Corporate finance liderzy i dyrektorzy finansowi, szczególnie w rozwijających się firmach, mają trudne zadanie ustalenia pierwszej korporacyjnej polityki kart kredytowych w swojej firmie. Często zdarza się, że każdy ma firmowe karty pracownika — lub nikt nie ma.
ale gdzie powinna być rysowana linia dla kogo powinny a nie powinny mieć wizytówki pracowników? W jaki sposób zespoły finansowe mogą jednocześnie rozwiązywać problemy związane z ryzykiem i wzrostem?,
zasady dotyczące kart kredytowych dla firm najlepsze praktyki
zanim wydasz firmowe karty pracownikom lub zabierzesz je wszystkie, poświęć czas na zdefiniowanie podejścia firmy do zarządzania ryzykiem finansowym. Musisz wziąć pod uwagę tolerancję firmy na ryzyko, a nie potrzebę zapewnienia pracownikom elastyczności i zmniejszenia tarcia. Ostatecznie zalecamy korzystanie z oprogramowania do zarządzania wydatkami, takiego jak Lola.com aby pomóc zrównoważyć kontrolę z zwinnością.
tworząc polisę, zastanów się nad czterema kluczowymi pytaniami:
- kto ma dostęp do biznesowych kart kredytowych?,
- jakie są limity wydatków lub kredytów?
- Jak wygląda proces raportowania wydatków?
- W Jaki Sposób można ograniczyć zakupy poza polisą?
zanim wydasz pracownikom karty firmowe lub zabierzesz je wszystkie w nowej roli finansowej, poświęć czas na zdefiniowanie najlepszych praktyk zarządzania ryzykiem finansowym w Twojej firmie. Dostarczamy Ci pytania i przykłady polityk kart firmowych, aby stworzyć taką, która będzie działać dla Twojej firmy.,
tworząc polisę, zastanów się nad czterema kluczowymi pytaniami:
- kto ma dostęp do wizytówek pracowników?
- jakie są limity wydatków lub kredytów?
- Jak wygląda proces raportowania wydatków?
- W Jaki Sposób można ograniczyć zakupy poza polisą?
zdecyduj, kto otrzyma karty firmowe
najpierw musisz zastanowić się, kto w Twojej firmie może mieć dostęp do karty firmowej. Oto kilka przykładowych opcji polityki:
- wszyscy pracownicy otrzymują kartę firmową. Ta polityka zmniejsza tarcie, ale zwiększa ryzyko nieautoryzowanego użycia., Uniwersalne podejście może nie pasować do Twojej firmy.
- tylko pracownicy z określonym stażem pracy otrzymują kartę firmową. Na przykład, można dać wszystkim dyrektorom wykonawczym i personelowi administracyjnemu kartę firmową. Ryzyko jest niskie w tym przypadku, ponieważ korzystanie z karty jest ograniczone, ale tarcie jest wysokie, jeśli członkowie zespołu bez dostępu do karty muszą dokonać zakupu i muszą przejść przez współpracownika, który ma taką kartę. Jednak za pomocą oprogramowania do zarządzania wydatkami pracownicy mogą zażądać jednorazowych wirtualnych kart do tych zakupów.,
- wszyscy pracownicy mają dostęp do karty firmowej, ale tylko do określonych czynności lub celów biznesowych. Możesz wydawać karty pracownicze w razie potrzeby. Ta polityka może działać, jeśli członek personelu, który zwykle nie musi dokonywać zakupów w imieniu firmy, wybiera się w podróż służbową lub kupuje materiały na spotkanie. Dzięki kompleksowemu oprogramowaniu do zarządzania wydatkami możesz wydać pracownikom wirtualną kartę jednorazowego użytku, aby mogli dokonywać zakupów tylko wtedy, gdy tego potrzebują. Zmniejsza to ryzyko i tarcie, ponieważ pracownicy mogą uzyskać dostęp do wirtualnej karty firmowej z urządzenia mobilnego.,
Zarządzaj wydatkami biznesowymi, ustawiając ograniczenia
następnie musisz zdecydować, na co Ci w programie karty mogą wydawać pieniądze i ile mogą wydać.
rozważmy dopuszczalne zakupy
do czego pracownicy mogą wykorzystać karty firmowe? Oto pomysły na dopuszczalne zakupy kart firmowych, które należy uwzględnić w Polityce posiadacza karty:
- oprogramowanie
- Reklama (materiały promocyjne, cyfrowe miejsca reklamowe itp.)
- artykuły biurowe
- posiłki i rozrywka
- transport lokalny (np., Gaz, aby dostać się na lokalne spotkanie z klientem)
- wydatki związane z podróżą (pokoje hotelowe, przelot, wynajem samochodów itp.)
w zależności od działalności, w tym pewne ograniczenia w polisie mogą również mieć sens. Jeśli definicja firmy wydatków osobistych a wydatków biznesowych jest niewyraźna, warto rozważyć. Wiele polityk nakreśliło ograniczenia przed zaliczkami gotówkowymi, chociaż dla niektórych może to wydawać się oczywistą granicą.,
należy pamiętać, że oprogramowanie do zarządzania wydatkami pozwala ograniczyć zakupy według określonych typów handlowców i działów, tak aby tylko zespół marketingowy mógł dokonywać zakupów związanych np. z reklamą.
upewnij się, że Twoja polisa nie pomija zarządzania wydatkami. Wydatki końcowe składają się z drobnych wydatków, które zazwyczaj nie są zarządzane, ponieważ mogą nie należeć do określonej kategorii wydatków. Te pozornie niewielkie wydatki mogą sumować się do 20% całkowitych wydatków. Bez kontroli wydatków zakupy końcowe mogą odciążyć budżet.,
ustalanie limitów wydatków
ile mogą wydać posiadacze kart firmowych? Ponownie, możesz oprzeć ten dzienny lub miesięczny limit off t & e polisy. Być może pracownicy mogą wydać do 50 dolarów dziennie na posiłki w podróży i 300 dolarów na hotele.
Alternatywnie możesz mieć wielopoziomowe limity wydatków lub wyjątki w oparciu o staż pracy. Być może mógłbyś pozwolić swojemu C-Suite wydać więcej niż 300 dolarów na pokój hotelowy, podczas gdy wszyscy inni mogą wydać do tej kwoty.,
Czy wiesz, że najlepsze karty firmowe mogą pomóc w egzekwowaniu limitów kart (i podwójnych jako wizytówki nagród)? Zajmiemy się tym później.
Zdefiniuj proces zatwierdzania
czy chcesz wymagać wstępnych zatwierdzeń dla zakupów dokonywanych za pośrednictwem kont wizytówek pracowników?
masz tu kilka opcji. Jeśli zakup mieści się w granicach określonych przez Twoją politykę t&E, możesz nie wymagać zatwierdzenia.,
możesz wymagać zatwierdzenia wyjątków od tej zasady, na przykład jeśli ceny pokoi hotelowych są wyższe niż Zasady t&e pozwalają, ponieważ podróż jest zarezerwowana w ostatniej chwili.
ogólnie aprobaty obniżają ryzyko, ale znacznie spowalniają zakupy — często niepotrzebnie, ponieważ wiele T&e zakupy można cofnąć (np. loty, które można anulować w ciągu 24 godzin). Chcemy, aby nasz proces zarządzania wydatkami pozwalał nam być zwinnym, a nie boleśnie powolnym.,
Utwórz proces raportowania wydatków i zwrotu kosztów
twoja polityka kart firmowych musi zawierać instrukcje, jak złożyć raport wydatków. Proces ten będzie się różnić w zależności od tego, czy bierzesz podejście do zarządzania wydatkami lub podejście do zarządzania wydatkami biznesowymi.
Jeśli korzystasz z systemu zarządzania wydatkami, pracownicy z dostępem do kart firmowych będą musieli zbierać paragony za zakupy, a dział księgowości będzie musiał uzgadniać transakcje kartą kredytową i wyciągi z karty kredytowej.,
dzięki kompleksowemu oprogramowaniu do zarządzania wydatkami wydatkowanie jest zautomatyzowane za pomocą cyfrowych paragonów i aplikacji. Zespół ds. zobowiązań otrzymuje wgląd w wydatki w czasie rzeczywistym.
Zapobiegaj zakupom poza polisą dzięki kompleksowemu zarządzaniu wydatkami
zakupy poza polisą są nieuniknione. Najczęściej transakcje te zdarzają się przypadkowo lub dlatego, że pracownik jest zdezorientowany co do korporacyjnej polityki kart kredytowych. Postępowanie dyscyplinarne, nawet w przypadku recydywistów, rzadko jest konieczne., Tworząc politykę kart firmowych, zastanów się nad sposobami ograniczenia zakupów poza polityką.
oprogramowanie do zarządzania wydatkami biznesowymi, w połączeniu z najlepszymi kartami firmowymi, może pomóc w zapobieganiu zakupom poza zasadami, działając jako usługa kontroli wydatków. Oprogramowanie do zarządzania wydatkami może pomóc w egzekwowaniu ograniczeń wydatków. Na przykład zakupy, które nie są objęte polityką, zostaną zablokowane.
Jeśli okaże się, że pracownicy konsekwentnie próbują dokonywać zakupów poza polisą, zapytaj ich, w jaki sposób możesz ułatwić zrozumienie polityki i współpracować z nimi w celu jej ulepszenia.,
przykładowa polityka kart firmowych
oto szablon polityki kart firmowych, który polecamy dla zwinnych, rozwijających się firm:
* wszyscy pracownicy mają dostęp do karty firmowej, ale wielu tylko dla określonych działań. Pracownicy, którzy często dokonują zakupów w imieniu firmy, otrzymają fizyczne karty firmowe. Ci, którzy od czasu do czasu dokonują zakupów w imieniu firmy, otrzymają dostęp do jednorazowych kart wirtualnych w razie potrzeby.,
Poniżej znajdziesz listę dopuszczalnych kategorii wydatków, zatwierdzonych sprzedawców, działów, które mogą dokonywać zakupów u tych sprzedawców, oraz limitów wydatków.
|
Kategoria wydatków |
sprzedawcy |
autoryzowane działy |
limity wydatków (zakupy powyżej limitów wymagają zatwierdzenia) |
|
oprogramowanie |
Lola.com, Divvy, HubSpot itp.,ation |
sprzedaż, C-Suite, Admin |
stawki GSA na dietę |
|
transport lokalny |
MBTA, Sunoco, Uber, Lyft |
Sprzedaż, Marketing, C-Suite |
|
|
podróże |
Marriott, American Airlines, Enterprise |
Sprzedaż, Marketing, c-suite |
teraz masz odpowiednie nastawienie do tworzenia polityki karty firmowej, która obniża ryzyko, tarcie i utrzyma twoją firmę w dobrej kondycji finansowej., Korzystając z oprogramowania do zarządzania wydatkami do tworzenia i wykonywania tej zasady, uzyskasz kontrolę i widoczność bez poświęcania elastyczności.
Lola.com to wiodące rozwiązanie do zarządzania wydatkami, które pozwala eliminować raporty wydatków, wyświetlać wszystkie wydatki w czasie rzeczywistym i kontrolować swoje budżety.
Dodaj komentarz