Inkooporderproces-alles wat u moet weten

In het huidige wereldwijde personeelsbestand kan een traag inkooporderproces uw bedrijf lamleggen. Handmatige inkooporderverwerking en archaïsche systemen belemmeren het inkooporderproces en doen meer kwaad dan goed.

vertrouwen op een handmatig bestelproces met e-mails en spreadsheets is als het gebruik van een bankrekening zonder toegang tot geldautomaten., Als je bedenkt hoe gemakkelijk geldautomaten functioneren in de wereld van het bankwezen, is het moeilijk voor te stellen in de rij staan voor een lange tijd alleen om een teller een fout te maken bij het afhandelen van een eenvoudige transactie.

op dezelfde manier zijn ouderwetse processen niet op hun plaats in de moderne wereld van de technologie. Digitalisering maakt onhandige processen werken als een charme. Het is perfect voor de vervelende en arbeidsintensieve administratieve processen zoals inkooporders, factuurgoedkeuring en meer.,

In het technologische tijdperk is het verstandig om gebruik te maken van een cloudgebaseerde oplossing voor inkooporders. Voordat we dieper ingaan op een inkoopsysteem voor succesvol PO-Beheer, laten we eens een kijkje nemen op de huidige staat van purchase order management, en erachter te komen de belangrijkste gebreken.

Wat is het inkooporderproces?

het inkooporderproces is het traject van een inkooporder (PO) vanaf de creatie tot en met de goedkeuring van de inkooporder, verzending, levering, facturering en sluiting. Het omvat ook budget controles, contractbeheer, kwaliteitscontroles, en meer.,

zodra een inkooporder door de verkoper wordt geaccepteerd, wordt het een juridisch bindend document. Een inkooporder schetst de vereiste items, de overeengekomen prijs, leveringsverwachtingen en betalingsvoorwaarden.

inkooporders bieden concrete instructies voor de leverancier en bieden kopers een solide papieren spoor dat kan worden gebruikt als referentiepunt wanneer duidelijkheid vereist is in uw inkoopproces.

Wat zijn de stappen die betrokken zijn bij een inkooporderproces?,

het inkooporderproces bestaat uit verschillende nalevingscontroles en goedkeurings – /invoertaken om een tijdige PO-verwerking te garanderen. Hier zijn de meest voorkomende stappen in het proces van inkooporders:

1. po creatie
2. Koopordergoedkeuring
3. po verzending
4. bindend Contract
5. goederenlevering
6. Drieweg Matching
7. po sluiting

1. PO creation:

inkooporders worden aangemaakt op basis van goedgekeurde aankoopaanvragen of vanaf nul voorbereid in het geval van piggyback of terugkerende aankopen.,

Stakeholders: inkoopteam en administratief personeel

2. Goedkeuringsstroom:

zodra inkooporders zijn aangemaakt, worden ze verzonden naar de autorisatie voor aftekening om rekening te houden met wijzigingen in de vereisten op het laatste moment.

Stakeholders: eiser, afmeldingsautoriteit, financieel team en aanbestedingsfunctionarissen

3. PO-verzending:

Na goedkeuring worden inkooporders doorgestuurd naar de geselecteerde verkoper, afhankelijk van de wijze van communicatie die de verkoper verkiest.

beschikbare modi: papier, fax, e-mail en cloudopslag

4., Bindende overeenkomst:

een juridisch bindende overeenkomst wordt ingeroepen zodra de verkoper de PO aanvaardt en kan vervolgens worden gebruikt om eventuele juridische geschillen tussen de leverancier en de koper op te lossen.

moet omvatten: Kopergegevens, PO-nummer, leveringsdatum, leveranciersinformatie, prijzen, bestelgegevens, betalingsvoorwaarden en betalingsinformatie

5. Levering van goederen:

de verkoper levert goederen, de koper voert een kwaliteitscontrole uit en informeert de afzender in geval van gebreken.

ontvanger: administratief personeel, magazijnmanager of inkoper

6., Drieweg matching:

het inkoopteam van de koper voert vervolgens Drieweg matching uit (met PO, GRN en factuur).

7. PO closure:

Na Po matching, als er geen discrepanties worden gevonden, wordt de goedgekeurde factuur doorgestuurd naar het financiële team voor de verwerking van de betaling waarna de inkooporders worden gesloten.

Pro TIP: Hoe automatiseer je je inkooporderproces 75% sneller met Kissflow?

Purchase order process flow

De purchase order process flow is de levenscyclus van een inkooporder vanaf het aanmaken tot het afsluiten van een order., Een vooraf gedefinieerde purchase order process flow stelt het inkoopteam in staat om een PO te verwerken zonder enige stappen te missen, en deze eenvoudig op te volgen om vertragingen te voorkomen.,cess flow toont de stappen in het PO verwerking als volgt:

1. het Maken van een inkooporder
2. Sturen van meerdere requests for quotation(RFQ)
3. Analyseert en selecteert de leverancier
4. Onderhandelen over het contract en stuur PO
5. Ontvangen goederen/diensten
6. het Ontvangen en controleren van factuur (3-Way Matching)
7. Machtigen factureren en betalen leverancier
8. administratie
9. bestelling sluiting

De pijn punten van de handleiding bestelling processen

Handmatig inkooporders zijn kostbaar, inefficiënt en tijdrovend in onderhoud., Er zijn te veel documenten nodig om een enkele bestelling te verwerken.

het verkrijgen, opslaan en verzenden via de goedkeuringslus terwijl u ervoor zorgt dat ze onderweg niet verloren gaan of beschadigd raken, is uiterst vervelend.

volgens een recente APQC-studie kan handmatige PO-verwerking organisaties tot $506,52 per bestelling kosten.,

een handmatig inkooporderproces:

• mist zichtbaarheid
• Spikes organisatiekosten
• sleept po-verwerkingscyclus
• hangt af van menselijke interventie
• heeft procesknelpunten en complianceproblemen
• omvat een eindeloze lus van e-mails en mensen
• is omslachtig, onnauwkeurig en foutgevoelig

voordelen van een digitaal PO-systeem

Hier zijn zes redenen waarom elke organisatie een inkoopoplossing met een purchase order management systeem nodig heeft.,geen verloren of vertraagde POs

aanbevolen lezing:

• 5 beste praktijken voor inkooporders elke onderneming moet
• 5 effectieve manieren gebruiken om uw Inkoopordercyclus te versnellen
• 4 dwingende redenen waarom Zelfaankooporders het beste vermeden kunnen worden

samenvatting

zeg vaarwel tegen onleesbaar handschrift, ontbrekende pos en eindeloze uren gegevensinvoer., Een cloud-based inkoopsoftware transformeert bundels papierwerk in gemakkelijk traceerbare digitale formulieren die veilig worden opgeslagen in de cloud.

hoewel het implementeren van een inkoopoplossing bedrieglijk eenvoudig kan klinken als een pleisteroplossing voor al uw po-gerelateerde problemen, is het proces zelf erg ingewikkeld. Daarom is het van cruciaal belang om een aantal purchase order best practices die ervoor zal zorgen dat uw procurement tool is het uitvoeren van de manier waarop het moet hebben.

de juiste Best practice voor inkoop kan uw gebroken PO-proces repareren, de efficiëntie verbeteren en meer ROI leveren., Terwijl de theorie van wat inkooporder is klinkt misschien complex, het nemen van een kijkje op een aantal meest voorkomende best practices kan het duidelijk maken voor eens en voor altijd.