Zakelijke Communicatie –

/nl/business-communicatie/hoe-te-schrijven-een-effectieve-business-e-mail/content/

Hoe schrijf ik een duidelijke zakelijke memo

Wanneer moet u uw collega ‘ s over belangrijke informatie of het maken van een aankondiging op uw werkplek, een zakelijke memo kan een ideale manier om een specifieke doelgroep in een formele context.,

bekijk onderstaande video om te leren hoe u een bedrijfsmemo schrijft.

de basisprincipes van een bedrijfsmemo

hoewel zakelijke memo ‘ s en e-mails in het begin op elkaar lijken, heeft een memo enkele belangrijke verschillen. Memo ‘ s zijn meestal formeler dan e-mails en worden vaak gebruikt wanneer u uw bericht een meer officiële uitstraling moet geven. Ze kunnen ook worden afgedrukt en verspreid waar deze boodschap de meeste impact zou hebben.

memo ‘ s kunnen worden gericht aan een enkele persoon of een groep, dus pas uw bericht aan op de zorgen van uw doelgroep., Zoals met elk zakelijk document, altijd professioneel en beleefd blijven, zelfs als je een negatief onderwerp moet aanpakken. Een officiële memo is geen plaats om iemand op een kritische manier te onderscheiden, dus focus op feiten en constructieve plannen voor de toekomst.

het schrijven van een bedrijfsmemo

Bedrijfsmemo ‘ s beginnen meestal met een header sectie die ontvangers en andere details in het volgende formaat bevat:

• naar: Voeg de naam en functie van elke ontvanger toe (bijvoorbeeld Miranda Lawson, Director of Marketing)., Als u zich echter tot een aangewezen groep richt, hoeft u alleen maar de naam van de groep te vermelden (bijvoorbeeld de boekhoudafdeling).
• van: voeg uw naam en titel toe.
• Datum: schrijf de volledige datum op (bijvoorbeeld 30 juni 2017).
• onderwerp: maak het onderwerp kort en beschrijvend.

De meeste zakelijke memo ‘ s slaan de begroeting over (zoals “groeten, mevrouw Lawson”) en gaan onmiddellijk in de tekst. Wanneer u een alinea in een memo start, zet dan altijd het belangrijkste punt van die alinea op de eerste plaats, omdat dit uw schrijven direct en gemakkelijk te volgen maakt.,

in het algemeen bevatten memo ‘ s geen afscheid (zoals “Sincerely, Tonya”), maar het kan passend zijn afhankelijk van uw bericht of de stijl van uw bedrijf. Als je een afscheid neemt, hou het dan kort.

revisie

zoals besproken in de Business Writing Essentials lesson, is Revisie essentieel voor elk kwaliteitsdocument. Lees uw schrijven om onnodig materiaal te snijden, uw belangrijkste punten te verduidelijken, en proeflezen voor grammatica en feitelijke fouten. En voordat u uw memo aan uw publiek, overwegen om feedback te krijgen van een collega om ervoor te zorgen dat uw boodschap is effectief en professioneel.,

voorbeelden van zakelijke memo ‘s

laten we een paar zakelijke memo’ s bekijken om deze les in actie te zien. We beginnen met een voorbeeld van een slecht geschreven memo.

het bovenstaande voorbeeld is niet aanvaardbaar. Het lichaam is onduidelijk en rammelt, er is geen onderwerp, en het belangrijkste punt van elke paragraaf is moeilijk te vinden. De boodschap zelf is ook ongelooflijk onprofessioneel, vooral omdat het roept een enkele persoon op een negatieve manier.

laten we nu eens kijken naar een sterker voorbeeld.

Dit is veel beter!, Het lichaam is beknopt en duidelijk, en het belangrijkste punt is de eerste zin in elke paragraaf. Er is ook een sterke onderwerpregel, en de boodschap blijft professioneel ondanks het delen van negatief nieuws.

of u nu een nieuwe beleidswijziging detailleert of personeel bijwerkt over een nieuwe procedure, zakelijke memo ’s zijn een krachtige manier om informatie onder uw collega’ s te verspreiden. Als je oefent en studeert, worden je memo ‘ s efficiënter en gepolijst.