Jak prognozować swój budżet
Korzystanie z danych dotyczących zachowań podróżnych i wcześniejszych wydatków jest kluczem do ustalania inteligentnych prognoz rocznego budżetu wydatków. Różni pracownicy będą podróżować na różne sposoby, w różne miejsca i z różną częstotliwością., Jednak posiadanie danych na temat średniego kosztu lotu na milę, a także nocnego hotelu, średniego posiłku i kosztów transportu naziemnego oznacza, że możesz dokładnie przewidzieć i przewidzieć budżet wydatków na nadchodzący rok.
ustalanie limitów wydatków
w większości przypadków Podróżujący służbowo chcą robić to, co jest dobre dla ich firmy – i wiele firm uważa, że zapewnienie pracownikom kontroli nad własnymi wydatkami może faktycznie zmniejszyć nadmierne wydatki. Znajdź szczęśliwego pośrednika, dając pracownikom kontrolę przy ustalaniu kluczowych limitów.,
na przykład wydatki na posiłki mogą być ustalane jako ogólny dodatek na dzień, dając pracownikowi możliwość wyboru, ile wyda indywidualnie na śniadanie, obiad i kolację.
jeśli chodzi o rezerwację zakwaterowania, daj pracownikom możliwość wyboru pokoju standardowego w dowolnym hotelu o określonej ocenie gwiazdkowej lub maksymalnej cenie za noc.
w przypadku transportu naziemnego, Polityka podróży firmowej powinna wyraźnie doradzać pracownikom, aby wybrali najbardziej opłacalną metodę biorąc pod uwagę czas podróży. Większość osób podróżujących służbowo zaakceptuje ograniczenie do latania na krótkich dystansach.,
Obsługa roszczeń z tytułu kosztów
ważne jest, aby Podróżujący służbowo mieli jasno określoną metodę zwrotu kosztów. Poproś ich o wypełnienie raportu wydatków dla daty, kwoty, kategorii, lokalizacji i celu biznesowego ich roszczenia – i zdecyduj, czy chcesz, aby złożyli rachunki za wszystkie swoje wydatki, czy tylko te, które przekraczają określoną kwotę.
Daj swoim pracownikom ramy czasowe na złożenie wydatków – pomoże to Twojej firmie utrzymać stabilny i dokładny przepływ środków pieniężnych., Podobnie, poinformuj ich, kiedy mogą spodziewać się zwrotu pieniędzy na ich konta. W zależności od wydanej kwoty, dobrym pomysłem może być wyjaśnienie, kto zatwierdzi swoje wydatki w każdym przypadku.
ustalanie wytycznych i procedur
nie ma jednej, jednolitej polityki podróży służbowej. Jeśli twoja polityka nie pasuje do charakteru Twojej organizacji, jest mało prawdopodobne, aby kiedykolwiek spełniła oczekiwania interesariuszy., Zasadniczo polityka i procedury podróży muszą być dostosowane do kultury firmy i być elastyczne wobec potrzeb pracowników, przemysłu i gospodarki. Należy je również szeroko rozpowszechniać i rozumieć.
Twoje wytyczne i procedury pomogą Twoim podróżującym służbowo podejmować decyzje w ramach Twojej polityki podróży służbowej. Powinny one zawierać procedury dotyczące wszystkich rezerwacji – w końcu ważne jest, aby pracownicy wiedzieli, czego od nich oczekują w każdym momencie podróży służbowej.,
może być również konieczne zamieszczenie sekcji dotyczącej konsekwencji nieprzestrzegania ustalonych wytycznych i procedur.
biorąc pod uwagę procedury bezpieczeństwa i ochrony
bezpieczeństwo, ochrona i dobre samopoczucie pracowników muszą być podstawą każdej polityki podróży służbowej. W trakcie podróży służbowych odpowiadasz za pracowników, dlatego ważne jest, aby Twoja polisa posiadała procedury, które mogą sprawnie reagować na osobiste ryzyko, ciężkie warunki pogodowe lub niepokoje polityczne w obcym kraju.,
podkreśl, jak ważne jest, aby Twoi pracownicy przeczytali dokument Twojej polityki podróży służbowej dla własnego bezpieczeństwa, i wyjaśnij, co powinni zrobić w sytuacji awaryjnej i z kim się skontaktować. Jeśli Twoi pracownicy regularnie wylatują do krajów wysokiego ryzyka, zorganizuj dodatkowe szkolenia w zakresie bezpieczeństwa podróży. Ściśle współpracujemy z Międzynarodowym SOS, aby zaoferować lepszą pomoc medyczną i bezpieczeństwa, a także zapewnić Twoim pracownikom bezpieczeństwo na drodze.
zobacz, jak inaczej wesprzemy Twoich pracowników na każdym etapie ich podróży.,
dostarczanie polisy turystycznej pracownikom
Po napisaniu polisy turystycznej musisz upewnić się, że Twoi pracownicy ją przeczytają i zrozumieją. Niezależnie od tego, czy zdecydujesz się dostarczyć politykę w drukowanym dokumencie, za pośrednictwem intranetu czy w wiadomości e-mail, istnieją pewne ogólne sposoby, aby upewnić się, że jest ona przekazywana tak skutecznie, jak to możliwe.
Dodaj komentarz