przed spotkaniem:
Krok 1 : wyjaśnij cel spotkania. Zidentyfikuj właściwe osoby, które naprawdę muszą wziąć udział w tym spotkaniu. Skuteczne spotkanie nie wymaga zbyt wielu ludzi.
Krok 2: musisz przygotować różne tematy do omówienia podczas spotkania, ile czasu poświęcisz na każdy temat i jaki jest cel każdego punktu., Zwróć uwagę na to, co o nich wiesz, aby zaoszczędzić czas i móc skupić się na ważnych tematach podczas spotkania.
Krok 3: udostępnij go wszystkim uczestnikom przed spotkaniem. Również komunikować się, czego oczekujesz od uczestników, aby wiedzieli, co przygotować.
mając jasno określony program, każdy zna cele i cele. Twój program pomoże Ci również pozostać na dobrej drodze i trzymać się wyznaczonego czasu spotkania.,
podczas spotkania:
rozpocznij Spotkanie
Po pierwsze, zawsze Startuj na czas : szanuje tych, którzy pojawiają się na czas i przypomina późnym przybyszom, że harmonogram jest poważny. Nie zapomnij powitać uczestników i podziękować im za poświęcony czas.
zacznij od przeglądu programu: jest to dobry sposób, aby dać uczestnikom szansę zrozumienia wszystkich wstępnie zdefiniowanych tematów, ich celu i pożądanych rezultatów.
Sprecyzuj pożądany rodzaj uczestnictwa i interakcji.
Przypisz odbiorcę notatek, jeśli to nie ty.,
prowadzenie spotkania
skuteczne Protokoły spotkań są ogromnym czynnikiem przyczyniającym się do udanych spotkań. Ale muszą być napisane odpowiednio i rozpowszechniane na czas. Głównym problemem z notatkami jest to, że ich prawidłowe zapisanie zajmuje dużo czasu i że muszą być wysyłane szybko po spotkaniach, aby wszyscy wiedzieli o swoich kolejnych działaniach.
musisz tworzyć notatki w miarę postępu spotkania: dobrym sposobem na zorganizowanie robienia notatek jest odróżnienie działań od uwag, a także zanotowanie różnych działań na osobę z terminem., Okresowo podsumuj kluczowe punkty i poproś o zgodę, aby upewnić się, że plan działania jest zrozumiały dla wszystkich uczestników. W przeciwnym razie możesz znaleźć się na uboczu spotkania zbyt zajęty robieniem notatek.
zarządzaj czasem spotkania : największą trudnością w spotkaniu jest utrzymywanie czasu przeznaczonego na spotkanie. Poświęć trochę czasu na opowiedzenie i wysłuchanie historii i poproś o różne punkty widzenia, ale skup się na pomysłach i celach, aby pozostać na czas. Śledź swój program, nie tracąc celu wyznaczonego dla każdego tematu.,
Zamknij Spotkanie
Zakończ podsumowaniem dokonań grupy, punktów akcji i decyzji oraz zaplanuj kolejny krok.
serdecznie dziękujemy członkom grupy za udział i wkład. Możesz również poprosić o opinię.
po spotkaniu: protokół ze spotkania
wpisz notatkę w sposób logiczny, a nie chronologiczny : akcje, decyzje, punkty sieciowe i dokumentacja według tematu., Ponadto dodanie krótkiego podsumowania zorganizowanego na osobę i na projekt na początku protokołu pomaga współpracownikom zidentyfikować na pierwszy rzut oka działania, które muszą zrealizować na następne spotkanie.
Udostępnij wszystkim uczestnikom protokół spotkania w celu podsumowania decyzji i planu działania.
Dodaj komentarz