miałeś kiedyś problem, który nie chciał odejść? Bez względu na to, co zrobiłeś, prędzej czy później wróci, być może w innej formie.
uparte lub nawracające problemy są często objawami głębszych problemów. „Szybkie poprawki” mogą wydawać się wygodne, ale często rozwiązują tylko problemy powierzchniowe i odpady, które w przeciwnym razie mogłyby zostać wykorzystane do rozwiązania prawdziwej przyczyny.
w tym artykule i w poniższym filmie przyjrzymy się technice 5 Whys (czasami znanej jako 5Y)., Jest to proste, ale potężne narzędzie do szybkiego cięcia przez zewnętrzne objawy problemu, aby ujawnić jego przyczyny, dzięki czemu można sobie z nim poradzić raz na zawsze.
Kliknij tutaj, aby zobaczyć transkrypcję tego filmu.
początki techniki 5 Whys
Sakichi Toyoda, Japoński przemysłowiec, wynalazca i założyciel Toyota Industries, opracował technikę 5 Whys w 1930 roku. stała się popularna w 1970 roku, a Toyota nadal używa jej do rozwiązywania problemów dzisiaj.
Toyota ma filozofię „idź i zobacz”., Oznacza to, że jego podejmowanie decyzji opiera się na dogłębnym zrozumieniu tego , co rzeczywiście dzieje się na hali produkcyjnej, a nie na tym, co ktoś w sali konferencyjnej myśli, że może się dziać.
Technika 5 Whys jest zgodna z tą tradycją i jest najbardziej skuteczna, gdy odpowiedzi przychodzą od osób, które mają praktyczne doświadczenie danego procesu lub problemu.
metoda jest niezwykle prosta: gdy pojawia się problem, drąży się do jego przyczyny, pytając „dlaczego?”pięć razy., Następnie, gdy przeciwnik staje się widoczny, wykonujesz go, aby zapobiec ponownemu wystąpieniu problemu.
Uwaga:
5 Whys używa „środków zaradczych”, a nie „rozwiązań.”Środek przeciwny to działanie lub zestaw działań, które mają na celu zapobieżenie ponownemu pojawieniu się problemu, podczas gdy rozwiązanie może po prostu dążyć do radzenia sobie z objawem. W związku z tym środki zaradcze są bardziej solidne i najprawdopodobniej zapobiegną ponownemu wystąpieniu problemu.,
kiedy używać analizy 5 Whys
możesz użyć 5 Whys do rozwiązywania problemów, poprawy jakości i rozwiązywania problemów, ale jest najbardziej skuteczna, gdy jest używana do rozwiązywania prostych lub średnio trudnych problemów.
może nie być odpowiedni, jeśli musisz rozwiązać złożony lub krytyczny problem. To dlatego, że 5 Dlaczego może prowadzić do prowadzenia jednego utworu, lub ograniczonej liczby utworów, dochodzenia, gdy w rzeczywistości może być wiele przyczyn. W przypadkach takich jak te, szersze metody, takie jak analiza przyczyn i skutków lub tryb awarii i analiza skutków mogą być bardziej skuteczne.,
Ta prosta technika może jednak często szybko skierować cię do głównej przyczyny problemu. Tak więc, gdy system lub proces nie działa prawidłowo, spróbuj go przed rozpoczęciem bardziej dogłębnego podejścia – a na pewno przed próbą opracowania rozwiązania.
prostota narzędzia daje mu również dużą elastyczność i 5 Whys dobrze łączy się z innymi metodami i technikami, takimi jak analiza przyczyn źródłowych . Jest to często związane z Lean Manufacturing, gdzie jest używany do identyfikacji i eliminacji marnotrawstwa praktyk., Jest również stosowany w fazie analizy metodologii poprawy jakości Six Sigma.
Jak korzystać z 5 Whys
model przebiega w bardzo prostym siedmioetapowym procesie:
Zbierz zespół
Zbierz ludzi, którzy są zaznajomieni ze specyfiką problemu i z procesem, który próbujesz naprawić. Dołącz kogoś do działania jako facylitator, który może utrzymać zespół koncentruje się na identyfikacji skutecznych środków zaradczych.
Zdefiniuj Problem
Jeśli możesz, obserwuj problem w akcji., Przedyskutuj to ze swoim zespołem i napisz krótkie, jasne oświadczenie o problemie, w którym wszyscy się zgadzacie. Na przykład „zespół A nie spełnia swoich celów w zakresie czasu reakcji” lub ” wydanie oprogramowania B spowodowało zbyt wiele błędów wycofywania.”
następnie napisz swoją wypowiedź na tablicy lub kartce samoprzylepnej, pozostawiając wokół niej wystarczająco dużo miejsca, aby dodać odpowiedzi na powtarzające się pytanie: „dlaczego?”
zapytaj pierwszego „dlaczego?”
zapytaj swój zespół dlaczego problem występuje. (Na przykład: „dlaczego zespół A nie spełnia swoich celów w zakresie czasu reakcji?”)
pytając „dlaczego?”brzmi prosto, ale odpowiedź wymaga poważnego zastanowienia., Szukaj odpowiedzi, które są oparte na faktach: muszą to być relacje z rzeczy, które rzeczywiście się wydarzyły, a nie domysły, co mogło się wydarzyć.
zapobiega to procesowi rozumowania dedukcyjnego, który może generować dużą liczbę możliwych przyczyn, a czasami powodować więcej zamieszania, gdy ścigasz hipotetyczne problemy.
czy ten artykuł jest przydatny?
Możesz nauczyć się kolejnych 45 umiejętności rozwiązywania problemów, takich jak ta, dołączając do Mind Tools Club.
Dołącz do Mind Tools Club Już Dziś!,
Zapisz się do naszego newslettera
otrzymuj nowe umiejętności zawodowe co tydzień, a także Otrzymuj nasze najnowsze oferty i bezpłatny skoroszyt planu rozwoju osobistego do pobrania.
przeczytaj naszą Politykę prywatności
członkowie Twojego zespołu mogą wymyślić jeden oczywisty powód, lub kilka prawdopodobnych., Zapisz ich odpowiedzi jako zwięzłe Zwroty, a nie jako pojedyncze słowa lub długie wypowiedzi i napisz je poniżej (lub obok) swojego oświadczenia o problemie. Na przykład powiedzenie „głośność połączeń jest zbyt wysoka” jest lepsze niż niejasne „przeciążone.”
zapytaj ” dlaczego?”Jeszcze cztery razy
dla każdej z odpowiedzi, które wygenerowałeś w Kroku 3, zadaj kolejne cztery „dlaczego”. Za każdym razem kadruj pytanie w odpowiedzi na odpowiedź, którą właśnie nagrałeś.
Wskazówka:
Postaraj się szybko przejść od jednego pytania do następnego, aby mieć pełny obraz, zanim przejdziesz do jakichkolwiek wniosków.,
poniższy diagram pokazuje przykład 5 why w akcji, po jednym torze zapytania.
Rysunek 1: Przykład 5 Whys (Single Lane)
metoda 5 Whys pozwala również śledzić wiele ścieżek zapytania. Przykładem tego jest rysunek 2, poniżej.
w naszym przykładzie pytanie „dlaczego dostawa była opóźniona?”daje drugą odpowiedź (powód 2). Pytanie ” Dlaczego?”odpowiedź ta ujawnia jeden powód (powód 1), do którego można się odnieść za pomocą kontrśrodka.
podobnie, pytając „dlaczego praca trwała dłużej niż oczekiwano?,”ma drugą odpowiedź (powód 2) i pyta” dlaczego?”w tym momencie ujawnia jeden powód (powód 1). Kolejny „Dlaczego?”tutaj wskazuje dwie możliwości (powody 1 i 2), zanim możliwy środek zaradczy stanie się oczywisty.
jest też drugi powód „dlaczego zabrakło atramentu do drukarki” (powód 2) i jedna odpowiedź na następny „dlaczego?”(Powód 1), które następnie można rozwiązać za pomocą kontrśrodka.
Rysunek 2: 5 Dlaczego przykład (wiele pasów ruchu)
Krok 5., Wiesz, kiedy przestać
dowiesz się, że ujawniłeś główną przyczynę problemu, pytając „dlaczego”, nie otrzymujesz więcej użytecznych odpowiedzi i nie możesz iść dalej. Należy wówczas wyraźnie określić odpowiedni środek zaradczy lub zmianę procesu. (Jak powiedzieliśmy wcześniej, jeśli nie jesteś pewien, że odkryłeś prawdziwą przyczynę, rozważ użycie bardziej dogłębnej techniki rozwiązywania problemów, takiej jak analiza przyczyn i skutków, analiza przyczyn lub FMEA .,)
Jeśli zidentyfikowałeś więcej niż jeden powód w Kroku 3, Powtórz ten proces dla każdej z różnych gałęzi analizy, aż osiągniesz przyczynę dla każdej z nich.
Wskazówka 1:
„5” W 5 Whys jest naprawdę tylko „zasadą kciuka .”W niektórych przypadkach, może trzeba zapytać” dlaczego?”jeszcze kilka razy, zanim dojdziesz do źródła problemu.
w innych przypadkach możesz dojść do tego punktu, zanim zapytasz piątego „dlaczego?”Jeśli to zrobisz, upewnij się, że nie zatrzymałeś się zbyt szybko i że nie akceptujesz po prostu „kolanowych” odpowiedzi.,
ważne jest, aby przestać pytać „Dlaczego?”kiedy przestaniesz produkować przydatne odpowiedzi.
Wskazówka 2:
podczas pracy nad łańcuchem pytań możesz zauważyć, że ktoś nie podjął niezbędnych działań. Wspaniałą rzeczą w 5 Whys jest to, że skłania cię do pójścia dalej niż tylko przypisywanie winy i zapytać, dlaczego tak się stało. Często wskazuje to na kwestie organizacyjne lub obszary, w których procesy wymagają poprawy.,
adres głównej przyczyny
teraz, gdy zidentyfikowałeś przynajmniej jedną główną przyczynę, musisz omówić i uzgodnić środki zaradcze, które zapobiegną ponownemu wystąpieniu problemu.
monitoruj swoje środki
uważnie obserwuj, jak skutecznie Twoje środki zapobiegawcze eliminują lub minimalizują początkowy problem. Być może trzeba je zmienić lub całkowicie zastąpić. Jeśli tak się stanie, warto powtórzyć proces 5 Whys, aby upewnić się, że zidentyfikowałeś prawidłową przyczynę.,
kluczowe punkty
strategia 5 Whys jest prostym, skutecznym narzędziem do odkrywania źródła problemu. Można go używać w rozwiązywaniu problemów, rozwiązywaniu problemów i inicjatywach poprawy jakości.
zacznij od problemu i zapytaj, dlaczego występuje. Upewnij się, że Twoja odpowiedź jest uzasadniona, a następnie zadaj pytanie ponownie. Kontynuuj proces, dopóki nie dotrzesz do głównej przyczyny problemu, i możesz zidentyfikować środek zaradczy, który zapobiegnie powtarzaniu się problemu.
należy pamiętać, że ten proces zadawania pytań najlepiej nadaje się do prostych lub średnio trudnych problemów., Złożone problemy mogą skorzystać z bardziej szczegółowego podejścia, chociaż korzystanie z 5 Whys nadal daje przydatne spostrzeżenia.
Dodaj komentarz