Jak śledzić zapasy dla kupców po raz pierwszy

twój ekwipunek jest chlebem powszednim Twojej firmy. Ty, twoi pracownicy i twoi klienci wszyscy potrzebują dostępu do niego w jakiś sposób, aby Twoja firma działała prawidłowo.

Zarządzanie zapasami skutecznie utrzymuje wszystkich na tej samej stronie i pozwala uniknąć nieporozumień. Jednak często łatwiej powiedzieć niż zrobić. Śledzenie zapasów nigdy nie jest proste; zwłaszcza jeśli jesteś nowym właścicielem firmy lub przeżywasz okres szybkiego wzrostu.,

stworzyliśmy ten post, aby pomóc ci radzić sobie ze złożonością zarządzania zapasami. Przedstawimy Ci strategiczne rekomendacje na wysokim poziomie i kilka szybkich wskazówek, jak rozwiązać typowe problemy. Zalecamy nawet wypróbowanie kilku narzędzi do zarządzania zapasami.

czym jest zarządzanie zapasami?

na poziomie podstawowym, zarządzanie zapasami jest praktyką wprowadzania narzędzi i systemów w celu śledzenia, jakie przedmioty, składniki lub towary masz w magazynie, a ilość masz pod ręką każdego z nich., Dzięki temu dowiesz się, jakie przedmioty musisz zmienić kolejność, Kiedy musisz to zrobić i jaka ilość musisz uzyskać, zapobiegając problemom z zapasami.

dokładna specyfika tego procesu będzie się różnić w zależności od poszczególnych firm i różnych branż. Względy, takie jak nawyki zakupowe grupy docelowej i specyfika relacji z dystrybutorami, będą również prowadzić do różnych podejść do zarządzania zapasami. Pomimo tego wszystkiego, istnieje kilka ogólnych koncepcji, które mają zastosowanie we wszystkich aspektach., Odpowiedz na te pytania, aby rozpocząć budowanie szorstkiej strategii zarządzania zapasami:

• ile zapasów masz obecnie pod ręką?
• ile towaru zamawiasz?
• jak długo ten inwentarz musi Ci wystarczyć?
• czy to za dużo czy za mało zapasów?
• czy posiadasz odpowiednie zapasy magazynowe?
• jakiej metodologii (first-in, first-out vs. just-in-time inventory management) i narzędzi (oprogramowanie do śledzenia zapasów, POS lub arkusze kalkulacyjne) chcesz użyć do śledzenia zapasów?,

zamawianie zapasów

Po pierwsze, musisz mieć zapasy, aby nim zarządzać. Zamawianie zapasów może wydawać się zniechęcającym procesem, zwłaszcza za pierwszym razem, ale nie musi tak być. Odpowiedź na kilka podstawowych pytań to świetny sposób na rozpoczęcie pracy:

• jakie przedmioty chcesz przechowywać?
• ile tego produktu chcesz sprzedać?
• jak szybko chcesz go sprzedać?

te pytania będą dyktować ilość i częstotliwość zamówień., W ten sposób pomogą Ci również regulować przepływy pieniężne. Znając średnią kwotę, którą wydajesz na zapasy i ustalając cel dla tej wartości, bardziej prawdopodobne jest, że pozostaniesz w wytycznych dotyczących przepływów pieniężnych.

powinieneś również zrozumieć swój łańcuch dostaw. Pomoże Ci to zaplanować drogę, którą twoje produkty przechodzą od surowców do gotowego produktu, a także sposób, w jaki produkty docierają do Twoich półek i rąk klienta., Niewielkie zmiany popytu na rynku, wśród innych czynników, takich jak pogoda, nowe przepisy i geopolityka, mogą wstrząsnąć łańcuchem dostaw i spowodować wzrost cen zapasów. Niezorganizowani i nierzetelni Dostawcy mogą również podnosić ceny, więc pamiętaj o dostawcach, z którymi współpracujesz, aby mieć lepszą kontrolę nad ogólnymi kosztami zapasów i poziomem zapasów.

Jak źle zarządzany inwentarz wpływa na biznes

źle zarządzany inwentarz jest jak wyrzucanie pieniędzy przez okno., Błędy administracyjne, które wchodzą w zakres parasola niewłaściwego zarządzania zapasami, mogą stanowić ponad 20 procent utraty zapasów lub skurczu detalicznego doświadczanego przez firmę. Kiedy nie śledzisz swojego ekwipunku, nie wiesz, ile masz lub ile sprzedajesz w danym przedziale czasowym. Możesz kupować więcej, niż potrzebujesz, nie zdając sobie z tego sprawy, a nawet tracąc zapasy w bałaganie niezorganizowanego magazynu. Jeśli chodzi o restaurację lub działalność gastronomiczną, niewłaściwe zarządzanie zapasami zwykle oznacza konieczność wyrzucenia przeterminowanego lub nadmiaru żywności.,

brak odpowiedniej kontroli na magazynie oznacza również, że łatwiej jest ludziom cię okraść. Niezależnie od tego, czy kradzież pochodzi od klientów, czy od własnych pracowników, rzeczy mogą zniknąć i możesz nigdy nie zauważyć. Oprócz narzędzi do zarządzania zapasami należy wprowadzić środki bezpieczeństwa, które pomogą rozwiązać ten problem.

Zobacz także: zapobieganie stratom: Twój klucz do powstrzymania kradzieży w sklepach

skąd wiesz, czy masz za dużo lub za mało zapasów?

wiedząc, ile zapasów należy mieć pod ręką, może zająć trochę czasu, aby dowiedzieć się., Na początku musisz poczynić pewne założenia. Ale po kilku miesiącach działalności będziesz mieć wystarczająco dużo danych, aby podejmować lepsze decyzje. Aby to zrobić tak naukowo, jak to możliwe, będziesz chciał przejrzeć sprzedaż według wydajności produktu w systemie POS.

oprócz ilości, którą kupujesz, będziesz również chciał obliczyć, ile wydajesz na zapasy. Upewnij się, że liczba ta jest zgodna ze standardami branżowymi (oprócz spełnienia własnych wytycznych finansowych). Na przykład koszty jedzenia w restauracji szybkiej obsługi powinny wynosić około 25-30%., Jeśli wydajesz więcej niż 30% na samą żywność, musisz zmniejszyć ilość żywności kupowanej od dystrybutorów i dostawców lub spróbować renegocjować ceny, które płacisz.

zbyt mały ekwipunek oznacza, że ciągle kończą ci się przedmioty. Może to być dlatego, że zamawiasz zbyt mało, co uniemożliwia ci nadążanie za popytem. Może to być frustrujące dla klientów i spowodować, że przegapisz sprzedaż. Jeśli stanie się to trendem, twoi klienci mogą nawet zacząć robić zakupy lub jeść gdzie indziej., Jeśli problem dotyczy twoich dostawców, a nie ciebie, to uczciwa rozmowa jest najlepszym miejscem do rozpoczęcia. Daj im znać, z jaką konsekwencją potrzebujesz produktów z powrotem na półkach i pracuj razem, aby wymyślić plan, który ma sens dla obu stron.

Możesz również monitorować poziomy zapasów i trendy zapasów za pomocą raportów z POS. Dobre oprogramowanie POS wykorzysta informacje zebrane ze sprzedaży, aby pokazać najpopularniejsze produkty, dzięki czemu możesz ustalić priorytety przechowywania ich w magazynie.,

Jak śledzić Zapasy

właściwe zarządzanie zapasami wymaga odpowiednich narzędzi. Stara metoda pióra i papieru jest bardzo czasochłonna i podatna na błędy. To w zasadzie to samo, co Siadanie i ręczne liczenie wszystkich zapasów. Dokumenty mogą łatwo zgubić się lub zgubić w całym zgiełku prowadzenia firmy. Korzystanie z nowoczesnego oprogramowania do inwentaryzacji, aplikacji do zarządzania zapasami lub systemu POS może zaoszczędzić czas, przestrzeń i Drzewa. Poza tym nie musisz się martwić o błędne odczytanie niechlujnego pisma.,

Zarządzanie zapasami za pomocą Systemu POS

ta sama funkcjonalność, którą można znaleźć w dedykowanym oprogramowaniu do zarządzania zapasami, jest wbudowana w większość nowoczesnych systemów POS. W rzeczywistości, poza analityką i możliwością przyjmowania płatności, jest to prawdopodobnie główny powód, aby uzyskać punkt sprzedaży. System taki jak ShopKeep pozwala właścicielowi małej firmy wprowadzać dane inwentaryzacyjne bezpośrednio do niego. Następnie, gdy różne elementy są skanowane i sprzedaż są finalizowane, liczniki zapasów są automatycznie aktualizowane, co daje dostęp do informacji o zapasach w czasie rzeczywistym.,

aby szybciej aktualizować zapasy, użyj skanera kodów kreskowych Bluetooth do skanowania pozycji z zamówienia do systemu POS. Możesz nawet skonfigurować wyzwalacze zmiany kolejności, które informują cię, gdy twój zapas wyczerpie się dla przedmiotu, dzięki czemu możesz złożyć zamówienie. Takie funkcje pomagają uniknąć wyczerpania popularnych przedmiotów i rozczarowania klientów.

gdy wszystko zostanie dodane do Twojego systemu POS, masz dostęp do raportów, które pomogą Ci zrozumieć, jak działa twój ekwipunek. Możesz łatwo odpowiedzieć na pytania takie jak:

• jakie są Twoje najlepiej sprzedające się przedmioty?,
• jakie przedmioty spełniają oczekiwania sprzedażowe?
• ile warte są Twoje akcje?
• które pozycje mają najlepszą marżę zysku?
• jak zmieniała się moja wydajność inwentaryzacji w czasie?

możliwość odpowiedzi na te pytania to duża wygrana dla Twojej firmy. Możesz podejmować mądrzejsze decyzje, lepiej wykorzystywać swój kapitał i utrzymywać Swoją firmę na udanej ścieżce.,

Zobacz także: podstawowe techniki zarządzania zapasami dla lepszego biznesu

przechowywanie zapasów

przechowywanie produktów jest ważne dla wszystkich firm, ale z różnych powodów. W handlu detalicznym właściwe przechowywanie utrzymuje produkty w czystości, nieuszkodzone i łatwe do znalezienia. Przechowuj odzież w suchych miejscach i na wieszakach, aby uniknąć marszczenia. Akcesoria, takie jak torebki, portfele i skarpety powinny znajdować się w oddzielnych etykietowanych pojemnikach. Możesz nawet pójść dalej, umieszczając każde akcesorium we własnym plastikowym opakowaniu przed jego przechowywaniem., Jest to dobra praktyka w przypadku biżuterii kupowanej luzem lub torebek o szorstkich krawędziach i metalowym sprzęcie. Pomaga to zapobiegać tarciu twardych powierzchni i uszkodzeniom podczas przenoszenia ich z magazynu na podłogę sprzedaży.

regały są również ważne. Półki mogą pomóc zorganizować Twoje produkty, jednocześnie utrzymując porządek w pomieszczeniu magazynowym lub przestrzeni magazynowej. Daj sobie i swoim pracownikom dedykowaną przestrzeń spacerową, przechodząc pionowo i upewnij się, że półki są wystarczająco wytrzymałe, aby poradzić sobie z ilością zapasów, które masz.,

odzież i inne produkty z tkanin mogą zostać uszkodzone przez myszy lub inne stworzenia, które znajdą drogę do Twojego miejsca przechowywania. Jest to szczególnie ważne, jeśli jest ciemno i są pudełka, które nie są często przenoszone. Morał z tej historii? Upewnij się, że masz ochronę przed gryzoniami i robakami. Z drugiej strony, myszy mogą być również znakiem, że inwentarz siedzi już od jakiegoś czasu i musisz wprowadzić pewne zmiany w katalogu.

w branży spożywczej zawsze dobrą praktyką jest etykietowanie przechowywanej żywności datą jej przygotowania, aby wiedzieć, co jest świeże i uniknąć marnotrawstwa., Mięso i produkty mleczne muszą być przechowywane w określonych temperaturach, aby zapobiec ich zepsuciu. W Stanach Zjednoczonych przepisy regulujące sposób przechowywania żywności różnią się w zależności od stanu. Pamiętaj, aby skontaktować się z lokalnym organem, aby znaleźć przepisy, które mają zastosowanie do twojej miejscowości.

Zobacz także: 9 powodów, dla których małe firmy zawodzą (i jak tego uniknąć)

Zarządzanie zapasami w przyszłości

teraz, gdy wprowadziłeś odpowiednie narzędzia, ważne jest, aby tak pozostało., Jak już wspomnieliśmy, system POS z odpowiednimi narzędziami do zarządzania zapasami zaoszczędzi ci niezliczonych godzin w magazynie śledzenia zamówień i zapasów z twarzą w arkuszu kalkulacyjnym. Jednak śledzenie zapasów to coś więcej niż sku na ekranie.

bycie stanowczym co do polityki bezpieczeństwa sprawia, że rzeczy nie są kradzione. Ale to do Ciebie, jako właściciela małej firmy, aby zwrócić uwagę na to, co dzieje się w Twoim sklepie, aby zapobiec problemom z kurczeniem się handlu detalicznego. Jeśli przeglądasz raporty i widzisz rzeczy, które nie mają sensu, pamiętaj, aby działać tak szybko, jak to możliwe.,

aby dowiedzieć się, jak prawdziwy właściciel butiku detalicznego radzi sobie z codziennym zarządzaniem zapasami, obejrzyj poniższy film od vloggera i właścicielki butiku Alli Schultz.

jesteś zainteresowany założeniem własnego butiku? Uzyskaj $200 z zakupu sprzętu przy minimalnym zakupie sprzętu o wartości $1,000.* Dowiedz się więcej.

sama ilość pracy potrzebnej do dokładnego śledzenia zapasów może być głównym źródłem stresu dla nowych lub zapracowanych sprzedawców. Ale nie musi tak być., Pamiętaj, że to wszystko jest procesem i zajmie trochę czasu, a także kilka prób i błędów, zanim znajdziesz systemy, które działają dla Ciebie. Dzięki ciężkiej pracy, wytrwałości i odpowiednim narzędziom do zarządzania zapasami twoje codzienne operacje będą gotowe.