czy przeskakujesz cały dzień między spotkaniami i pilnymi mailami tylko po to, aby O 18 uświadomić sobie, że nawet nie rozpocząłeś tego ważnego projektu, nad którym miałeś pracować? Czy przygotowałeś się na jutrzejszy mecz sprzedaży? Czy wreszcie pomyśleć o skutecznej strategii, aby obniżyć koszty pozyskiwania klientów? Czy czujesz, że czas po prostu przelatuje, a ty nawet nie wiesz, gdzie on czasem poszedł? A może czujesz, że ciągle pracujesz nad cudzymi priorytetami zamiast naciskać na własne cele?
byłem tam., Nazywa się to dylematem pilne vs. ważne i to całkowicie zablokował mnie od wykonywania jakiejkolwiek skutecznej pracy przez lata. Dopóki nie znalazłem matrycy, która zmieniła wszystko. Oto przewodnik krok po kroku, którego użyłem, aby rozwiązać pilny i ważny dylemat, odzyskać swój czas i wreszcie skupić się na ważnych rzeczach w moim biznesie & życie.
Matryca Urgent vs. Important to potężne narzędzie produktywności, które może zwiększyć twoją skuteczność. Składa się z 4 ćwiartek, które klasyfikują codzienne czynności według dwóch parametrów: poziomu pilności i poziomu ważności.,
oto rodzaj pracy, która jest typowa dla każdego kwadrantu:
kwadrant i:
palące problemy i kryzysy, takie jak pośpiech, aby zebrać pieniądze na startup, aby wypłacić pracownikom pod koniec miesiąca, radzenie sobie z poważnym popierdoleniem w dziale operacyjnym lub burzą PR shit., Projekty o zbliżającym się terminie, takie jak terminowe złożenie pracy magisterskiej, wysłanie aplikacji Y Combinator lub złożenie rocznych sprawozdań finansowych.
Quadrant II:
Planowanie strategii marketingowej na najbliższe 3 miesiące, podział obowiązków pomiędzy zespół w zakresie nowego projektu i stworzenie szczegółowego planu projektu dla wprowadzenia produktu na rynek. Przygotowywanie ważnych spotkań inwestorskich lub stanowisk sprzedażowych. Budowanie relacji z potencjalnymi partnerami i pracownikami. Skauting i badanie nowych możliwości, spojrzenie na nowe dziedziny lub strategie i uczenia się nowych umiejętności.,
Quadrant III:
przerwy od kolegów na nieistotne pytania lub pogaduszki. Połączenia przychodzące, e-maile i spotkania-jeśli nie są one istotne dla Ciebie.
pracowita Praca bez wyraźnego wpływu na cele firmy i/lub Twoje cele. Połączenia przychodzące, e-maile i spotkania-jeśli nie są ani terminowe, ani odpowiednie dla Ciebie i / lub niezbędne do osiągnięcia twoich celów. Marnotrawcy czasu lubią media społecznościowe.,
Krok 2: Oceń siebie
aby poprawić swoją produktywność, musisz nie tylko zrozumieć ogólną koncepcję matrycy, ale także wiedzieć, gdzie jesteś w tej chwili. Pomoże Ci to zdecydować, które zmiany w kroku 3 będą miały największy wpływ na ciebie osobiście.,
aby ocenić siebie, spójrz na typowy tydzień i oszacuj % swojego czasu spędzonego w każdym kwadrancie:
Jeśli masz problemy z tym ćwiczeniem, dokumentuj wszystko, co robisz przez tydzień. Zapisz dokładne godziny i czynności w poniższej tabeli i Oblicz procenty na końcu, dodając razem godziny dla każdego kwadrantu i dzieląc je przez całkowite godziny pracy., W tym przykładzie wartości procentowe wynoszą: I — 25%, II-37,5%, III-25%, IV-12,5%.
Jeśli masz problemy z klasyfikacją swoich działań według pilności i znaczenia, oto kilka wskaźników dla każdego kwadrantu:
- kwadrant i: czujesz, że stale gasisz pożary i pracujesz w trybie awaryjnym. Większość projektów, nad którymi pracujesz, wymaga natychmiastowej uwagi ze względu na pilny termin.,
- kwadrant II: czujesz, że jesteś na szczycie ze względu na staranne planowanie, przygotowanie i zapobieganie. Oprócz planowania i przygotowania, koncentrujesz swój czas na projektach o wysokiej dźwigni finansowej, nowych możliwościach, nauce i budowaniu relacji.
- kwadrant III: większość czasu spędzasz na czynnościach, które wymagają Twojej natychmiastowej uwagi, ale niekoniecznie są związane z Twoimi najważniejszymi priorytetami. Spędzasz dużo czasu na nieistotnych spotkaniach, będąc przerywanym i radząc sobie z niekrytycznymi rozmowami telefonicznymi i e-mailami., Czujesz się tak, jakbyś ciągle miał do czynienia z problemami, które są ważne dla innych, ale nie są związane z własnymi priorytetami.
- kwadrant IV: często czujesz, że marnujesz swój czas. Spędzasz dużo czasu na intensywnej pracy, która nie jest bezpośrednio związana z Twoimi celami, mediami społecznościowymi, filmami, grami i bezsensownym surfowaniem po Internecie.
Krok 3: Optymalizacja
najbardziej efektywni ludzie spędzają 80% swojego czasu w kwadrancie II matrycy pilnej-vs.-ważnej., Dzięki temu mogą aktywnie pracować nad nowymi możliwościami i projektami o wysokiej dźwigni finansowej, zamiast poświęcać cały swój czas na reagowanie na palące problemy i potrzeby innych ludzi. W rezultacie są w stanie osiągnąć znaczący postęp w osiąganiu swoich celów, aktywnie zapobiegać sytuacjom kryzysowym i prowadzić bardziej zrównoważone, spokojne i skoncentrowane życie.
oto, co zrobić z ćwiczeniami w kwadrancie i, III I IV, aby zwolnić więcej czasu na ćwiczenie w kwadrancie II:
ćwiczeniami w kwadrancie IV
ćwiczeniami w kwadrancie IV nie są ani pilne, ani ważne, a zatem nie powinny być wykonywane w ogóle., Oto jak je wyeliminować:
wyeliminuj marnowanie czasu:
dokumentowanie, jak spędzasz czas przez cały tydzień (patrz krok 2) i śledzenie czasu na ekranie telefonu za pomocą aplikacji takich jak Pyxsee, QualityTime i AntiSocial może być bardzo pomocne w identyfikacji osobistych marnujących czas. Gdy już wiesz, jakie są twoje słabe punkty (YouTube, Instagram, Whatsapp itp.
- Ogranicz korzystanie z mediów społecznościowych do określonych godzin w ciągu dnia (np.,
- Wyłącz powiadomienia w telefonie i komputerze
- Użyj aplikacji, aby zablokować niektóre witryny i aplikacje
- Zostaw telefon w domu, gdy spędzasz czas z bliskimi
wyeliminuj ruchliwą pracę:
mówiąc słowami Petera Druckera: nie ma nic tak bezużytecznego, jak robienie wydajnie tego, czego nie powinno się robić w ogóle. Niezależnie od tego, czy pracujesz nad projektem dla swojego szefa, czy ustalasz własny harmonogram jako przedsiębiorca – zawsze pytaj, dlaczego coś robisz., Najbardziej efektywni ludzie dbają o to, aby to, nad czym pracują, było bezpośrednio związane z ich najważniejszymi celami. A nawet lepiej, jest to zadanie o największym wpływie na osiągnięcie ich najwyższych celów. Oto, jak wyeliminować pracę w pracy:
- upewnij się, że Twoje cele są jasno określone przez cały czas
- przed rozpoczęciem nowego projektu zadaj sobie pytanie „czy naprawdę to powinienem teraz robić? Czy to ma sens?”
- Naucz się mówić ” nie ” bezsensownym prośbom kolegów
- rzuć wyzwanie swojemu szefowi, jeśli nie widzisz sensu wykonywania konkretnego zadania
Dodaj komentarz