proces składania zamówień-wszystko, co musisz wiedzieć

w dzisiejszych globalnych pracownikach powolny proces składania zamówień może sparaliżować Twoją firmę. Ręczne przetwarzanie zamówień zakupu i archaiczne systemy utrudniają proces zamówienia zakupu i wyrządzają więcej szkody niż pożytku.

poleganie na ręcznym procesie zamówienia za pomocą e-maili i arkuszy kalkulacyjnych jest jak korzystanie z konta bankowego bez dostępu do bankomatu., Kiedy myślisz o tym, jak łatwo Bankomaty funkcjonują w świecie bankowości, trudno sobie wyobrazić stanie w kolejce przez długi czas tylko po to, aby kasjer popełnił błąd podczas obsługi prostej transakcji.

w ten sam sposób, procesy oldschoolowe są nie na miejscu we współczesnym świecie technologii. Cyfryzacja sprawia, że niezgrabne procesy działają jak urok. Jest idealny do żmudnych i pracochłonnych procesów administracyjnych, takich jak zamówienia zakupu, zatwierdzanie faktur i wiele innych.,

w erze technologicznej mądrze byłoby skorzystać z rozwiązania opartego na chmurze dla zamówień zakupu. Zanim zagłębimy się w system zamówień dla skutecznego zarządzania PO, przyjrzyjmy się aktualnemu stanowi zarządzania zamówieniami zakupu i odkryjmy jego główne wady.

na czym polega proces zamówienia?

proces zamówienia to proces zamówienia zakupu (PO) od utworzenia, poprzez zatwierdzenie zamówienia, wysyłkę, dostawę, fakturowanie i zamknięcie. Obejmuje również kontrole budżetu, zarządzanie umowami, kontrole jakości i inne.,

Po zaakceptowaniu zamówienia przez Sprzedawcę staje się ono prawnie wiążącym dokumentem. Zamówienie zakupu określa wymagane przedmioty, uzgodnioną cenę, oczekiwania dotyczące dostawy i warunki płatności.

zamówienia zawierają konkretne instrukcje dla sprzedawcy, oferując kupującym solidną dokumentację papierową, która może być wykorzystana jako punkt odniesienia, gdy wymagana jest jasność w procesie zamówień.

jakie są etapy procesu zamówienia?,

proces zamówienia składa się z kilku punktów kontroli zgodności i zatwierdzania / wprowadzania zadań, aby zapewnić terminowe przetwarzanie PO. Oto najczęstsze etapy procesu zamówienia zakupu:

1. utworzenie PO
2. zatwierdzenie zamówienia zakupu
3. Wysyłka PO
4. wiążąca umowa
5. dostawa towarów
6. dopasowanie trójstronne
7. zamknięcie Po

1. Tworzenie PO:

zamówienia są tworzone od zatwierdzonego zapotrzebowania na zakup lub przygotowywane od podstaw w przypadku zakupów typu piggyback lub cyklicznych.,

interesariusze: zespół zaopatrzenia i pracownicy administracyjni

2. Przepływ zatwierdzenia:

Po utworzeniu zamówień zakupu są one wysyłane w celu autoryzacji logowania, aby uwzględnić zmiany wymagań w ostatniej chwili.

3. Wysyłka PO:

Po zatwierdzeniu zamówienia są przesyłane do wybranego sprzedawcy w zależności od preferowanego przez Sprzedawcę sposobu komunikacji.

Dostępne tryby: Papier, faks, e-mail i przechowywanie w chmurze

4., Wiążąca umowa:

prawnie wiążąca umowa jest wywoływana, gdy sprzedawca zaakceptuje PO i może być następnie wykorzystana do rozstrzygania wszelkich sporów prawnych między Dostawcą a kupującym.

musi zawierać: dane kupującego, numer PO, datę dostawy, Informacje o sprzedawcy, cenę, szczegóły zamówienia, warunki płatności i informacje o płatności

5. Dostawa towaru:

sprzedawca dostarcza towar, a kupujący przeprowadza kontrolę jakości i powiadamia nadawcę w przypadku wad.

odbiorca: pracownik administracyjny, kierownik magazynu lub specjalista ds. zamówień

6., Dopasowanie trójdrożne:

zespół zakupowy kupującego wykonuje następnie dopasowanie trójdrożne(z PO, GRN i fakturą).

7. Zamknięcie PO:

po dopasowaniu PO, jeśli nie ma rozbieżności, zatwierdzona faktura jest przekazywana zespołowi finansowemu do przetwarzania płatności, po czym zamówienia są zamykane.

Pro TIP: jak zautomatyzować proces zamówienia zakupu o 75% szybciej z Kissflow?

przepływ procesu zamówienia

przepływ procesu zamówienia to cykl życia zamówienia od utworzenia zamówienia do zamknięcia., Wstępnie zdefiniowany przepływ procesu zamówienia zakupu umożliwia zespołowi zakupowemu przetwarzanie zamówienia bez pominięcia żadnych kroków i łatwe śledzenie go, aby uniknąć opóźnień.,cess flow przedstawia kroki działania w przetwarzaniu PO w następujący sposób:

1. Utwórz zamówienie zakupu
2. Wyślij wiele zapytań ofertowych(RFQ)
3. przeanalizuj i wybierz dostawcę
4. Negocjuj umowę i wyślij PO
5. Odbierz towary/usługi
6. Odbierz i sprawdź fakturę (dopasowanie 3-kierunkowe)
7. Autoryzuj fakturę i zapłać dostawcę
8. prowadzenie ewidencji
9. zamówienie zakupu zamknięcie

problemy związane z ręcznymi zamówieniami zakupu

ręczne zamówienia zakupu są kosztowne, nieefektywne i czasochłonne w utrzymaniu., Istnieje zbyt wiele dokumentów wymaganych do przetworzenia pojedynczego zamówienia zakupu.

pozyskiwanie, przechowywanie i wysyłanie ich przez pętlę zatwierdzania, zapewniając jednocześnie, że nie zostaną zgubione lub uszkodzone po drodze, jest niezwykle żmudne.

według niedawnego badania APQC ręczne przetwarzanie PO może kosztować organizacje nawet 506,52 USD za zamówienie zakupu.,

ręczny proces zamówienia zakupu:

• brak widoczności
• zwiększa koszty organizacyjne
• przeciąga cykl przetwarzania PO
• zależy od interwencji człowieka
• ma wąskie gardła procesu i problemy z zgodnością
• obejmuje niekończącą się pętlę e-maili i ludzi
• jest kłopotliwy, niedokładny i podatny na błędy

zalety cyfrowego systemu PO

oto sześć powodów, dla których każda organizacja potrzebuje rozwiązania zakupowego z systemem zarządzania zamówieniami.,

zalecana lektura:

• 5 najlepszych praktyk zamówień każda firma musi przyjąć
• 5 skutecznych sposobów przyspieszenia cyklu zamówień
• 4 przekonujące powody, dla których najlepiej unikać zamówień samodzielnego zakupu

podsumowanie

Pożegnaj się z nieczytelnym pismem ręcznym, brakiem punktów sprzedaży i niekończącymi się godzinami wprowadzania danych., Oparte na chmurze oprogramowanie do zamówień przekształca pakiety dokumentów w łatwe do śledzenia formularze cyfrowe, które są bezpiecznie przechowywane w chmurze.

podczas gdy wdrożenie rozwiązania zakupowego może wydawać się zwodniczo proste jako rozwiązanie bandażowe na wszystkie problemy związane z PO, sam proces jest bardzo skomplikowany. Dlatego ważne jest, aby mieć pewne najlepsze praktyki zamówień zakupu, które zapewnią, że narzędzie zamówień działa tak, jak musi.

najlepsza praktyka w zakresie zamówień może naprawić zepsuty proces zamówień, poprawić wydajność i zapewnić większy zwrot z inwestycji., Chociaż teoria tego, czym jest zamówienie zakupu, może wydawać się złożona, przyjrzenie się niektórym najbardziej powszechnym najlepszym praktykom może wyjaśnić to raz na zawsze.