Voer uw adres in
- voeg de datum
- voeg het adres van de ontvanger toe
- voeg een aanhef toe
- schrijf de inhoud van de Letter
- schrijf de afsluitende
- vermeld bijlagen
haal een sjabloon
om een factuurbrief voor betaling te schrijven, kunt u een leeg document gebruiken. Of u kunt een zakelijke brief sjabloon downloaden. MS Office heeft een eenvoudige gratis sjabloon die u kunt downloaden voor Word.,
Open de gewenste tekstverwerkingssoftware en open uw sjabloon of maak een nieuw leeg document aan.
Voer uw adres in
sla deze stap over door uw factuur af te drukken op het briefhoofd van het bedrijf.
Als u geen briefhoofd hebt, schrijf dan uw naam of bedrijfsnaam en uw volledige adres (Adres, Plaats, staat en Postcode) bovenaan de brief. De tekst naar links uitlijnen.,
standaard adresformaat:
naam
bedrijf
straatadres
postcode van de stad
bijvoorbeeld:
Jenna Michaels
Hollywood Groomers
64 Sunnyside Road Ste 400
Beverly Hills CA 90201
Dit verdrag volgt de richtlijnen van de U. S. Postal Service. Let op: er zijn geen interpunctie en één spatie tussen elk woord of nummer, behalve wanneer er twee spaties zijn tussen de status en Postcode.
voeg de datum
toe Voeg de datum toe waarop de factuur werd geschreven of ingevuld als u de brief over een aantal dagen schreef.,
Gebruik Amerikaanse datumnotatie: Maand, Dag, jaar.
- bijvoorbeeld: 1 januari 2020.
schrijf de datum één regel onder uw adres. Als uw adres is links verantwoord, de datum moet ook aan de linkerkant. Als je briefhoofd gebruikt, centreer de datum, zegt het Purdue University Online Writing Lab.
geef het adres van de ontvanger op
voeg het adres van de ontvanger onder de datum toe. Vermeld de naam, titel, bedrijf en adres van de ontvanger. Zorg ervoor dat u het adres, stad, staat en Postcode. Het moet worden gerechtvaardigd en een regel onder de datum.,
Het is het beste om hier een specifieke naam op te nemen. Ondernemer raadt u aan om dubbel te controleren aan wie u uw factuur moet sturen. Dit is vooral van cruciaal belang bij grotere bedrijven waar u uw factuur mogelijk rechtstreeks naar de financiële afdeling of een derde partij moet sturen die is ingehuurd om betalingen af te handelen.
neem Contact op met uw klant om te bespreken wie de betaling zal doen, aan wie uw factuur moet worden geadresseerd en aan wie, indien iemand, u de factuur moet kopiëren. Richt de factuurbrief aan de primaire persoon die de betaling doet.,
persoonlijke titels
wanneer u een contactnaam toevoegt, vraagt u zich misschien af welke titel u wilt gebruiken. Standaard persoonlijke titels zijn Mr., Ms., Mrs. en Dr.
vrouwen kunnen worden aangesproken als Miss, Mrs. of MS. bij twijfel gebruik je MS.
voeg een aanhef toe
nu is het tijd om de brief te openen. Gebruik dezelfde naam en persoonlijke titel als in het adres van de ontvanger. Voeg een begroeting toe onder het adres van de ontvanger.
als u de ontvanger goed kent, kunt u alleen hun voornaam gebruiken. Zo niet, gebruik dan hun persoonlijke titel en achternaam. Voeg aan het einde een dubbele punt toe.,
bijvoorbeeld:
- Dear Anne:
- Dear ms. Smith:
niet zeker van het geslacht van de ontvanger? Het is goed om in plaats daarvan hun volledige naam op te nemen, zoals:
- Dear Anne Smith:
schrijf de inhoud van de Letter
enkele spatie uw letter en links uw alinea ‘ s uit te voeren. U hoeft geen eerste streepje te gebruiken. Voeg een lege regel tussen elke alinea toe.
qua inhoud moet het schrijven zo duidelijk en beknopt mogelijk zijn.
voeg eerst een vriendelijke opening toe. Hier is een voorbeeld:
- ik hoop dat het goed met je gaat.,
dan, ga direct naar het punt:
- vind bijgevoegde factuur voor .
- uw bestelling is verzonden. Bijgaand een factuur voor deze artikelen.
- bijgaand een factuur voor .
Voeg nu enkele betalingsgegevens toe, zoals:
- een herinnering aan mijn betalingsvoorwaarden: betaling is verschuldigd op 20 januari 2020. Je krijgt 5 procent korting als je binnen 15 dagen betaalt.
- stuur de betaling via cheque of directe storting.
- houd er rekening mee dat we een late vergoeding van 5 procent per week in rekening brengen.,
Het is het beste om een lijst van de juiste contactpersoon in het geval ze vragen hebben:
- Als u vragen over uw factuur, neem dan contact op op .
- ik kom volgende week terug op kantoor als u vragen of opmerkingen heeft.
- voor projectaangelegenheden kunt u contact opnemen met : Voor factureringskwesties kunt u contact opnemen met .
Voeg nu een vriendelijke regel toe:
- Dank u voor uw bedrijf.
- het was een genoegen om met u samen te werken.
- ik kijk ernaar uit om in de toekomst met u te blijven samenwerken.,
- laat het me weten als we u weer kunnen helpen.
- wij waarderen de mogelijkheid om zaken met u te doen.
en tot slot:
- bevestig dat deze factuur is ontvangen.
schrijf de Closing
De closing is één regel na de laatste regel van de body. Alleen het eerste woord moet met een hoofdletter worden geschreven en aan het einde moet een komma worden toegevoegd. Als er een handtekening wordt toegevoegd, voeg dan vier lege regels toe tussen de sign off en uw naam.,
bijvoorbeeld:
Dank u,
Jenna Michaels
vermeld bijlagen
bijlagen, in dit geval worden uw factuur ook bijlagen genoemd. Schrijf “Behuizingen” vier regels onder je sluiting. U kunt eenvoudig het aantal bijlagen toevoegen of ze op naam weergeven.
bijvoorbeeld:
- bijlagen: 3
- bijlagen: Factuur 001, voorlopige tekeningen, 3D Model
uw factuurbrief is nu bijna klaar. Voordat u het verzendt, moet u het grondig proeflezen voor fouten in spelling of grammatica.,
mensen vragen ook:
- Hoe schrijf je een sollicitatiebrief voor een factuur
- Hoe schrijf je een Factuurmail
Hoe schrijf je een sollicitatiebrief voor een factuur
een sollicitatiebrief voor een factuur is in wezen een factuurbrief. Volg de bovenstaande stappen om een professionele zakelijke brief te schrijven.
Hier zijn enkele extra tips voor het schrijven van een sollicitatiebrief, volgens de Universiteit van Wisconsin-Madison:
- het zou slechts één pagina moeten zijn
- uw sollicitatiebrief aanpassen aan de klant. Adresseer specifieke projectdetails en tijdlijnen., Vermeld eventuele verdere facturen.
- vermijd jargon. Gebruik de actieve stem en korte zinnen. Wees duidelijk. Breng respect voor de klant en professionaliteit.
- Focus op het doel van uw brief: betaald worden. Vermeld de reden van de factuur en het verschuldigde bedrag in de eerste alinea van de brief. Voeg altijd contactgegevens toe zodat een klant eventuele zorgen over de factuur onmiddellijk kan beantwoorden.
- elke alinea van de body moet worden geconcentreerd rond een enkel punt
- proeflees uw werk. Vraag een vertrouwde collega of vriend om dit te doen.,
Dit artikel bevat tips voor het schrijven van een factuur voor freelance werk of als een klein bedrijf plus voorbeelden van factuurformuleringen.
Hoe schrijf je een factuur e-mail
Hier is hoe schrijf je een e-mail met een factuur bijgevoegd. E-mails zijn vaak veel minder formeel dan zakelijke brieven, maar ze moeten nog steeds professioneel en goed geschreven.
Hier is een voorbeeld:
Hi,
vind bijgaande een factuur voor .
Bedankt voor uw bedrijf. Als u vragen heeft over uw factuur, neem dan contact op via .,
Best,
Dit artikel behandelt precies hoe u een factuur via e-mail verzendt.
Geef een reactie