antes da reunião:
Passo 1 : clarificar o objectivo da reunião. Identificar as pessoas certas que realmente precisam participar desta reunião. Uma reunião eficaz não precisa de muitas pessoas.
Step 2: você precisa preparar os diferentes tópicos a serem discutidos durante a reunião, quanto tempo será gasto em cada tópico, e qual é o propósito de cada ponto., Tome nota do que você sabe sobre eles, a fim de economizar tempo e ser capaz de se concentrar em temas importantes durante a reunião.
Step 3: Partilhe – o com todos os participantes antes da reunião. Comunique também o que você espera dos participantes para que eles saibam o que preparar.com uma agenda claramente definida, todos conhecem as metas e os objetivos. A sua agenda também o ajudará a manter-se no bom caminho e a respeitar o tempo de reunião previsto.,
durante a reunião:
iniciar a reunião
em primeiro lugar, comece sempre a tempo : respeita aqueles que aparecem a tempo e lembra aos atrasados que a programação é séria. Não se esqueça de dar as boas-vindas aos participantes e agradecer-lhes pelo seu tempo.
comece com a revisão da agenda : esta é uma boa maneira de dar aos participantes a chance de entender todos os tópicos pré-definidos, seu propósito e os resultados desejados.
clarifique o tipo de participação e interação desejada.atribui um tomador de notas se não fores tu.,
conduzir a reunião
as actas das reuniões eficazes contribuem enormemente para o sucesso das reuniões. Mas eles precisam ser escritos adequadamente e distribuídos a tempo. O principal problema com as notas é que elas levam muito tempo para serem devidamente escritas, e que elas precisam ser enviadas rapidamente após as reuniões para que todos saibam suas próximas ações.
Você deve construir suas notas à medida que a reunião avança: uma boa maneira de organizar a sua tomada de nota é diferenciar as ações das observações, bem como notar as diferentes ações por pessoa com um prazo., Resumir periodicamente os pontos-chave e solicitar um acordo para garantir que o plano de acção seja compreendido por todos os participantes. Caso contrário, você pode encontrar-se à margem da reunião muito ocupado a tomar notas.
gerenciar o tempo de reunião: a maior dificuldade em uma reunião é manter o tempo atribuído para a reunião. Aproveite o tempo para contar e ouvir histórias e pedir diferentes pontos de vista, mas mantenha o foco em idéias e objetivos para permanecer no tempo. Siga sua agenda sem perder o objetivo definido para cada tópico.,
encerre a reunião
conclua resumindo as realizações do Grupo, pontos de ação e decisões e plano para o próximo passo.
sinceramente agradecer aos membros do grupo por sua participação e contribuições. Você também pode pedir um feedback.
após a reunião: a acta da reunião
escreva a sua nota de uma forma lógica e não cronologicamente: acções, decisões, pontos principais e Documentação por tópico., Além disso, a adição de um breve resumo organizado por pessoa e por projeto no início da ata ajuda seus colegas a identificar de relance as ações que precisam realizar para a próxima reunião.partilha a acta da reunião para resumir a decisão e o plano de acção a todos os participantes.
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