czym jest Redlining dokumentów i umów?

utrata formatowania: akceptacja zmian może spowodować utratę wielu rodzajów formatowania i może wymagać znacznego wysiłku, aby je naprawić. Zmiana numeracji dokumentu po zaakceptowaniu zmian ścieżek może być dość trudnym zadaniem. Wiele razy konwersja z Worda na inne systemy łamie wszelkie specjalne formatowanie (Przypisy, specjalne schematy numeracji itp.)
tylko na pulpicie: Redline nie zawsze pojawia się na wszystkich urządzeniach., W rezultacie musisz poczekać, aż znajdziesz się przed komputerem, aby zobaczyć dokumenty i śledzić zmiany.

Click here to read Six Complications of Redlining Contracts in Word

Five Best Practices for Document Redlining

1. Build a Dialog with Your Counter-Party

   W przypadku redliningu dokumentów transakcyjnych (Czytaj propozycje, kontrakty i umowy), ważne jest, aby spróbować zbudować dialog z kontrahentem na wczesnym etapie procesu., Spróbuj zrozumieć ludzki element procesu negocjacji dokumentu i określić, z jakim typem osobowości masz do czynienia.

2. Poznaj swój główny cel

   musisz zrozumieć, że w końcu twoim zadaniem i odpowiedzialnością jest upewnienie się, że nie podpisujesz (lub nie podpisujesz swoich menedżerów) w przerywanej linii, chyba że jesteś całkowicie pewien, że dokument zawiera dokładnie język, który zamierzałeś podpisać. Cele biznesowe rzadko są przedstawiane w czerni i bieli i często trzeba będzie zrównoważyć zarządzanie ryzykiem z prędkością transakcji., To prowadzi nas do następnej najlepszej praktyki.

3. Ustaw swoje priorytety poprawnie

   najczęściej okazuje się, że następująca kolejność priorytetów będzie ci służyć najlepiej:

• Zgodność najpierw: użyj zestawu procesów i narzędzi, które pomogą Ci upewnić się, że dokumenty spełniają kryteria zgodności. Zautomatyzowane śledzenie Klauzul i odstępstw od norm jest koniecznością.
• zaufanie: musisz mieć pewność co do pełnej widoczności i identyczności wszystkich zmian wprowadzonych do dokumentu. Nie powinno być żadnych niewyjaśnionych różnic.,
• uprzejmość: bądź uprzejmy dla swojego kontrahenta, oferując mu możliwość wyświetlania redlined copy, clean copy i editable copy, aby nie musiał powtarzać żmudnego procesu redlinowania i porównywania dokumentów.

unikaj Redlining nad e-maile i załączniki wymiany

nic nie krzyczy błąd jak skrzynka odbiorcza pełna różnych wersji dokumentów kontraktowych z notatkami w treści wiadomości e-mail. Jest to pewna recepta na ludzki błąd i główny powód, dla którego działy prawne mogą wyglądać jak czarna skrzynka., Pamiętaj, że jest rok 2020 i nadal tkwisz w technikach i metodach redlining z epoki kamienia łupanego. Przejdź do Internetowej Platformy negocjacyjnej i redliningowej.

jeśli musisz używać MS Word i poczty e-mail lub innego oprogramowania, które nie pozwala na automatyczne redliningowanie wielu stron, rozważ użycie następujących najlepszych praktyk:

• Włącz śledzenie zmian, ale edytuj dokument bez wyświetlania znaczników. W ten sposób możesz wychwycić problemy z pisownią lub odstępami i znacznie łatwiej odczytać dokument.,
• Jeśli wysyłasz dokument pocztą e-mail, chcesz upewnić się, że odbiorca nie wyłączy śledzenia zmian.
• upewnij się, że ty lub ktoś z twojego zespołu wyczyścicie metadane dokumentu przed wysłaniem go do kontrahenta.
• nie zapomnij wysłać kontrahentowi zarówno redline, jak i czystej edycji poprawionej wersji dokumentu.

Kliknij tutaj, aby przeczytać 6 wskazówek, jak usprawnić Redlining i negocjacje w umowach

dlaczego DocuCollab jest najlepszym rozwiązaniem do przeglądu dokumentów i Redlining?,

najważniejsze powody, dla których warto rozważyć użycie DocuCollab, najlepszego oprogramowania do zarządzania kontraktami do przeglądania dokumentów i negocjacji

1. Redlining w dowolnym czasie i na dowolnym urządzeniu: DocuCollab posiada pewne funkcje oprogramowania do zarządzania umowami, które umożliwiają Tobie i Twojemu kontrahentowi dostęp do dokumentu i otwieranie go w celu przeglądania i edycji dokumentów z pełną możliwością redliningu. Nie musisz czekać, aż dojdziesz do komputera. Dokumenty można przeglądać i zatwierdzać z dowolnego urządzenia mobilnego.

2., Nie ma potrzeby otwierania trzech okien: innowacyjne podejście DocuCollab eliminuje potrzebę otwierania 3 okien (po 1 dla redlined PDF, clean copy i editable copy).

3. Connected Multiparty Real-Time Redlining: nie ma potrzeby wysyłania dokumentów i oczekiwania na kolejną wersję, która wróci od Twojego kontrahenta. Wszystkie zmiany od stron wewnętrznych lub zewnętrznych mogą być widoczne, gdy tylko zostaną dokonane przez którąkolwiek ze stron.

4. Łatwe przełączanie jednego kliknięcia z trybu „co się stało „do trybu” kto co zrobił”., DocuCollab oferuje możliwość łatwego przełączania z trybu ” kto co zrobił „(w którym każdej edycji recenzenta przypisany jest unikalny kolor) na „co się stało w dokumencie” (gdzie wszystkie wkładki mają przypisany kolor niebieski, a wszystkie usunięcia mają przypisany kolor czerwony).

5. Widok jednym kliknięciem W „Pokaż mi wszystkie zmiany od …”. DocuCollab oferuje bezproblemowy widok śledzenia zmian od poprzednich etapów dokumentu, eliminując w ten sposób potrzebę posiadania wielu czerwonych linii dla przyszłych odniesień.

6. Nie trzeba prosić go, aby zainstalować jakiekolwiek oprogramowanie na komputerze., Wszystko, czego potrzebujesz, to nowoczesna przeglądarka internetowa i masz pełne możliwości redliningu i edycji w dowolnym miejscu i czasie na dowolnym urządzeniu.

7. Otrzymuj Powiadomienia. Bądź powiadamiany, gdy tylko twój kontrahent wprowadzi zmiany w dokumencie i szybciej zakończysz negocjacje.

8. Wsparcie dla edycji Offline i Redlining. DocuCollab, oprogramowanie do automatyzacji umów, pozwala na kontynuowanie edycji i redlining dokumentu nawet w trybie offline.

9. Zintegrowany Czat., Kanał rozmowy wewnątrz dokumentu pozwala omawiać zmiany i rozwiązywać problemy bez konieczności oczekiwania na połączenie telefoniczne. To nie tylko przyspiesza negocjacje, ale także zapewnia potężne możliwości zgodności w przypadku przyszłego audytu.

10. Kanały konwersacyjne i wątki komentarzy obok edycji redline oferują również cenne możliwości zarządzania wiedzą dla organizacji.

Kliknij tutaj, aby dowiedzieć się, w jaki sposób możesz zautomatyzować każdy etap swojego cyklu życia umowy za pomocą płynnych narzędzi do zarządzania cyklem życia umowy DocuCollab.,

zobacz, jak możesz przyspieszyć zamykanie kontraktów o 70% i zwiększyć produktywność zespołu dzięki automatyzacji.