niezależnie od tego, czy chodzi o Wydarzenia biznesowe, klubowe, czy sportowe, protokoły ze spotkań mogą być kluczowym elementem informowania całego zespołu o tym, co się stało. I nie musi to być żmudne zadanie.
poniżej znajdują się przykładowe szablony, a także wskazówki i pomysły, które pomogą Ci rozpocząć pisanie i przygotowywanie skutecznych protokołów ze spotkań.
do czego służą Protokoły spotkań?
protokoły ze spotkań to notatki, które uchwycą to, co wydarzyło się na spotkaniu!, Inaczej niż porządek obrad, rejestruje decyzje podjęte i działania wymagane przez grupę. Pomimo zespołu, nie są one rekordem minuty po minucie, ale zawierają kluczowe szczegóły, które zespół będzie chciał wiedzieć. Ważne jest, aby w protokołach spotkań rejestrować informacje takie jak:
- decyzje podjęte
- kolejne kroki
- elementy akcji i kto jest za to odpowiedzialny
minuty są zapisem tego, kto tam był i co się stało. Są one ważnym źródłem informacji dla osób, które nie były w stanie uczestniczyć lub patrząc wstecz, aby zastanowić się nad tym, co się stało., Są również niezwykle skutecznym narzędziem do powiadamiania lub przypominania o przydzielonych im zadaniach lub osiach czasowych, aby utrzymać wszystkich na dobrej drodze.
co powinno znaleźć się w protokole spotkania?
oto niektóre szczegóły, które należy umieścić w protokole spotkania.,
- Data i godzina spotkania
- nazwiska uczestników
- omówione punkty porządku obrad i tematy
- punkty działania
powiązane Treści: pisanie skutecznych programów spotkań z przykładami i 5 szablonami porządku obrad
przykład protokołu spotkania
Poniżej znajduje się przykład z nieformalnego spotkania, który rejestruje tylko najbardziej istotne fakty.
Zarejestruj się na darmowe konto Notejoy, aby móc zacząć robić notatki z całym zespołem.,
szablon protokołu nieformalnego spotkania zespołu
Data: Dzisiejsza data
uczestnicy
- Lista uczestników
Agenda
- Pozycja 1, w tym kluczowe dyskusje, podjęte decyzje, kolejne kroki
- pozycja 2
- Pozycja 3
następne kroki
- lista znajduje się tutaj w formacie: pozycja działania, osoba odpowiedzialna, Data
- przykład: Brian, aby do końca tygodnia śledzić tę grupę z listą firm docelowych
poniżej znajduje się przykład z bardziej formalnego spotkania Zarządu.,
Zarejestruj się na darmowe konto Notejoy, aby móc zacząć robić notatki z całym zespołem.
protokół z posiedzenia Zarządu
Data: Data posiedzenia
obecny: imiona i nazwiska wszystkich obecnych na posiedzeniu
nieobecny: imiona i nazwiska członków Komitetu, którzy nie mogą uczestniczyć w posiedzeniu.
1. CALL to ORDER / OPENING REMARKS
- the time that the meeting was called to order and by WHO.
- wszelkie uwagi wstępne podsumowane tutaj.
2., Zatwierdzenie protokołu z (data)
- do zatwierdzenia protokołu z poprzedniego posiedzenia potrzebny jest wniosek.
- wniosek: zatwierdzenie protokołu (daty), który został rozesłany (lub zmieniony) przez: imię i nazwisko osoby (pierwsza & ostatnia), która złożyła wniosek
- oddelegowana przez: imię i nazwisko osoby (pierwsza& ostatnia)), która poparła wniosek przeniesiony lub pokonany
3. Uzupełnienia do porządku obrad
- jeżeli pojawią się uzupełnienia do porządku obrad lub wnioski dotyczące porządku obrad następnego posiedzenia, będą one zamieszczane tutaj.
4., Zatwierdzenie porządku obrad
- wniosek: zatwierdzenie porządku obrad zgodnie z rozesłanym (lub zmienionym)
- wniosek: imię i nazwisko osoby (pierwsza & ostatnia), która złożyła wniosek
- oddelegowana przez: imię i nazwisko osoby (pierwsza & ostatnia), która złożyła wniosek przeniesiony lub odrzucony
5. Sprawy z poprzedniego spotkania
- wszelkie kwestie z poprzedniego spotkania, które wymagają dalszej dyskusji
6., Punkt # 1 do omówienia
- umieść podsumowanie dyskusji wokół tematu
- Jeśli były jakieś wnioski, umieść informacje tutaj
- Jeśli potrzebne są dalsze informacje, umieść kontynuacje, nazwiska i datę docelową tutaj
7. Punkt # 2 do omówienia
- wszelkie inne punkty
8. Uzupełnienia do porządku obrad
- wszelkie dodane punkty porządku obrad, w tym podsumowanie dyskusji wokół tego punktu
- w przypadku wystąpienia jakichkolwiek wniosków, należy umieścić informacje tutaj
- Jeśli potrzebne są dalsze informacje, podać dalsze działania, nazwiska i datę docelową tutaj
9., Odroczenie
- Zapisz czas odroczenia spotkania
10. Następne spotkanie (Data)
- następna data spotkania powinna być ustalona na koniec spotkania przed wyjazdem wszystkich. Jest to przydatne przypomnienie, aby umieścić go na dole szablonu minut, aby nie został pominięty.
Notejoy to bardziej efektywny sposób zarządzania spotkaniami
prowadzenie efektywnych i produktywnych spotkań to coś więcej niż tylko stworzenie świetnego szablonu – chodzi o zarządzanie komunikacją informacji wokół spotkania., Czy wszyscy są na tej samej stronie o tym, jakie są tematy i cele spotkania? Czy decyzje zostały przekazane wszystkim, którzy muszą wiedzieć? Jeśli przegapiłeś spotkanie, jak możesz dogonić szczegóły? Zapewnienie dostępu właściwych osób do informacji zarówno w sali konferencyjnej, jak i po jej zakończeniu ma kluczowe znaczenie dla prowadzenia udanej organizacji.
Notejoy jest skutecznym rozwiązaniem dla zespołów, które chcą zarządzać harmonogramem spotkań i notatkami, aby uzyskać i pozostać na tej samej stronie. Zasadniczo zmienia to sposób wykonywania pracy.,
zarządzanie spotkaniami w Notejoy różni się z trzech powodów:
Współpraca w czasie rzeczywistym-jako rozwiązanie oparte na chmurze, Notejoy pozwala wcześniej udostępnić swój program spotkań z wewnętrznymi i zewnętrznymi współpracownikami. Współpracownicy ci mogą przeglądać, dyskutować i komentować agendy spotkań, a także przeglądać najnowszą wersję.
zawsze w synchronizacji – zamiast zarządzać różnymi wersjami programów lub wieloma wątkami rozmów, Notejoy pozwala całemu zespołowi zawsze widzieć programy zawierające zmiany i dyskusje w tym samym czasie.,
Poprawiono Wyszukiwanie i widoczność – dzięki notatkom ze spotkań i komentarzom do dyskusji udokumentowanym bezpośrednio w agendzie, zespoły mogą zachować szczegóły w kontekście i utrzymać jeden system zapisu wszystkich wydarzeń. Zarządzaj, kto ma dostęp do jakich informacji i umożliwiaj członkom zespołu Stare i nowe przeszukiwanie przeszłych i bieżących treści spotkań.
Zacznij za darmo z Notejoy
Dodaj komentarz